Стандартная справка

Скачать инструкцию в формате PDF Инструкция с сайта its.1c.ru

Глава 11. Учет времени

В программе ведется учет рабочего времени сотрудников, что позволяет сформировать табель по унифицированным формам 0504421 и Т-13 и автоматически рассчитывать повременную оплату труда.

Режим рабочего времени сотрудников в программе задается путем назначения им определенного графика работы. Для этого предварительно заполняются общие графики, которые можно назначить сотрудникам на неопределенный срок при приеме на работу. Впоследствии сотруднику можно назначить другой общий график.

Кроме того, имеется возможность уточнить график индивидуально для сотрудника на конкретный месяц.

Отсутствия сотрудников на рабочем месте регистрируются рассмотренными в предыдущих главах документами (отпуска, командировки, больничные и т. п.).

Если перед расчетом зарплаты не будут введены документы, регистрирующие отклонения от графика, то будет считаться, что сотрудник полностью отработал положенное по графику время.

Этой информации программе достаточно для автоматического формирования унифицированной формы табеля учета рабочего времени, расчета повременной оплаты труда и среднего заработка.

Также можно зарегистрировать отличия фактически отработанного времени от планового с помощью рассмотренных в данной главе документов.

11.1. Производственный календарь

Для удобства автоматического заполнения общих графиков работы, а также для других целей учета времени в программе хранится производственный календарь.

В поставке программы предусмотрен производственный календарь, заполненный в соответствии с законодательством Российской Федерации:

■ по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье,

■ с учетом установленных ТК РФ нерабочих праздничных дней и соответствующих им предпраздничных дней,

■ с учетом переносов выходных дней, установленных на каждый конкретный год.

Производственный календарь в программе заполнен на текущий год, а также на несколько предыдущих лет.

При вступлении в силу очередного нормативного акта о переносе выходных дней производственный календарь в программе заполняется на соответствующий год автоматически при ее обновлении.

Вместе с тем есть возможность заполнить или изменить производственный календарь вручную:

■ для каждого дня указать, является ли он рабочим, субботой, воскресеньем, предпраздничным или праздником;

■ оформить перенос выходного на другой день.

Этими возможностями можно воспользоваться в следующих случаях:

■ если программа используется на предприятии, которое находится в регионе с собственным составом праздничных дней;

■ если требуется заполнить календарь с учетом переносов выходных дней до того, как этот перенос утвержден нормативным актом (или если программа не была своевременно обновлена).

Даже если календарь был заполнен или отредактирован вручную, то всегда можно вернуться к предусмотренному в поставке программы варианту, заполнив его по умолчанию одноименной кнопкой.

Кроме того, в программе имеется возможность использовать одновременно несколько производственных календарей. Этой возможностью следует воспользоваться, например, если в программе одновременно ведется учет по организациям или подразделениям, находящимся в разных регионах с разным составом праздничных дней.

Настройка производственного календаря в программе

Данные производственного календаря используются в подсистемах учета рабочего времени, кадрового учета и расчета зарплаты, поэтому его заполнение необходимо проверять перед началом каждого календарного года до заполнения общих графиков (см. Настройка графиков работы).

В программе предусмотрено создание нескольких производственных календарей. Это может понадобиться, если в программе ведется учет по нескольким учреждениям, находящимся в различных регионах, или для учреждений, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни, например, Татарстан или Башкортостан (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем).

Начиная с версии 3.1.4 добавлена возможность создавать региональные производственные календари, заполненные по заложенному в программу шаблону, заполненному в соответствии с региональным законодательством (рис. 1).

Список всех производственных календарей хранится в справочнике Производственные календари (раздел Настройка - Производственные календари).

Рис. 1

По умолчанию используется включенный в поставку программы производственный календарь с наименованием Российская Федерация - это общегосударственный календарь, праздничные дни и переносы выходных дней в котором заполнены (обновляются) автоматически в соответствии с законодательством РФ (рис. 2). Каждый вид дня в производственном календаре обозначается своим цветом: рабочий день – черным, предпраздничный – темно-синим, праздничный – фиолетовым, суббота – темно-красным, воскресенье – красным.

Настройка производственного календаря осуществляется на каждый календарный год. Выбор года производится в поле Год с помощью кнопок со стрелками. В программе производственный календарь Российская Федерация на 2018 год заполняется автоматически с обновлением программы в соответствии с изменениями на этот год.

Правительство РФ утвердило график выходных и праздничных дней в 2018 году. Как следует из постановления Правительства РФ от 14.10.2017 № 1250 «О переносе выходных дней в 2018 году» предусмотрен перенос выходных дней:

• с субботы 6 января на пятницу 9 марта
• с воскресенья 7 января на среду 2 мая
• с субботы 28 апреля на понедельник 30 апреля
• с субботы 9 июня на понедельник 11 июня
• с субботы 29 декабря на понедельник 31 декабря.

