Подсистема «Комплектование» обеспечивает полный цикл поступления библиографических изданий в фонд библиотеки ВУЗа: автоматизированный прием заявок на приобретение литературы от подразделений учебного заведения, обработка заявок в системе мониторинга, формирование заявок к аукциону на книги, периодические издания, формирование сведений о текущей подписке, поступления в фонд литературных источников и пр.

• Группировка поступивших заявок доступна в разрезе их текущих статусов, а также документов, в которых они указаны:

• Заказываемое издание в списке заявок можно отобразить в том виде, как оно поступило в документе «Заявка на приобретение литературы», либо в том виде, в котором оно находится в данный момент (с учетом правок и редактуры)

• На форме исполнения заявки отображается информация о виде литературы

Для корректного разбора полей «Авторы», «Редакторы» и «Составители» в справочнике «База комплектования» следует придерживаться основных правил заполнения полей:

• Внутри одного описания фамилии и инициалов не должно стоять запятых, запятыми отделяются отдельные повторения фамилии и инициалов:
  • Неправильно: «Резниченко, Д. С., Абрамов, А. Д.»
  • Правильно: «Резниченко Д. С., Абрамов А. Д.»
• На первом месте должна стоять фамилия, на втором – инициалы или имя/отчество
  • Неправильно: «Д. С. Резниченко, Александр Абрамов»
  • Правильно: «Резниченко Д. С., Абрамов А. Д.»
• Когда фамилий в одном поле несколько – они отделяются только запятой!
  • Неправильно: «Hewings, M. & Thaine, C.»
  • Правильно: «Hewings M., Thaine C.»

Соблюдение этих правил обеспечит корректное предварительно наполнение полей RUSMARC в записи справочника Базы комплектования и дальнейший перенос этих полей в библиографическую запись электронного каталога при формировании поступления в фонд.

В случае, когда по одному наименованию из заявки на аукцион пришло больше два и более наименований изданий, необходимо разбить поступление в фонд на несколько документов с одинаковой КСУ по следующему алгоритму:

• Обработать основное поступление в фонд по заявке (все издания, которые соответствуют условию «1 запись из заявки – 1 запись из поступления»)
• В случае если одной записи из заявки соответствует больше одной записи из поступления – в основном документе поступления отразить издание с большим количеством экземпляров.

Например: было заказано 5 экземпляров «А. Дж. Мак-Ивили Анализ аварийных разрушений М. Техносфера 2010 .- 416 с.», а пришло 4 экземпляра «А. Дж. Мак-Ивили Анализ аварийных разрушений М. Техносфера 2010 .- 416 с.» и 1 экземпляр «А. Дж. Мак-Ивили Анализ аварийных разрушений М. Техносфера 2015 .- 416 с.» - в этом случае в основном документе отрабатываем издание 2010 года.

• При отработке указываем корректное количество поступивших экземпляров обрабатываемого издания – в нашем случае не 5, а 4 экземпляра 2010 года.
• Так же поступаем по всем остальным изданиям из заявки.
• После отработки всего списка создаем еще один документ поступления в фонд с такой же КСУ.
• В новом документе выбираем команду «Заполнить» - «На основании заявки к аукциону» или «На основании заказа поставщику», выделите отрабатываемую заявку – система отобразит список всех изданий по заявке, количество непоступивших экземпляров – отметьте галочками те издания, которые не были внесены в предыдущий документ.

На скриншоте выделена заявка к аукциону – зеленым выделены отработанные издания, красным – вообще не поступившие пока по заявке, желтым – частично поступившие. Число в крайнем столбце – сколько еще осталось получить. Мы видим, что по нашему изданию 2010 года по заявке не пришел 1 экземпляр. Выделяем нужные издания галочками, жмем Выбор отмеченных.

• Документ поступления фонд заполнится оставшимися неполученными экземплярами.

• Выделяем запись, которая была заказана 2010 года, а пришла 2015, жмем редактирование списка – Изменить текущее издание

• Выбираем «Заменить»

• В окне выбора – либо ищем нужную запись, если ее нет – создаем новую (например, копированием записи 2010 года и внесением необходимых изменений)

• Повторяем так со всеми записями в заявки, у которых к одной записи заявки пришло несколько разных изданий.
• Проводим документ – непоступивший остаток по заявке обновится автоматически.

