Стандартная справка

Скачать инструкцию в формате PDF Инструкция с сайта its.1c.ru

Глава 9. Отпуска, командировки и прочие отсутствия

В программе всегда имеется возможность регистрировать и оплачивать такие отсутствия, как ежегодные оплачиваемые отпуска, отсутствие по болезни (больничные листы), отпуска по уходу за ребенком (пособия за счет ФСС рассматриваются в следующей главе).

Возможность регистрации и оплаты других видов отсутствий при необходимости выбирается дополнительно в настройках расчета зарплаты или непосредственно в списке начислений.

Помимо учета времени эти документы также регистрируют, если требуется, сохраняемый на время отсутствия средний заработок.

9.1. Виды отпусков и учет их остатков

В программе предусмотрены как регистрация, так и учет остатков различных видов отпусков. Некоторые виды отпусков уже предусмотрены в поставке программы (в зависимости от выполненных настроек), но возможно также добавление собственных произвольных видов в справочник Виды отпусков и их описание.

При записи вида отпуска непосредственно в список отпусков автоматически создается начисление для его оплаты и/или регистрации отсутствия – его название совпадает с названием вида отпуска. Для ежегодных оплачиваемых отпусков создается также начисление для оплаты его компенсации с названием «Компенсация отпуска (<Наименование вида отпуска>)».

При этом если новый вид отпуска создается при описании нового начисления (при выборе в поле Вид отпуска в карточке начисления с назначением Оплата отпуска, Отпуск без оплаты или Компенсация отпуска), то начисления автоматически не создаются.

9.1.1. Учет остатков отпусков

В программе ведется учет остатков ежегодных оплачиваемых отпусков. Под ежегодными отпусками понимаются отпуска, право на некоторое число дней которых могут иметь сотрудники за некоторый рабочий год.

Например, всем сотрудникам полагается 28 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска в год. При этом некоторая категория сотрудников имеет право не 28, а на 31 календарный день основного отпуска. Другая категория сотрудников имеет право также на 3 календарных дня ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. Для всех этих отпусков предусмотрена выплата компенсации за неиспользованный остаток при увольнении.

В то же время коллективным договором предусмотрено 3 дня дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с бракосочетанием. Такой отпуск не является ежегодным, поэтому не требуется вести учет его остатка и выплачивать компенсацию при увольнении.

9.1.2. Назначение права на отпуск

Для ежегодного отпуска в программе можно указать, что он предоставляется всем сотрудникам, и указать положенное его количество дней в год. Тогда по умолчанию будет считаться, что все сотрудники имеют право на указанное число дней отпуска в год.

Таким отпуском, например, является уже предусмотренный в программе ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Если некоторый ежегодный отпуск положен не всем сотрудникам, а только работающим на определенной позиции штатного расписания, то задать право на некоторое число дней отпуска можно в карточке этой позиции. Также в ней можно изменить права на отпуска, которые отмечены как предоставляемые всем сотрудникам.

Уточнить права на ежегодные отпуска можно и для отдельного сотрудника в его кадровых приказах (документы Прием на работу, Начальная штатная расстановка, Кадровый перевод).

Итоговыми данными, по которым определяются права сотрудников на отпуска, являются данные, указанные в кадровых документах. Например, если сотрудник был принят на позицию, для которой были описаны права на отпуска, и после этого для позиции они были изменены, то это изменение автоматически не отразится на правах уже принятого на нее сотрудника.

9.1.3. Рабочий год, за который предоставляется отпуск

Под годом, за который полагается указанное количество дней отпуска, в программе понимается один календарный год начиная с даты приема сотрудника на работу или дня назначения (изменения) права на отпуск.

Право на отпуск в программе определяется с точностью до одного месяца рабочего года в соответствии с Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169:

«При исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца».

В соответствии с законодательством в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются некоторые периоды. В программе это периоды, зарегистрированные документами Отпуск без сохранения оплаты (превышающие 14 дней в год), Отпуск по уходу за ребенком и Прогул, неявка. Рабочий год продлевается на такие периоды.

9.1.4. Отпуска, зависящие от стажа

Помимо учета остатков отпусков, предполагающих постоянное количество положенных дней отпуска за каждый рабочий год, в программе реализован учет остатков отпусков, количество положенных дней которых не постоянно, а зависит от стажа работы сотрудника.

В карточке вида отпуска можно указать, что количество положенных дней зависит от стажа работы сотрудника, и настроить шкалу зависимости. При назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска не указывается. При этом есть возможность сразу же ввести информацию о стаже, который дает право на этот отпуск.

Программа автоматически (с помощью регламентного задания) отслеживает достижение стажем пороговой величины и корректирует количество дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.

9.1.5. Ввод начальных остатков отпусков

Некоторые сотрудники могли быть приняты на работу до начала эксплуатации программы и на начало месяца ввода ее в эксплуатацию имеют неиспользованные отпуска за предшествующий этому месяцу период. Для них помимо права на отпуска можно ввести информацию о неиспользованных остатках непосредственно в документе Начальная штатная расстановка.

Также предусмотрен отдельный документ Ввод остатков отпусков (по умолчанию он не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации – шестеренку в правом верхнем углу раздела Главное). Его можно использовать, например, если учет остатков отпусков в программе «налаживается» уже после начала ее эксплуатации. При этом все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете остатков не будут.