А также в соответствии с ТК РФ предусмотрен перенос выходного дня 4 ноября на 5 ноября (понедельник). Информация обо всех выполненных переносах отображается в правой части формы производственного календаря.

Рис. 2

Если же в последующем будет необходимо перенести выходной день, совпадающий с праздничным, то для этого нужно выделить в календаре выходной день, который требуется перенести, нажатием правой кнопки мыши на выделенном дне вызвать контекстное меню и выбрать пункт Перенести день (или нажать на кнопку Перенести день в верхней части формы производственного календаря), в появившемся диалоговом окне указать дату, на которую следует перенести выходной день (рис. 3). Перенос выходного дня выполняется аналогично переносу выходного дня при его совпадении с праздничным днем.

Если необходимо назначить определенный день региональным праздничным днем, то для этого нужно выделить в календаре необходимый день, нажатием правой кнопки мыши на выделенном дне вызвать контекстное меню и выбрать пункт Изменить день (или нажать на кнопку Изменить день в верхней части формы производственного календаря), и в появившемся списке указать вид дня Праздник. Для отмены данного назначения необходимо нажатием правой кнопки мыши на «ошибочном» дне вызвать контекстное меню и выбрать пункт Изменить день (или нажать на кнопку Изменить день в верхней части формы производственного календаря), и в появившемся списке указать вид дня: Рабочий, Суббота, Воскресенье или Предпраздничный.

Если необходимо назначить определенный день рабочим предпраздничным днем, то нужно выделить в календаре необходимый день, нажатием правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Изменить день (или нажать на кнопку Изменить день в верхней части формы производственного календаря), и в появившемся списке указать вид дня Предпраздничный. Для отмены данного назначения необходимо нажатием правой кнопки мыши на «ошибочном» дне вызвать контекстное меню и выбрать пункт Изменить день (или нажать на кнопку Изменить день в верхней части формы производственного календаря), и в появившемся списке указать вид дня: Рабочий, Суббота, Воскресенье или Праздник.

Запись выполненных настроек в информационную базу производится по кнопке Записать или Записать и закрыть.

Обратите внимание! Изменения в производственный календарь имеет смысл вносить в том случае, если данные календаря нужны, но официально он еще не принят и в программе его еще нет, т.к. не все переносы правительство утвердило. Можно заполнить переносы раньше, а потом, когда данные общегосударственного календаря будут утверждены и войдут в поставку программы, переносы автоматически корректируются.

Рис. 3

Существует возможность сформировать печатную форму производственного календаря, нажав на кнопку Печать. В печатной форме выводятся данные о количестве рабочих, календарных, выходных и праздничных дней, а также количество часов при 40-часовой, 36-часовой и 24-часовой рабочей неделе и среднемесячное количество часов (рис. 4).

Рис. 4

Для добавления в справочник нового производственного календаря необходимо нажать на кнопку Создать.

1. В поле Наименование вводится наименование производственного календаря.
2. В поле Код необходимо указать произвольный код производственного календаря.
3. В поле Год нужно выбрать год, на который осуществляется настройка производственного календаря (по умолчанию устанавливается текущий год).
4. Далее необходимо нажать на кнопку Заполнить по умолчанию, и календарь заполнится по пятидневке без учета общероссийских праздников. С помощью кнопок Изменить день и Перенести день необходимо будет настроить производственный календарь: сделать перенос праздничных дней, приходящихся на субботу или воскресенье, пометить праздничные и предпраздничные дни. Если необходимо ввести новый календарь, зависимый от федерального, устанавливается флажок Является региональным календареми выбирается федеральный календарь из выпадающего списка. Далее нужно нажать на кнопку Заполнить по умолчанию.

Для того чтобы при расчете зарплаты использовался именно созданный региональный календарь, необходимо его указать при настройке графика работы сотрудников (рис. 5).

Рис. 5

11.2. Графики работы

Общие графики работы описываются в справочнике Графики работы сотрудников.

В поставке программы предусмотрен один стандартный график – пятидневка, но можно добавить и заполнить собственные графики, по которым работают сотрудники предприятия (шестидневка, сменные и т. п.).

Для того чтобы не приходилось заполнять график вручную (вводить на каждый рабочий день количество часов), можно указать основные его свойства, и он заполнится автоматически. При этом после автоматического заполнения его по-прежнему можно отредактировать. Например, откорректировать праздники для шестидневки (т. к. производственный календарь, по которому заполняются графики, соответствует пятидневке).