На начальной странице щелкнуть по пункту меню Комплектование, далее в открывшемся окне по пункту «Заявки к аукциону на периодические издания».

Открывается окно с заявками к аукциону.

Для создания «Заявки к аукциону» необходимо щелкнуть по кнопке «Создать», открывается окно для формирования заявки. В окне заполняются поля «Адрес доставки корреспонденции», «Комментарий».

Заявка к аукциону формируется из названий периодических изданий, находящихся в каталоге СКС, по кнопке «Добавить периодическое издание». Открывается окно выбора издания.

Задать параметры поиска и по кнопке «Найти» ищется нужное издание.

По кнопке «Выбрать» издание заносится в заявку на аукцион.

Заполняются поля «Индекс», «Количество выпусков», «Получатели», «Кол-во комплектов».

По мере заполнения «Заявки к аукциону» можно воспользоваться кнопкой «Записать», для того, чтобы сохранить внесенную информацию.

По окончании формирования «Заявки к аукциону», щелкнуть по кнопке «Провести и записать» - заявка сформирована к аукциону.

По кнопке «Печать» осуществляется распечатка заявки к аукциону.

На начальной странице щелкнуть по пункту меню Комплектование, далее в открывшемся окне по пункту «Подписка», открывается окно с документами «Подписка».

По кнопке «Создать» открывается окно для формирования документа «Подписка».

Заполняются поля «Поставщик» - поставщик, выигравший аукцион, «Адрес доставки корреспонденции», «Комментарий».

Документ «Подписка» формируется на основании «Заявки к аукциону на периодические издания».

По кнопке «Выбрать» выбираются в документ все периодические издания из выделенной «Заявки на аукцион».

В полученной форме заполняется поле «Сумма» - общая стоимость заказанных комплектов выделенного издания. «Цена за комплект» и «Цена за выпуск» рассчитываются программой после занесения общей стоимости.

Пользователь может случайно удалить строку из формы просмотра.

Восстановить строку можно следующим образом: по кнопке «Заполнить документ», «Заявки к аукциону на периодические издания» повторно заполняем строки документа «Подписка».

Программное обеспечение добавляет в существующий документ записи, которые есть в «Заявки к аукциону», но нет в документе «Подписка».

Внесенные ранее в документ записи не изменяются.

• Подписка на газеты и журналы

В окне «Подписка» щелкнуть по кнопке «Печать», в выпадающем списке по «Подписка на газеты и журналы».

Откроется окно с печатной формой .

Рис. 18

Для распечатки файла – щелкнуть мышью по кнопке «Печать».

Для просмотра сформированного документа щелкнуть

в верхнем левом углу.

Откроется меню управления файлом.

Щелкнуть мышью по строке «Предварительный просмотр» - открывается окно просмотра файла.

• Информационные ресурсы

Распечатка назначения подписанных изданий по местам хранения.

Выведенную на экран форму можно просмотреть, сохранить как документ .xls, откорректировать и затем распечатать.

Сохранение документа:

• Открываем список подписок

• Находим и открываем нужный документ

• Отменяем проведение документа для возможности внесения в него изменений

• Двойным щелчком по нужной записи открываем ее для редактирования

• В окне редактора библиографических записей вносим изменения в поле 200а

• Сохраняем изменения и проводим документ подписки

• После проведения документа все новые номера по данному периодическому изданию будут регистрироваться под новым названием

При формировании документов на новый подписной период, сотрудники ответственных подразделений (отдел комплектования или др.) в документе «Заявка к аукциону на периодические издания» производят заполнение списка изданий, создавая новые описания периодических изданий или выбирая из имеющихся в каталоге. В случае если у существующего издания изменяется наименование, само издание не редактируется до окончания текущего подписного сезона, а данные о новом названии вносятся в вышеуказанный документ

После занесения данных сведений и успешного проведения аукциона, сотрудникам подразделений, ответственных за регистрацию новых поступлений периодических изданий, передается документ «Изменившиеся наименования изданий», распечатать который можно на форме списка документов «Подписка» по нужному документу