9.1.6. Фактическое использование отпусков

При заполнении документа Отпуск с помощью справки по отпускам можно посмотреть, на какое количество дней отпуска имеет право сотрудник и как это право сложилось.

При этом, независимо от имеющегося права на отпуск, для предоставляемого отпуска может быть введен период любой продолжительности или указано любое число дней компенсации (в соответствии с графиком отпусков или заявлением сотрудника). То есть отпуск может быть предоставлен и «авансом».

Для ежегодных отпусков программой автоматически определяется период, за работу в котором образовалось право на предоставляемое в документе число дней отпуска. Рабочий период может не равняться календарному году:

■ если рабочий год продлевался в связи с наличием периодов, исключаемых из стажа;

■ если право на отпуск прерывалось или прекращалось;

■ если отпуск предоставляется более чем за один рабочий год – в этом случае рабочий период будет больше календарного года. Разделение такого периода по отдельным рабочим годам в программе не предусмотрено: считается, что отпуска предоставляются своевременно, в соответствии с законодательством.

При оформлении документа Увольнение в нем автоматически заполняется количество дней неиспользованных отпусков, за которые следует начислить компенсацию, либо количество перерасходованных дней, за которые следует произвести удержание.

9.2. График отпусков

Для планирования графика отпусков и печати унифицированной формы Т-7 в программе предусмотрен документ График отпусков.

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск – по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом Перенос отпуска.

Для отпусков, на которые был оформлен перенос, в графике отпусков Т-7 заполняются предусмотренные для этого колонки.

Если ведется график отпусков, то фактический отпуск можно ввести на основании запланированного в графике.

9.3. Регистрация отпусков и начисление отпускных

Период времени, когда сотрудник находится в основном и (или) дополнительном отпуске или в оплачиваемом учебном отпуске, регистрируется документом Отпуск.

Периоды нахождения в основном и дополнительном отпуске регистрируются в документе раздельно.

Вместе с отпускными может также начисляться материальная помощь к отпуску (если это предусмотрено в настройках начислений и удержаний). Отпускные могут быть выплачены вместе с заработной платой или в межрасчетный период. Если отпускные выплачиваются в межрасчетный период, в документе также рассчитываются постоянные удержания, назначенные для сотрудника (например, профвзносы или алименты), которые будут учитываться при выплате. Налог на доходы рассчитывается при любом способе выплаты.

Для оформления приказа на отпуска нескольких сотрудников сразу (по форме Т-6а) можно воспользоваться документом Отпуска сотрудников.

Отзыв из отпуска или его продление в связи с болезнью сотрудника могут быть зарегистрированы путем ввода документа-исправления (подробнее см. главу 21 «Исправление прошлых периодов»).

9.3.1. Средний заработок для оплаты отпусков и командировок

При расчете отпускных, а также в других случаях сохранения среднего заработка используются сведения о выполненных ранее начислениях, которые регистрируются автоматически при начислении заработной платы. Для просмотра этих сведений предназначена специальная форма – калькулятор среднего заработка, которую можно вызвать по кнопке с зеленым карандашиком.

Подсказка

Корректировать сведения для расчета среднего заработка следует, если программа используется на предприятии меньше года и, соответственно, отсутствуют данные учета зарплаты за более ранние периоды. Введенные вручную данные сохраняются для последующих расчетов среднего заработка для этого сотрудника.

9.4. Отпуск без сохранения оплаты

Если сотрудник находится в отпуске за свой счет, отпуске без оплаты согласно ТК РФ или дополнительном учебном отпуске без оплаты, то данное событие можно зарегистрировать документом Отпуск без сохранения оплаты. Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность.

Примечание

Можно зарегистрировать отсутствие работника в течение части смены, если предусмотреть такую возможность в настройках начислений и удержаний.

Неоплачиваемый отпуск можно также зарегистрировать документом Отпуск (например, если требуется такой отпуск предоставить вместе с оплачиваемым).

9.5. Регистрация командировок и сохраняемого заработка на время командировки

Периоды пребывания сотрудника в командировке регистрируются документом Командировка. Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность.

Примечание

Документом можно зарегистрировать внутрисменную командировку, если предусмотреть такую возможность в настройках начислений и удержаний.

Помимо регистрации отсутствия в документе также начисляется сохраняемый средний заработок за время командировки. Командировочные могут быть выплачены вместе с заработной платой или в межрасчетный период. Если командировочные выплачиваются в межрасчетный период, в документе также рассчитываются налог на доходы и прочие постоянные удержания, которые будут учитываться при выплате.

Для оформления командировок нескольких сотрудников и печати соответствующего списочного приказа по унифицированной форме Т-9а можно воспользоваться документом Командировка группы.

9.10. Отчеты по отпускам и отсутствиям

Предусмотрены следующие отчетные формы и аналитические отчеты:

■ Отсутствия сотрудников – выводит список сотрудников, на которых в периоде отчета были зарегистрированы отсутствия, с указанием вида отсутствия, его периода и длительности;

■ Потери рабочего времени – выводит как сводную информацию о времени отсутствия сотрудников, так и данные с детализацией по причинам отсутствий;

■ Остатки отпусков;

■ Фактические отпуска;

■ График отпусков (Т-7).

1. Релиз № 3.1.2.342.1 от 11 сентября 2017 г.

Исправлена ошибка когда списке документа отпуск не верно отображалось подразделение.