Примечание

Графики заполняются на конкретный год, и перед наступлением очередного года следует дозаполнить на него используемые графики. Предварительно следует убедиться, что на этот год уже заполнен производственный календарь.

Настройка графиков работы в программе

Графики работы, которые устанавливаются учреждениям, штатным единицам в штатном расписании, назначаются сотрудникам при приеме на работу или кадровом перемещении, описываются в программе в справочнике Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Предприятие – Графики работы сотрудников).

В комплект поставки включен график с наименованием Пятидневка (рис. 1). Данный график описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. При заполнении графика учитываются праздничные дни.

Если график работы, установленный в учреждении, соответствует графику Пятидневка, то дополнительных настроек (изменения параметров графика) не требуется. Достаточно раз в год производить его заполнение на очередной календарный год. Однако предварительно необходимо проверять заполнение регламентированного производственного календаря, связанного с графиком работы. По умолчанию для всех графиков работы используется включенный в поставку программы производственный календарь с наименованием Российская Федерация. Заполнение графика на последующие периоды (на следующий год) производится по мере необходимости, но обязательно до проведения расчетов начислений, приходящихся на следующий календарный год.

Для того, чтобы составить график рабочего времени на очередной год, необходимо после заполнения производственного календаря в форме графика указать рабочий год в поле Год, за который отображается график работы и нажать на кнопку Заполнить. В заполненном графике для дней, которые являются рабочими, проставляется продолжительность рабочего дня. Выходные и праздничные дни помечаются розовым цветом. Для каждого месяца показывается количество рабочих дней и часов. Заполненный график необходимо сохранить в программе, нажав на кнопку Записать и закрыть.

Рис. 1

При добавлении нового графика в справочник Графики работы сотрудников по кнопке Создать необходимо (рис. 2):

• указать наименование графика
• выбрать рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные
• настроить свойства нового графика работы. Для этого по ссылке Изменить свойства графика… вызывается форма Настройка графика работы.

Рис. 2

Настройка свойств графика работы в форме Настройка графика работы состоит из нескольких этапов:

1. Выбор производственного календаря в поле Производственный календарь, которое становится доступным, если в учреждении предусмотрено несколько производственных календарей (рис. 3). Это может понадобиться для учреждений, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем). Список производственных календарей хранится в справочникеПроизводственные календари (раздел Настройка – Предприятие – Производственные календари). По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием Российская Федерация.

Рис. 3

2. Указание способа заполнения графика в разделе Способ заполнения графика (рис. 4):

   • По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.). Если переключатель установлен в положение По дням недели, то по умолчанию свойства графика заполнятся автоматически. Они будут соответствовать графику Пятидневка, который описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. При заполнении графика учитываются праздничные дни. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание с указанием продолжительности работы в часах по каждому выбранному виду времени по дням недели

   • По циклам произвольной длины (сменные графики). Если переключатель установлен в положение По циклам произвольной длины, данный способ заполнения графика позволяет составить расписание работы в виде режима работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов отдельно по каждому выбранному виду времени.

Рис. 4

3. Необходимость учета праздничных дней. Флажок При заполнении учитывать праздничные дни (рис. 5) устанавливается, если необходимо, чтобы при заполнении календаря графика учитывались праздничные дни по производственному календарю: продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час.

4. Ведение суммированного учета рабочего времени. Флажок Суммированный учет рабочего времени (рис. 5) нужно установить для тех графиков работы, по которым ведется суммированный учет рабочего времени (если работа в учреждении ведется в непрерывном режиме, т.е. не останавливается на выходные и праздничные дни). ФлажокСуммированный учет рабочего времени появляется, если в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установлен флажок Применение почасовой оплаты. Также если на данной закладке установлен флажок Переработки при суммированном учете времени, то тогда появляется раздел При подсчете переработок определять норму по. При установке флажка Суммированный учет рабочего времени переключатели Производ. календарю (установлен по умолчанию), Данным этого графика, Данным другого графикастановятся активными, и в настраиваемом графике можно указать, какая норма будет использоваться при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок(раздел Зарплата - Учет времени - Регистрации переработок), с помощью которого автоматически подсчитываются переработки за произвольный период.

Рис. 5

5. Настройка продолжительности рабочей недели (рис. 6):

• флажок Неполное рабочее время необходимо установить, если график предусматривает работу в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день или сокращенная рабочая неделя). Если графиком неполного рабочего времени предусмотрено сокращение продолжительности ежедневной работы на определенное количество рабочих часов во все дни недели, то нужно установить переключатель в положение Неполный рабочий день. Если сокращается количество рабочих дней в неделе, например, рабочими являются только 4 дня при пятидневной рабочей неделе, то установить переключатель в положение Неполная рабочая неделя
• флажок Считать норму времени по другому графику устанавливается для графиков неполного рабочего времени, что позволяет настроить порядок определения нормы времени по другому графику при расчете вознаграждения за труд. При указании другого графика в соответствующем для выбора поле норма определяется исходя из указанного графика полного рабочего времени. Если флажок не установлен, то норма времени при расчете определяется исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени.