• Сотрудники подразделения, ответственного за подписку, перед началом нового подписного периода производят актуализацию названий периодических изданий по данному списку.
• В электронном каталоге производится расширенный поиск сводных описаний верхнего иерархического уровня по заглавию первого столбца:

• В найденной записи меняется поле 200а на значение из второй колонки списка

• Все новые поступления будут регистрироваться с указанным названием

• Открываем список подписок

• Находим и открываем нужный документ

• Отменяем проведение документа для возможности внесения в него изменений

• Двойным щелчком по нужной записи открываем ее для редактирования

• В окне редактора библиографических записей вносим изменения в поле 200а

• Сохраняем изменения
• Для изменения суммы подписки необходимо дважды щелкнуть по полю с суммой. Аналогичным образом меняется периодичность издания

• Для изменения количества комплектов необходимо развернуть дерево и в строке с нужным получателем дважды щелкнуть на поле с количеством и изменить значение

• Все изменения автоматически будут пересчитаны
• Проводим документ, чтобы изменения вступили в силу

• После проведения документа все новые номера по данному периодическому изданию будут регистрироваться с новыми регистрационными сведениями

• Открыть Подсистему Комплектование

• Открыть Поступления в фонд

• Выбрать на Командной панели (строка меню) кнопку Создать

• Заполнить документ Поступление в фонд
• Вкладка Общие сведения

Выбрать из списка Вид документа (в данном случае Товарная накладная)

• На вкладке Общие сведения заполнить Первичный документ:

Номер (вручную) и дату сопроводительного документа (можно вручную или по кнопке Выбрать из календаря).

• Заполнить Запись в Книге суммарного учета:

Выбрать КСУ основного фонда;

Номер записи КСУ (вручную);

Дата записи (можно вручную или по кнопке Выбрать из календаря).

• Заполнить Источник комплектования. В данном случае Выбрать из списка значение Книготорговая организация

• Заполнить Источник поступления:

Поставщик – выбрать команду Показать все

• В данном случае, книготорговая организация ООО «Издательство Питер» есть в справочнике, поэтому надо выделить строку с этой записью и левой кнопкой

Выбрать значение Питер

• Если в справочнике нет организации, от которой получены книги, то надо

Выбрать на строке меню кнопку Создать с командой Создать новый элемент списка

• Создание элемента справочника «Организации». Заполнить:

* Наименование (без кавычек, без слова «издательство», только ключевое значение);

* Полное наименование (строго по сопроводительным документам!)

• Кнопка Записать на строке меню с командой Записать объект

• После создания новой записи КСУ в левом нижнем углу Документа Поступление в фонд одним щелчком левой кнопки убрать зелёную галочку в команде Включить редактирование номера и даты записи в КСУ, чтобы случайно не изменить эти важные сведения!

Работа с модулем «Мониторинг ВКР» выполняется под управлением учетной записи с административными правами. Обработка доступна в командном меню «Главное» - «Мониторинг выпускных квалификационных работ»

1. Согласование ВКР.
   • Открыть в модуле ВКР перечень работ «На согласование».

• Открыть работу и проанализировать прикрепленный файл и согласовать или не согласовать работу, в зависимости от наличия замечаний по оформлению документа.

1. Запись файла (полный текст) в каталог ВКР.
   • Открыть в модуле ВКР перечень работ «Согласован».
   • Открыть работу и перенести файл в каталог ВКР (кнопка).

• Создать библиографическую запись и перейти к ее редактированию.

1. Обработка библиографической записи, созданной модулем «Мониторинг ВКР».
   • На основании имеющегося полного текста ВКР заполнить следующие поля:
   • Поле 210 подполе а (Публикация и распространение, адрес издателя)
   • Добавить поле 712 (Наименование организации - вторичная ответственность). Это поле повторяемое.
   • Добавить поле 610 (Неконтролируемые предметные термины). Поле заполняется на основании данных из реферата или аннотации.
   • Сформировать заново последующие сведения об ответственности (поле 200 подполе g).
   • Систематизировать документ.
2. Передача ВКР на публикацию в репозитории.

1. Релиз № 1.0.5.1.2 от 3 августа 2016 г.

