===== ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ВОЗМОЖНОСТЬ "Учет фонда" ===== ===== Функциональное назначение: ===== ---- === Инструкция: === {{:okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:Uchet_fonda.pdf|Скачать инструкцию в формате PDF}} ====== Поступление в фонд ====== //http:%%//%%yandex.ru// ===== Изменение инвентарного номера, ранее зарегистрированного в системе ===== * Найти необходимый инвентарный номер в электронном каталоге и перейти в документ поступления экземпляра {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image1.jpg?645x582 }} * На форме документа поступления в фонд выполнить команду «Задать инвентарные номера для текущего издания» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image2.jpg?645x428 }} * В поле «Инв. номер полный» переименовать **инвентарный** номер {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image3.jpg?645x280 }} * После успешного изменения инвентарный номер будет обновлен, о чем будет выдано соответствующее оповещение. {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image4.jpg?645x253 }} * Перенесите инвентарные номера в документ, проведите и закройте его. ===== Занесение «старых» инвентарей ===== * Найти запись ЭК, для которой будут заноситься инвентари, открыть контекстное меню и выбрать команду Поступление в фонд {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image5.jpg?493x369 }} * В открывшейся форме заполняем только поле «Источник комплектования», выбираем из списка «Ввод остатков» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image6.jpg?493x369 }} * Перейти на вкладку «Экземпляры» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image7.jpg?573x354 }} * Открыть форму для внесения инвентарей {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image8.jpg?563x422 }} * В открывшейся форме добавить строку для инвентарного номера и ввести номер в поле «Инв. номер числ. часть» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image9.jpg?563x373 }} * Перенести номера в документ {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image10.jpg?563x422 }} * Развернуть список инвентарей для издания и заполнить поле «Место хранения», поле «Сигла шифра..» заполнится автоматически {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image11.jpg?568x265 }} * Провести документ {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image12.jpg?568x346 }} * Проверить правильность выполнения. ====== Изменение места хранения для инвентарного учета ====== * Открыть «Учет фонда» и «Изменение места хранения» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image13.jpg?561x376 }} * Создать новый документ по кнопке «Создать» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image14.jpg?570x372 }} * Заполнить поле «Виды операций» из списка, который открывается по кнопке с точками {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image15.jpg?552x360 }} * Заполнить поле Получатель Место хранения поле «Сигла хранения» заполнится автоматически {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image16.jpg?563x373 }} * Нажать кнопку «Подобрать экземпляры» и выбрать строку «Найти экз. по инв.(инд.) номеру» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image17.jpg?552x361 }} * Ввести инвентарный номер. {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image18.jpg?539x328 }} * Если одновременно несколько экземпляров одинаково меняют место хранения, то п.п. 5 и 6 повторить. * Провести и закрыть документ {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image19.jpg?509x306 }} * Проверить результаты по электронному каталогу. ====== Поступление в фонд приложений на дисках ====== Запись на CD-ROM уже существует и просто нужно добавить вновь поступившие экземпляры дисков, учет без номеров (б/н). * Найти запись на диск, выделить ее, чтобы стала ярко желтой, на ней открыть контекстное меню и выбрать «создать поступление в фонд» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image20.jpg?463x346 }} * В открывшейся форме указать источник комплектования «Регистрация приложений» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image21.jpg?456x341 }} * На вкладке «поступившие издания» указать количество {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image22.jpg?438x328 }} * На вкладке «Экземпляры» открыть контекстное меню и выбрать «Задать инв. номера» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image23.jpg?432x323 }} * В открывшейся форме открыть вкладку «учет экземпляров без номеров» {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image24.jpg?450x336 }} * По кнопке «Добавить» создать строку для каждого места хранения дисков {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image25.jpg?450x337 }} * Выбрать «Основной фонд» из выпадающего списка {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image26.jpg?467x350 }} * Указать место нахождения и