===== ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ВОЗМОЖНОСТЬ "Совещания" ===== ===== Функциональное назначение: ===== ---- === Инструкция: === {{|Скачать инструкцию в формате PDF}} **Совещания** - Создание совещаний > Совещание создаются на рабочем столе по подменю «Создать» > > {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image1.jpg?605x442 }}

  1. Редактирование шапки совещания и определение состава участников

{{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image2.jpg?623x118 }} В шапке совещания определяется тема совещания – наименование, ответственный модератор – Ответственный, Конфигурация – раздел работ по которому собираемся, Контрагент – если проект посвящен конкретному направлению работ. Набор участников накидывается Ответственным в режиме, отображенном на рисунке.

  1. Наполнение повестки

Повестка совещания наполняется по разделам (тематикам). Список тематик определяется стандартно из системного справочника. Повестка формируется ответственными лицами путем заведения пункта повестки{{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image3.jpg?623x111 }} Повестку можно заполнять автоматически по процедурам, указанным в подменю «Заполнить» {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image4.jpg?623x309 }}

  1. Отзывы и голосование

По каждому пункту повестки можно: - оставить комментарии - прикрепить файлы (дополнительные материалы) - проголосовать (оставить рейтинг) {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image5.jpg?623x143 }} Голосование увеличивает рейтинг пункта повестки и выражает общее мнение о проблеме, ее важности. Во время планирования совещания часто возникает необходимость включить тот или иной вопрос в повестку совещания. Для того, чтобы это сделать, необходимо: * В УП выделить нужную задачу в списке, кликнуть по ней правой кнопкой мыши, в появившемся меню перейти: **Включить в…** **Включить в состав совещания** (Рис. 1). {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image6.jpg?623x292|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.581.jpg }} Рис. 1 – Включение задачи в состав совещания * В появившемся окне подтвердить включение задачи в состав предстоящего совещания, нажав на кнопку **Да** (Рис. 2). {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image7.jpg?443x250|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.582.jpg }} Рис. 2 – Подтверждение включения задачи в состав совещания * После этого ввести тему обсуждения в поле появившегося окна (Рис. 3). * Нажать на кнопку **ОК**. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image8.jpg?213x202|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.583.jpg }} Рис. 3 – Окно описания темы обсуждения * При помощи кнопки **Создать** создадим новое совещание (Рис. 4). {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image9.jpg?623x331|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.584.jpg }} Рис. 4 – Переход к созданию нового совещания * На появившейся форме необходимо заполнить следующие поля: **Наименование совещания** (Рис. 5), **Конфигурация** и другие необходимые поля. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image10.jpg?623x218|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.585.jpg }} Рис. 5 – Форма создания совещания * Нажать на кнопку **Сохранить** (Кнопка со значком дискеты). * Переходим на вкладку **Текущие рабочие вопросы** (Рис. 6). {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image11.jpg?623x304|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.586.jpg }} Рис. 6 – * Выделяем нужную тему для обсуждения в списке и нажимаем на кнопку **Включить в повестку**. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image12.jpg?623x159|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.587.jpg }} Рис. 7 – * Двойным кликом в поле **Тематика** открываем окно выбора тематики совещания (Рис. 8). {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image13.jpg?364x247|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.588.jpg }} Рис. 8 – Окно выбора тематики совещания * Нажимаем на кнопку **Записать и закрыть**. * Видим, что тема перешла со вкладки **Текущие рабочие вопросы** на вкладку **Повестка** (Рис. 9). {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image14.jpg?623x195|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.589.jpg }} Рис. 9 – Задача включена в повестку совещания **Формирование планерки к совещанию** В УП появилась возможность подготовить план совещания для руководителей. Создаем **Совещание** и заполняем его. Нужно нажать **Заполнить - Еженедельные кураторы**. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image15.jpg?463x163|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\42.jpg }} //В закладке Повестка нажимаем на этот пункт для заполнения планерки.// В этот момент заполняется три основных пункта повестки: информация по проектам (в которых указанный ответственный является куратором), состояние сделок и общий раздел для вопросов организационного характера. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image16.jpg?566x247|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\43.jpg }} //Повестка совещаний представлена в виде списка.// **Подробнее о пунктах повестки:** **Состояние проектов** – перечисляется список проектов и выводится тот руководитель, который отвечает за проект. Происходит взаимодействие между руководителем и куратором с еженедельной отчетностью. **Состояние сделок** – все сделки, которые ведет данный куратор (незакрытые). Закрытые сделки в этот раздел не попадают. Это должно дисциплинировать руководителей закрывать сделки своевременно. **Организационные вопросы** – пункт для обсуждения остальных проблем и вопросов. **Формирование задач во время планерки** Нажимаем кнопку **Сформировать задачи по совещанию**. Это действие сформирует набор задач, который предназначается указанным ответственным лицам. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image17.jpg?698x262|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\31.jpg }} //Кнопка запускает процесс формирования задач по планерке// Задачи называются **Отработать повестку совещания**. От типовых задач они отличаются. В их составе перечислен набор пунктов повестки, которые в начале приходят незаполненным. Заходим внутрь задачи и по каждой строчке указываем риск **Наличия проблем** (отсутствует, высокий, низкий) и пишет свой **Комментарий**. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image18.jpg?966x586|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\32.jpg }} //Заполненная задача: указаны пункты повестки, наличие проблем и комментарии.// Отработав каждый пункт повестки, нажимаем **Записать и закрыть** и завершаем задачу. В момент завершения задачи написанный **Комментарий** переходит в пункт повестки и отображается в левом нижнем окне, в содержании повестки. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image19.jpg?1206x812|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\34.jpg }} //Комментарий отображается в этом окне.// На каждый пункт повестки выделяется 0,25 часа. Предполагается, что за это время сотрудник должен составить представление о проблеме или проекте и отписаться по ней в задаче. **Постановка задач во время совещания** После того как все пункты повестки отработаны, начинается совещание. В ходе совещания можно оперативно поставить задачу на человека. Для этого делаем следующие действия: Встаем на строчку проекта. Переходим на вкладку **Задачи** и нажимаем кнопку **Создать задачу**. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image20.jpg?586x190|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\36.jpg }} Открывается форма создания с задачи, в которой уже заполнены все нужные поля: привязка к совещанию, ответственное лицо и другие. Указать необходимо лишь **Название** задачи и **Срок** выполнения. Таким образом совещание наполняется задачами. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image21.jpg?719x358|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\37.jpg }} //В созданной задаче необходимо указать только Наименование и Срок.// Как только задача по повестке создана, рядом со строкой совещания автоматически появляется иконка, которая обозначает то, что по результатам обсуждения проблемы были розданы задачи. {{ :okabu:up:func:8d665111_2059_11e6_9467_0050569e7e0a:image22.jpg?575x336|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\39.jpg }} ---- === Список изменений в релизах: === ----