На форме списка базы комплектования добавлены поля «Редактор» и «Сведения, относящиеся к заглавию».

1. Релиз № 1.0.3.1.14 от 12 июля 2016 г.

1. Добавлен поиск по началу строки любого поля, выводимого на форму списка заявок на приобретение литературы. Поиск вызывается сочетанием клавиш Alt+F при выделении необходимой ячейки в списке, либо из контекстного меню списка (команда «расширенный поиск»), либо по клавише управления поиском в командной панели над списком справа. 2. Реализована возможность сортировки по строковому полю «Заказываемое издание» 3. На форму исполнения заявки выведены сведения о виде литературы.

1. Релиз № 1.0.3.1.14 от 12 июля 2016 г.

Реализована и интегрирована в систему внешняя печатная форма «Заявка к аукциону расширенная (внутренняя)». В данной печатной форме выводятся подробные сведения о заказываемом издании из базы комплектования, а также из системы мониторинга заявок на приобретение литературы. В случае если по заказываемому изданию имеется несколько заявок на приобретение литературы, сведения по количеству студентов и экземпляров (запрошенных и фактически заказываемых) группируются и суммируются. Если одно и то же издание в заявках заказывается и как основная, и как дополнительная литература, то группировка и суммирование будет производиться в разрезе видов литературы.

1. Релиз № 1.0.3.1.14 от 12 июля 2016 г.

Модифицирована внешняя печатная форма «Заявка к аукциону расширенная». Теперь при выделении нескольких документов в списке заявок к аукциону и выполненнии команды печати, система автоматически объединяет заявки по году и полугодию проведения аукциона и выводит их в виде отдельных документов. На форме мониторинга заявок на литературу выведена команда «Изменить отображение библиографического описания». При нажатии данной кнопки библиографическое описание в списке отображается либо в исходном виде (как в документе), либо в текущем (как в базе комплектования). Также выведена кнопка, изменяющая порядок отбора записей: по статусам, либо по заявкам.

1. Релиз № 1.0.3.1.14 от 12 июля 2016 г.

Добавлена возможность редактирования порядка строк в документе «Заявка на приборетение литературы» пользователям с ограниченными правами

1. Релиз № 1.0.3.1.13 от 28 июня 2016 г.

На форму документа «Заявка на приобретение литературы» в контекстном меню списка заказываемых изданий добавлены команды упорядочения списка по возрастанию/убыванию. При изменении порядка сортировки списка, данные при формировании печатной формы будут отсортированы этом же порядке.

1. Релиз № 1.0.3.1.13 от 28 июня 2016 г.

На форму заявки к аукциону выведено поле «Комментарий»

1. Релиз № 1.0.3.1.12 от 3 июня 2016 г.

На форме выбора записей базы комплектования реализованы дополнительные информационные колонки, указывающие, была ли запись создана вручную, или она связана с заявкой на приобретение литературы, а также добавлена ли она уже в одну из непроведенных заявок к аукциону. Реализованы отборы в выпадающем списке, позволяющие отобразить как все записи БК, так и отобранные по определенному признаку (созданные вручную/подготовленные к аукциону в системе заказа книг и пр.)

1. Релиз № 1.0.3.1.12 от 3 июня 2016 г.

На форме выбора записей для заполнения заявки на приобретение периодики усовершенствован поиск по списку литературы: в случае, если на список установлены дополнительные отборы (библиографический уровень, тип записи и пр.) из панели фильтров, то простой поиск по всем полям записи отключается, становится доступной стандартная фильтрация списка. Исправлена ошибка, при которой не становилась активной кнопка отмены поиска на форме поиска библиографичеких записей.

1. Релиз № 1.0.3.1.12 от 3 июня 2016 г.

На форме выбора элементов справочника базы комплектования реализована упрощенная каталожная карточка, отображающая библиографическое описание выделенной записи. Изменено поведение и видимость элементов формы в зависимости от того, из какой формы-владельца ее вызвали. Реализована возможность поиска по полям редакторов и сведений, относящихся к заглавию.

1. Релиз № 1.0.3.1.11 от 27 апреля 2016 г.