количество {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image27.jpg?467x350 }} * По кнопке «Добавить» сформировать остальные строки для всех мест хранения и перенести в документ {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image28.jpg?482x361 }} * По кнопке «+» открыть строки и прописать сиглу шифра хранения {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image29.jpg?482x361 }} * Провести и закрыть {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image30.jpg?482x361 }} * Обновить данные по кнопке «F5». ====== Настройки принтера HP P1102 для печати книжных формуляров ====== {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image31.jpg?623x513 }} {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image32.jpg?303x348 }} ====== Печать каталожной карточки ====== Выбираем печать каталожной карточки {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image33.jpg?580x435 }} Откроется форма: {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image34.jpg?546x426 }} Жмем на кнопку предпросмотра: {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image35.jpg?591x39 }} Откроется окно предпросмотра, открываем там настройки печати (по идее они должны сохраняться и быть правильными, но проверить стоит) {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image36.jpg?508x399 }} Настройки д.б. такими: {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image37.jpg?538x406 }} ====== Регистрация штрихкодов за физическими экземплярами изданий ====== Для регистрации штрихкодов в системе пользователю необходимо открыть электронный каталог библиотеки. В зависимости от настроек, рабочий стол пользователя (Начальная страница) может отличаться. Сотрудники абонементов и читальных залов по умолчанию видят на рабочем столе список читателей, и для работы с электронным каталогом необходимо в подсистеме «Каталогизация и электронный каталог» щелкнуть один раз левой кнопкой мыши по команде «Работа с электронным каталогом» (рис. 3) {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image38.jpg?618x219 }} Рис. 3 - Открытие окна электронного каталога * Находясь на открывшемся окне электронного каталога, нажимаем кнопку «F7» в верхнем ряду клавиатуры, или при помощи мыши выполняем команду из командной панели «Найти издание по инвентарному номеру экземпляра» (рис. 4) {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image39.jpg?550x129 }} Рис. 4 - Вызов окна поиска издания по инвентарному номеру * В открывшемся окне ввести инвентарный номер экземпляра в зеленое поле и нажать кнопку ОК (рис. 5) {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image40.jpg?353x138 }} Рис. 5 - Ввод инвентарного номера для поиска * Программа найдет библиографическую запись с таким инвентарным номером и выделит ее желтым цветом (рис. 6) {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image41.jpg?645x366 }} Рис. 6 - Результат поиска издания в электронном каталоге * Щелкнуть один раз правой кнопкой мыши по выделенной строке, вызвав контекстное меню библиографической записи, и щелкнуть один раз левой кнопкой мыши, выбрав команду «Зарегистрировать штрихкоды» (рис. 7) {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image42.jpg?645x406 }} Рис. 7 - Вызов команды регистрации штрихкодов * Откроется окно регистрации штрихкодов. В данном окне будет представлен список всех экземпляров выделенной библиографической записи (рис. 8) {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image43.jpg?645x423 }} Рис. 8 - Окно присвоения меток RFID физическим экземплярам издания * Если у нас есть несколько экземпляров одного издания, штрихкоды которых нужно зарегистрировать – это можно сделать сразу в этом окне. * Находим в списке инвентарный номер этой книги и дважды щелкаем по нему левой кнопкой мыши. * Сканируем штрихкод экземпляра сканером штрихкодов. {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image44.jpg?645x196 }} Рис. 9 - Присвоение метки RFID выбранному экземпляру издания * После успешного считывания штрихкода, его значение автоматически запишется в поле и окно закроется. Если нажать кнопку «Отмена», то данные записаны не будут. * Повторяем вышеуказанные пункты со всеми экземплярами одного издания. * Повторяем для каждого издания, которое нужно зарегистрировать в системе. В случае ошибки, высветится соответствующее окно с предупреждением (рис. 10) {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image45.jpg?429x109 }} Рис. 10 - Ошибка при записи метки ====== Проверка заполнения полочного индекса при регистрации поступления в фонд ====== При записи или проведении документа «Поступление в фонд» производится проверка на заполнение в библиографическом описании поступивших изданий полочных индексов и авторских знаков для дальнейшего корректного формирования требования. Данная проверка носит информативный характер и не препятствует записи или проведению документа. В случае