===== ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ВОЗМОЖНОСТЬ "Ежемесячные отчеты" ===== ===== Функциональное назначение: ===== ---- === Инструкция: === {{|Скачать инструкцию в формате PDF}} **Ежемесячные отчеты** **Статусность** В ежемесячных отчетах введено понятие //статусности//. Статус ежемесячного отчета может быть как и у всех документов УП: сформировано, на согласовании, утверждено. Когда документ создается, ему устанавливается статус «Сформировано». После редактирования документа пользователь нажимает на кнопку **Отправить на согласование** (Рис. 1). {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image1.jpg?606x316|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.590.jpg }} Рис. 1 – Ежемесячный отчет. Кнопка Отправить на согласование В появившемся окне пользователь подтверждает отправку на согласование (Рис. 2) и документ меняет статус на «На согласовании» (Рис. 3). {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image2.jpg?619x356|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.591.jpg }} Рис. 2 – Подтверждение отправки документа на согласование {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image3.jpg?623x327|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.592.jpg }} Рис. 3 – Смена состояния документа на «На согласовании» После отправки на согласование непосредственный руководитель пользователя получает приватную задачу на согласование (Рис. 6). Чтобы найти пользователя, который является непосредственным руководителем Ответственного, необходимо в поле **Ответственный** нажать на кнопку {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image4.jpg?15x22|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.573.jpg }} . Далее, на появившейся вкладке нажать на кнопку **Дополнительные настройки** (Рис. 4). {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image5.jpg?623x404|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.594.jpg }} Рис. 4 – Карта пользователя. Дополнительные настройки На появившейся форме (Рис. 5) в поле **Непосредственный руководитель** указан пользователь, которому придет отправленная ранее на согласование задача. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image6.jpg?623x298|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.595.jpg }}Рис. 5 – Дополнительные настройки пользователя {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image7.jpg?623x213|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.597.jpg }} Рис. 6 – Задача на согласование на рабочем столе УП руководителя Затем руководитель проверяет ежемесячный отчет, нажимает на кнопку **Завершено**. И на появившейся форме – на кнопку **Согласовано** (Рис. 7). {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image8.jpg?623x208|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.598.jpg }} Рис. 7 – Завершение работы с задачей согласования отчета При переходе **Рабочий стол** **Отчет за месяц** и сортировке списка отчетов по периоду, за который был сформирован отчет, согласованный ранее отчет появится в списке в состоянии «Утверждено» (Рис. 8). {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image9.jpg?623x165|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.599.jpg }} Рис. 8 – Утвержденный отчет за месяц Данные из согласованного отчета автоматически попадают в сведения о премировании для дальнейшей обработки. **Контроль согласования отчетов подчиненных** В системе реализован дополнительный функционал, который запрещает руководителю отправку на согласование ежемесячного отчета в том случае, когда не согласованы ежемесячные отчеты его подчиненных. Если отчет хотя бы одного из подчиненных не был согласован, то система не дает отправить отчет пользователя на согласование и предупреждает его об этом. Проверка происходит автоматически после нажатия на кнопку **Отправить на согласование**. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image10.jpg?271x60|1 }} //Отправка отчета на согласование// Информационное сообщение «Не согласованы все отчеты подчиненных!» появляется в том случае, когда у кого-либо из подчиненных еще не согласован отчет. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image11.jpg?233x104|2 }} В таком случае необходимо найти нужного сотрудника в общем списке, который доступен руководителям во вкладке **Отчет за месяц**, и согласовать отчет подчиненного. После этого система позволит отправить отчет руководителя на согласование. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image12.jpg?425x351|3 }} //Форма списка отчетов// **Контроль звонков при согласовании ежемесячных отчетов** Система в ряде случаев запрещает отправку отчета на согласование. Например, когда внутри есть звонки длительностью более 15 минут, по которым не указан контрагент. **Пример:** открываем ежемесячный отчет. На вкладке **Работы** в категории **Критичные** есть пункт **Звонки без контрагента**. Нажимаем на него и видим, что имеется один звонок, который длился более 15 минут. Контрагент у него не указан. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image13.jpg?622x330|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\4.jpg }} При попытке отправить отчет на согласование на экране появляется следующее сообщение: //«Невозможно отправить на согласование. Найдено 1 звонков длительностью больше 15 минут»//. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image14.jpg?622x81|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\5.jpg }} В этом случае необходимо открыть звонок и в поле «Контрагент» проставить контрагента. После этого система позволит отправить отчет на согласование. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image15.jpg?623x196|6 }} **Текущий учет расходов** Некоторые сотрудники в течение месяца несут сторонние расходы, относящиеся к необходимости выполнения каких-либо функций на предприятии (поздравление ключевых клиентов, другие дополнительные траты, согласованные с руководством), которые затем в полном объеме компенсируются сотруднику. Для того, чтобы зафиксировать сторонние расходы и затем отобразить их в разделе Компенсации в ежемесячном отчете сотрудника, необходимо: * На панели инструментов рабочего стола нажать на кнопку **Создать** **Дополнительно** **Текущие расходы** (Рис. 9). {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image16.jpg?623x354|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.600.jpg }} Рис. 9 – Переход к форме настройки текущих расходов * На появившейся форме необходимо заполнить поля: **Период** (дата понесения расходов), **Пользователь** (кто понес расходы), **Сумма** (сумма расходов), **Назначение** (цель расходования денежных средств) (Рис. 10). {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image17.jpg?425x108|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.605.jpg }} Рис. 10 – Форма настройки текущих расходов * После заполнения формы следует нажать на кнопку **Записать и закрыть**. * Далее, при создании отчета за месяц (Рис. 11), сотрудник, на вкладке **Компенсации** увидит все ранее зафиксированные сторонние расходы, подлежащие компенсации (Рис. 12). {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image18.jpg?623x395|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.603.jpg }} Рис. 11 – Создание отчета за месяц {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image19.jpg?623x191|C:\Users\glazunova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\screenshot.604.jpg }} Рис. 12 – Вкладка Компенсации ежемесячного отчета Все значения в полях можно, при необходимости, откорректировать вручную, установив курсор в нужной ячейке таблицы. **Массовая смена конфигурации задач** Одна из ключевых задач при закрытии ежемесячного отчета – определение объема занятости человека в размере той или иной конфигурации. Для этого может потребоваться замена конфигурации. Разберем работу функции на примере. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image20.jpg?623x400|4 }} **Пример:** при формировании отчета за месяц мы обнаружили, у сотрудника неверно учитывается занятость. Указано, что он работал по конфигурации **Кадры**, но по факту он в течение месяца работал над задачами другой конфигурации, **ЗиКБУ**. Необходимо в отчете по задачам сотрудника массово изменить конфигурацию. Это позволит реально оценить загруженность сотрудника и распределение средств бюджета. Заходим в **Ежемесячный** отчет, открываем вкладку **Работа** и выбираем из списка слева конфигурацию, из которой мы собираемся перенести задачи (в нашем случае – **Кадры**). {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image21.jpg?623x425|5 }} Выбираем один из звонков щелчком мыши. Нажимаем на клавиатуре комбинацию клавиш **Ctrl + A** – это позволит выделить все записи. Нажимаем на кнопку **Заменить конфигурацию.** {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image22.jpg?623x164|6 }} После этого система выдает предупреждение. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image23.jpg?623x100|7 }} **Важно:** данные о звонках будут изменены не только в отчете, но и абсолютно во всех задачах и звонках в реквизите конфигурации. Поэтому подойти к замене стоит максимально осознанно. После того как мы нажмем **Да**, появится окно, в котором нужно указать, в какую конфигурацию будут переведены выбранные задачи. В нашем примере мы указали **ЗиКБУ**. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image24.jpg?485x189|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\8.jpg }} Система некоторое будет обрабатывать данные и выполнять операцию. Это может занять некоторое время. **Итог:** сведения по статистике и распределению будут обновлены. Изменению подвергнутся все подчиненные задачи, которые вошли в ежемесячный отчет. Увидеть подробности можно во вкладке **Распределение**. В нашем примере все звонки сотрудника, которые изначально отображались в рамках конфигурации **Кадры,** были переведены в конфигурацию **ЗиКБУ**. {{ :okabu:up:func:cee5bc37_9f03_11e5_9446_0050569e7e0a:image25.jpg?623x249|C:\Users\Yan\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\9.jpg }} ---- === Список изменений в релизах: === ----