Добавлен отчет по отработке заявок на приобретение литературы, позволяющий отследить за указанный период количество поступивших и отработанных заявок.

1. Релиз № 1.0.3.1.11 от 27 апреля 2016 г.

Создана отчетная форма «Невыполненные заявки на приобретение литературы»

1. Релиз № 1.0.3.1.11 от 27 апреля 2016 г.

Алгоритм добавления нового издания в список заявки к аукциону изменен на стандартный.

1. Релиз № 1.0.3.1.9 от 24 февраля 2016 г.

В контекстном меню библиографического описания заказываемого издания реализована команда «Проверить на экстремизм». Данная команда позволяет выполнить поиск форматированной строки библиографического описания (все слова длиннее 5 букв) на сайте Министерства Юстиции. В случае, если материал предположительно является экстремистским, будет открыта страница в интернете с результатами поиска.

1. Релиз № 1.0.3.1.8 от 31 января 2016 г.

Реализована обработка, позволяющая заполнить сведения о заявках на приобретение литературы от кафедр в документах «Заявка к аукциону», «Заказ поставщикам», «Поступление в фонд». Выполнены работы по заполнению этих данных в базе.

1. Релиз № 1.0.3.1.8 от 31 января 2016 г.

На форме выбора заявки на подписные издания для формирования подписки реализована возможность отбора отдельных периодических изданий из списка заявки. Для выбора всего документа достаточно дважды щелкнуть по заявке в списке. Для выбора отдельных изданий из списка необходимо отметить их галочками в нижнем списке и выполнить команду [Выбрать отмеченные]. В контекстном меню списка изданий из заявки доступны команды для быстрого выделения нескольких изданий.

1. Релиз № 1.0.3.1.8 от 31 января 2016 г.

При формировании печатной формы информационных ресурсов добавлен учет различных индексов для одинаковых изданий.

1. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г.

Исправлен алгоритм вывода изданий из заявки к аукциону на форме списка: вводятся только те издания, которые представлены в заявке.

1. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г.

На форму документа «Заявка к аукциону» добавлен столбец «Заявки», отражающий список заявок на приобретение литературы, на основе которых создана и добавлена в список запись базы комплектования. Из контекстного меню списка по команде «Показать заявки по записи» можно открыть список заявок на приборетение литературы, содержащих выделенную запись.

1. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г.

Реализовано отображение списка заявок на приобретение литературы от кафедр, связанных с конкретной записью базы комплектования в разрезе заказа поставщику. Список доступен на форме документа в спецификации, а также на форме списка всех заказов поставщикам.

1. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г.

На форме мониторинга заявок реализован функционал, позволяющий сохранить настройки дерева отборов при отработке поступивших заявок.

1. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г.

При формировании документа «Поступление в фонд» реализована возможность выбора конкретных записей из заявок к аукциону для добавления в документ. Для этого на форме выбора заявки добавлена таблица со списком изданий, содержащихся в выделенной заявке. В данном списке отображается состояние каждого издания из заявки - закупалось ли оно в рамках этой заявки раньше, полностью ли поступило или нужно еще. Издания, которые доступны для переноса в документ «Поступление в фонд» отмечены галочками, лишние галочки можно снять, но отметить издание, полностью поступившее в рамках заявки, невозможно. Для переноса изданий в документ необходимо нажать кнопку «Выбор отмеченных». Двойной щелчок по заявке в списке перенесет ее содержимое в документ полностью.

1. Релиз № 1.0.3.1.7 от 10 декабря 2015 г.

На форме списка заявок к аукциону реализована возможность поиска записи базы комплектования по заявкам: указывается конкретная запись базы комплектования (поиск производится по любой части строки), в случае если в результате обнаружены заявки к аукциону - они будут отобраны в списке. Для отмены поиска необходимо нажать кнопку очистки.

1. Релиз № 1.0.3.1.6 от 13 ноября 2015 г.

Исправлена ошибка, приводящая к аварийному завершению работы программы при попытке установить отбор на списке записей базы комплектования.

1. Релиз № 1.0.3.1.6 от 13 ноября 2015 г.

