===== ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ВОЗМОЖНОСТЬ "Подписание и согласование счетов на оплату" ===== ===== Функциональное назначение: ===== ---- === Инструкция: === {{|Скачать инструкцию в формате PDF}} **Подписание и согласование счетов на оплату** **Быстрое формирование счета на оплату** С помощью этой функции возможно быстрое создание счетов на оплату без необходимости заходить во многие разделы и формировать счет обычным способом. Для быстрого формирования счета на оплату нужно выполнить следующие действия в общем списке Рабочего стола: **Создать – Дополнительно – Счет на оплату**. {{ :okabu:up:func:2a57f466_eb88_11e6_949b_0050569e7e0a:image1.jpg?623x424|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\7.jpg }} После этого система откроет документ, которому уже будет присвоен тип **Счет**. Будут выведены все необходимые согласующие. После того как будет записано название счета и указана организация, с которой происходит оплата, счет можно отправлять. {{ :okabu:up:func:2a57f466_eb88_11e6_949b_0050569e7e0a:image2.jpg?623x299|8 }} //Сформированный счет.// **Контроль передачи оплаты счетов в бухгалтерию** В системе реализован функционал по контролю за передачей оплаты счетов в бухгалтерию. Он позволяет запустить согласование счетов, которые оплачиваются внешним контрагентам. **Упрощенная схема работы функционала: ** * получение счета на оплату; * выставление счета в системе; * согласование до руководителя своего направления; * утверждение счета руководителем; * постановка задачи для бухгалтерии. **Как правильно сформировать счет на оплату?** Все счета фиксируются в разделе **Внутренние документы**. Создаем в этом разделе новый документ и открываем его. Выставляем ему вид документа **Счет**. У счета также указываем **Наименование** (за что мы платим) и **Пояснение** (для чего это нужно). Далее пишем название организации, для которой нужно оплатить счет. Во вкладке **Файлы** прикрепляем документы, из которых будет понятно, как нужно оплачивать счет (отсканированные копии физических документов, файлы в формате .//pdf// и т.п.). {{ :okabu:up:func:2a57f466_eb88_11e6_949b_0050569e7e0a:image3.jpg?791x379|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Screenshot_1.jpg }} //Обязательные для заполнения поля. Во вкладке Файлы прикрепляем реквизиты.// Документы с типом **Счет** имеют дополнительную вкладку, которая называется **Согласующие**. На ней отображается вся цепочка согласования вплоть до руководителя подразделения. **Обратите внимание:** если на каком-то этапе не обнаружен руководитель, то система будет выдавать ошибку. Определив всех лиц в цепочке, мы проставляем им действия соответственно роли: согласовать, утвердить, оплатить. {{ :okabu:up:func:2a57f466_eb88_11e6_949b_0050569e7e0a:image4.jpg?553x190|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Screenshot_3.jpg }} //Список согласующих с проставленными действиями: руководитель Мотов, руководитель подразделения Потапкин и бухгалтер Дормидонтова.// Цикл согласования последователен. После того как список участников согласования набран, нажимаем кнопку **Запустить согласование**. Это запускает процесс по созданию задач для всех ответственных лиц. Весь цикл можно отследить в соответствующем окне. Пройдя все этапы согласования, счет попадает в бухгалтерию, которая должна будет его оплатить. {{ :okabu:up:func:2a57f466_eb88_11e6_949b_0050569e7e0a:image5.jpg?1120x540|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Screenshot_4.jpg }} //После нажатия на кнопку Запустить согласование, будут созданы соответствующие задачи для всех участников цепочки.// Доступ к документу есть только у администрации, бухгалтерии и ответственных лиц, которые участвуют в процессе согласования. **Как определить руководителя структурного подразделения?** В профиле сотрудника, в разделе **Дополнительные настройки**, есть графа **Непосредственный руководитель**//.// В свою очередь, у непосредственного руководителя есть человек, которому подчиняется он сам. Изучая информацию в профилях пользователей, мы постепенно доходим до руководителя соответствующего подразделения, который в итоге и утверждает счет на оплату. **Пример:** {{ :okabu:up:func:2a57f466_eb88_11e6_949b_0050569e7e0a:image6.jpg?529x159|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Screenshot_5.jpg }} //Здесь находится расширенная информация о пользователе.// {{ :okabu:up:func:2a57f466_eb88_11e6_949b_0050569e7e0a:image7.jpg?499x415|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Screenshot_6.jpg }} //Счет выставил Дёмин. Он работает в структурном подразделении ЭОКС под руководством Мотова.// {{ :okabu:up:func:2a57f466_eb88_11e6_949b_0050569e7e0a:image8.jpg?480x421|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Screenshot_8.jpg }} //В профиле Мотова видим его непосредственного руководителя Потапкина.// {{ :okabu:up:func:2a57f466_eb88_11e6_949b_0050569e7e0a:image9.jpg?512x225|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Screenshot_7.jpg }} //Открываем данные по подразделению ЭОКС – им руководит Потапкин. Руководитель найден. Именно он в итоге утверждает счет.// ---- === Список изменений в релизах: === ----