обнаружения ошибок в заполнении будет выведено информационное сообщение об ошибочных записях: {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image46.jpg?645x316 }} По умолчанию функция включена у всех пользователей. Для отключения проверки заполнения полочных индексов и авторских знаков необходимо: - Открыть форму списка электронного каталога: {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image47.jpg?621x351 }} - Открыть настройки пользователя: {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image48.jpg?645x226 }} - На вкладке «Учет фонда» поставить галочку «ИМЦ: Не проверять заполнение полочного индекса»: {{ :okabu:Biblioteka:func:c6ee4275_5cf7_11e5_9438_0050569e7e0a:image49.jpg?645x463 }} - Записать и закрыть окно настроек. ---- === Список изменений в релизах: === 1. Релиз № 1.0.5.1.15 от 22 марта 2017 г. Дерево экземпляров в документе "Выбытие из фонда" по умолчанию отображается в развернутом виде. 2. Релиз № 1.0.5.1.15 от 22 марта 2017 г. На печатной форме "Инвентарная книга" обработки "ИМЦ: Печать инвентарной книги": 1. Изменены параметры отступов; 2. Изменен размер шрифта строк инвентарной книги; 3. Номер КСУ выводится в формате № YYYY/NN; 4. Добавлен параметр "Группировать". В случае если данный парамтер не установлен, при выводе каждый инвентарный номер отображается на отдельной строке с собственный библиографическим описанием, иначе - одно библиографическое описание выводится для группы инвентарных номеров одной библиографической записи. 3. Релиз № 1.0.5.1.13 от 22 февраля 2017 г. Исправлена ошибка, при которой в ряде случае подобные библиографические записи группировались при выводе на печать в инвентарной книге. Реализована возможность указывать начальный номер страницы при формировании инвентарной книги. 4. Релиз № 1.0.5.1.13 от 22 февраля 2017 г. Алгоритм проведения документа Поступление в Фонд модифицирован таким образом, чтобы не записывать некорректно оформленные штрихкоды в систему. 5. Релиз № 1.0.5.1.9 от 15 декабря 2016 г. Исправлена ошибка в алгоритме печати инвентарной книги, когда при переходе на другой лист внутри КСУ терялся инвентарный номер издания, имеющегося в библиотеке в единственном экземпляре. 6. Релиз № 1.0.5.1.9 от 15 декабря 2016 г. Реализован механизм автоматического перевода учетных карточек многоэкземплярной литература на псевдоинвентарный учет. Внешняя обработка в атвоматическом режиме формирует список изданий и учетных картоек к ним по заданным условиям отбора, рассчитывает рекомендуемое количество экземпляров к переводу на псевдоинвентарный учет на основании многолетней статистики книговыдачи по данной учетной карточке и по команде пользователя формирует и проводит два документа: выбытие из фонда указанного количества экземпляров с учетной карточки и поступление в фонд указанного количества инвентарных номеров. Также из этой же формы пользователю доступны механизмы регистрации меток RFID и штрихкодов для вновь созданных инвентарных номеров. 7. Релиз № 1.0.5.1.8 от 29 ноября 2016 г. На формах Изменения мест хранения и Подбора экземпляров в каталоге изменена команда поиска по инвентарному номеру: установлена модифицированная форма, позволяющая производить поиск инвентаря по строке. 8. Релиз № 1.0.5.1.8 от 29 ноября 2016 г. Исправлена ошибка, при которой некорректно записывались сведения о физических экземплярах при поступлении в фонд и изменении мест хранения, приводящая к дублированию сведений о количестве экземпляров на каталожной карточке. 9. Релиз № 1.0.5.1.7 от 18 октября 2016 г. Реализована возможность отключать проверку заполнения полочных индексов в библиографических описаниях при записи документа "Поступление в фонд". Для отключения проверки необходимо на форме списка электронного каталога открыть настройки пользователя (шестеренка) - "Учет фонда" - установить галочку "ИМЦ: Не проверять значение полочного индекса". 10. Релиз № 1.0.5.1.5 от 20 сентября 2016 г. На форме документа "Поступление в фонд" реализован функционал, осуществляющий проверку заполненности авторских знаков и полочных индексов библиографических записей, указанных в документе. В случае если данные поля не заполнены, при записи документа выводится соответствующее сообщение с указанием номера строки, библиографической записи и поей к заполнению. 11. Релиз № 1.0.5.1.5 от 20 сентября 2016 г. Исправлена ошибка, при которой очищаются графы КСУ после редактирования библиографической записи. Реализована обработка, позволяющая восстановить таблицы КСУ из истории версий объектов. Для восстановления в обработке необходимо указать документ КСУ, для всех записей которого будет выполнено восстановление граф. 12. Релиз № 1.0.5.1.5 от 20 сентября 2016 г. В контекстном меню на вкладке "Поступившие издания" документа "Поступление в фонд" реализована команда "Отражение в КСУ", позволяющая задать графы КСУ для конкретной библиографической записи из списка. 