Исправлен алгоритм формирования полей 700 блока при редактировании записи базы комплектования

1. Релиз № 1.0.3.1.6 от 13 ноября 2015 г.

На форму списка базы комплектования добавлена команда «Добавить запись из электронного каталога», позволяющая заполнить поля записи базы комплектования на основании уже созданной ранее записи и связать эти записи между собой.

1. Релиз № 1.0.3.1.6 от 13 ноября 2015 г.

Исправлен алгоритм заполнения полей: при повторном заполнении полей не происходит перезаписи идентификатора, в случае, если по нему уже имеется связь с записью электронного каталога.

1. Релиз № 1.0.3.1.6 от 13 ноября 2015 г.

В печатной форме «Заявка на аукцион (внутренняя)» в колонке «Кафедра» название кафедры для конкретного издания теперь выводится один раз для конкретного издания

1. Релиз № 1.0.3.1.5 от 16 октября 2015 г.

В документе «Подписка» исправлено формирование строкового представления итоговой суммы.

1. Релиз № 1.0.3.1.4 от 28 сентября 2015 г.

На форму документа «Заявка к аукциону на периодические издания» добавлен реквизит «Периодичность», который позволяет в удобной форме указать количество выпусков по подписке за период.

1. Релиз № 1.0.3.1.4 от 28 сентября 2015 г.

В документе «Заявка к аукциону на периодические издания» при добавлении нового издания в список происходит автоматический подбор наиболее актуальных сведений из истории подписки в разрезе реквизитов «Индекс», «Периодичность», «Название для аукциона». Также возможно заполнение данных полей постфактум, выполнением команды «Заполнить факультативные поля» из командной панели списка.

1. Релиз № 1.0.3.1.4 от 28 сентября 2015 г.

В подменю «Печать» командной панели документа «Подписка» добавлена команда «Изменившиеся наименования изданий», выводящая на печать список всех изданий выбранного документа, основное заглавие которых отличаются от названий, указанных в документе к аукциону на периодические издания. Предполагается акутализация данных в базе СКС согласно этому списку.

1. Релиз № 1.0.3.1.4 от 28 сентября 2015 г.

Внесены изменения в работу алгоритмов по обработке заявки, поступившей в систему мониторинга заявок на приобретение литературы: при выполнении команды «Создать запись базы комплектования на основе записи в электронном каталоге» происходит открытие формы поиска по электронному каталогу с удобными отборами и полнотекстовым поиском. После выбор нужного издания производится анализ справочника базы комплектования: если для выбранной записи находится соответствие из базы, новая запись не создается, а открывается для редактирования найденная.

1. Релиз № 1.0.3.1.4 от 28 сентября 2015 г.

На форму документа «Подписка» доябавлен реквизит «Цена за выпуск», которая рассчитывается автоматически на основе данных о количестве выпусков за период и цене всего комплекта.

1. Релиз № 1.0.3.1.3 от 25 сентября 2015 г.

Реализована возможность осуществления подписки на очередной сезон. Создан документ «Заявка к аукциону на периодические издания» и печатные формы к аукциону для осуществления подготовки к аукциону. Документ позволяет осуществить подготовку к аукциону в разрезе организации, адреса доставки корреспонденции, вида периодики, подписного сезона, с указанием конкретных получателей и количества получаемых комплектов. После успешного завершения аукциона, на основании данного документа создается документ «Подписка», позволяющий зарегистрировать в системе фактическую подписку на сезон в разрезе вышеперечисленных реквизитов, с указанием стоимости комплектов. Печатные формы документа «Подписка» позволяют вывести как фактическую подписку, так и информационные ресурсы с указанием сигл мест хранения и подробных описаний данных ресурсов.

1. Релиз № 1.0.3.1.3 от 25 сентября 2015 г.

Реализованы механизы заполнения документа «Подписка» на основании документа «Заявка к аукциону на периодические издания», позволяющие заполнить или обновить данные документа при очередной заполнении на основании. Заполнить документ «Подписка» можно только проведенным документом «Заявка к аукциону на периодические издания». При последующих заполнениях документа, отбор дополнительно устанавливается по адресу доставки корреспонденции. При изменении количества комплектов получаемого издания производится автоматический пересчет конечной цены комплекта.