13. Релиз № 1.0.5.1.3 от 23 августа 2016 г. Количество создаваемых выпусков сериального издания увеличено до 999 14. Релиз № 1.0.3.1.13 от 28 июня 2016 г. Переработан алгоритм изменения инвентарных номеров. Теперь, при изменении инвентарного номера на форме задания инвентарных номеров, обновляются данные о поступлении в фонд. 15. Релиз № 1.0.3.1.12 от 3 июня 2016 г. При проведении документа "Поступление в фонд" реализован алгоритм, проводящий анализ библиографических записей: в случае, если запись является сводным описанием периодического издания, выдается предупреждение о том, что регистрация поступлений в фонд должна осуществляться для выпусков периодического издания, но не самого сводного описания. 16. Релиз № 1.0.3.1.11 от 27 апреля 2016 г. В печатной форме "Акт Поступления" реализован корректный алгоритм формирования библиографического описания. Библиографическое описание отображается в списке полностью. 17. Релиз № 1.0.3.1.11 от 27 апреля 2016 г. Реализован функционал массового изменения мест хранения экземпляров. Исправлена ошибка, при которой после изменения мест хранения на форме электронного каталога дублировались экземпляры изданий перенесенных инвентарей. 18. Релиз № 1.0.3.1.10 от 28 марта 2016 г. Исправлена ошибка, при которой не производилась корректная загрузка каталожной карточки из кэша на форме выбора изданий электронного каталога 19. Релиз № 1.0.3.1.10 от 28 марта 2016 г. Исправлена ошибка, при которой при перемещении экземпляров изданий происходило их задвоение в списке электронного каталога. 20. Релиз № 1.0.3.1.9 от 24 февраля 2016 г. В документе "Инвентаризация" реализован функционал, позволяющий производить загрузку прочитанных RFID-меток и штрихкодов из инвентаризационного кэша. 21. Релиз № 1.0.3.1.8 от 31 января 2016 г. Внесены изменения в отчет КСУ: исключены записи КСУ без номера, реализована группировка отдельных документов поступления в фонд, регистрирующие одну КСУ, добавлен столбец "Источник комплектования". Сведения о сопроводительном документе заполняются корректно при учете заполнения сведений в документе поступления в фонд. 22. Релиз № 1.0.3.1.8 от 31 января 2016 г. В книгу суммарного учета внесены изменения, позволяющие при расчете количества названий учитывать только поступление новых изданий. 23. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г. Реализован функционал, позволяющий при заполнении документа "Поступление в фонд" на основании заявок к аукциону или заказов поставщикам анализировать создаваемые библиографические записи и при нахождении дублей по контрольной сумме выводить соответствующее предупреждение пользователю. Модифицирован алгоритм заполнения табличной части "Поступившие издания": поля Автор, Заглавие и Год Издания заполняются на основании сведений о библиографической записи, а не записи базы комплектования. Модифицирован алгоритм определения дублей по контрольной сумме: введена дополнительная проверка, которая проверяет соответствие значений библиографического уровня, иерархического уровня, типа записи - в случе их совпадения в исходной и найденной записи, запись будет считаться дублем. 24. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г. Исправлена ошибка, при которой не производилось удаление связанного заказанного издания из соответствующей таблицы при удалении записи Поступившего издания в документе Поступление в фонд 25. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г. На форме документа "Поступление в фонд" реализованы команды "Перейти к заказу" и "Перейти к изданию" на вкладках "Поступившие издания" и "Заказанные издания" соответственно. Реализовано автоматическое изменение числа заказанных в документе изданий при изменении соответствующего количества поступивших. Реализована команда "Изменить текущее издание" в подменю "Редактирование списка" вкладки "Поступившие издания", позволяющая заменить одно поступившее издание на другое. 26. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г. Реализован функционал, позволяющий отобразить на вкладке "Заказанные издания" документа "Поступление в фонд" список заявок на приобретение литературы, связанных с каждой записью базы комплектования. В контекстном меню списка реализована команда "Показать заявки по записи", открывающая список заявок на приобретение литературы, отфильтрованный по выбранному значению. 27. Релиз № 1.0.3.1.6 от 13 ноября 2015 г. Реализована команда на форме списания книг, позволяющая автоматически заполнить коэффициенты переоценки библиотечного фонда на основании года издания экземпляра из библиографического описания. 28. Релиз № 1.0.3.1.6 от 13 ноября 2015 г. Изменен способ заполнения ячейки "АвторНазвание" для списка акта списания. 29. Релиз № 1.0.3.1.2 от 17 сентября 2015 г. Исправлена ошибка, при которой в документе перемещения фонда не производилось заполнение мест и шифров хранения при поиске издания по инвентарному номеру. ----