Обратите внимание! Флажок Неполное рабочее время, переключатели Неполный рабочий день, Неполная рабочая неделя и флажок Считать норму по другому графику будут доступны в форме Настройка графика работы, если в форме настройки кадрового учета (раздел Настройка - Кадровый учет) установлен флажок Используется работа по неполной ставке. В разделе Виды времени будут доступны для выбора виды времени, соответствующие неполному рабочему времени.

Рис. 6

6. Необходимость учета разных видов явок, ночных, вечерних часов и перерывов для кормления ребенка в разделе Виды времени (рис. 7):

   • флажок Явка всегда установлен по умолчанию, т.е. график предусматривает работу в дневное время

   • помимо времени явки, могут быть доступны созданные в качестве видов использования рабочего времени в справочнике Виды использования рабочего времени(раздел Настройка - Классификаторы - Виды рабочего времени) другие виды времени, например, это может понадобиться для водителей, которым часы работы на линии и часы ремонта оплачиваются по разным ставкам (рис. 8). Для доступа других флажков, соответствующих по наименованию созданным самостоятельно видам времени, необходимо, чтобы был установлен флажок Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) или флажок Несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата)

   • флажок Ночные часы (флажок будет доступен, если в учреждении выполняются работы в ночные часы, т.е. установлен флажок Ночные часы в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата)) устанавливается в случае, если график предусматривает работу в ночное время и часы работы в ночное время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере

   • флажок Вечерние часы (флажок будет доступен, если в учреждении выполняются работы в вечерние часы, т.е. установлен флажок Вечерние часы в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата)) устанавливается в случае, если график предусматривает работу в вечернее время и часы работы в вечернее время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере

   • флажок Перерывы для кормления ребенка (флажок будет доступен, если в учреждении используются дополнительные перерывы для кормления ребенка, т.е. установлен флажок Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата)) устанавливается в случае, если график предусматривает перерывы в работе для кормления ребенка и часы перерывов для кормления ребенка оплачиваются сотрудникам по среднему заработку

   • флажок Вахта (флажок будет доступен, если установлен флажок Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) или флажок Несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (разделНастройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата)) устанавливается в случае, если график предусматривает работу вахтовым методом.

Рис. 7

Рис. 8

7. Настройка продолжительности работы по дням недели или режима работы по дням в течение цикла в разделе Расписание работы, табличная часть которого видоизменяется в зависимости от выбранного способа заполнения графика (рис. 9):

• если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По дням недели, то в качестве расписания указывается продолжительность работы в часах по дням недели. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или вечерних часов, и/или перерывов для кормления ребенка (установлены соответствующие флажки в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням недели
• если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По циклам произвольной длины, то в качестве расписания указывается режим работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или вечерних часов, и/или перерывов для кормления ребенка (установлены соответствующие флажки в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням в течение цикла. При этом нерабочие дни (дни отдыха) также включаются в таблицу, но для них указывается нулевое количество рабочих часов.

Обратите внимание, учет ночных и вечерних часов ведется отдельно от дневных, т.е. количество ночных и вечерних часов не входит в количество рабочих часов явки.

Рис. 9

8. Продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю), которая отражается в поле Длительность рабочей недели (рис. 10). Для графиков пятидневка, шестидневка и т.п. длительность рабочей недели подсчитывается автоматически в зависимости от указанных часов явки в расписании работы (расписание работы при этом заполняется таким образом, чтобы длительность рабочей недели соответствовала еженедельной продолжительности рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период). Для сменных графиков длительность рабочей недели автоматически не подсчитывается, поэтому данное поле при необходимости редактируется вручную (указывается еженедельная продолжительность рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период). При суммированном учете рабочего времени норма рабочего времени определяется за определенный учетный период (месяц, квартал и т.д., но не более календарного года). Соблюдение нормы рабочего времени за установленный учетный период для графиков суммированного учета в программе автоматически не контролируется, контроль над данными показателями возлагается на пользователя.

9. Дата, с которой начинается цикл графика (дата первого дня графика), которая задается в поле Дата отсчета. Данное поле доступно только для сменных графиков (рис. 10).

10. Завершение настройки свойств графика работы и автоматическое заполнение календаря графика по выполненным настройкам производится по кнопке Ок (рис. 10).

Рис. 10

Для сохранения графика используется кнопка Записать. Для формирования печатной формы графика работы необходимо нажать на кнопку График работы. При необходимости, нажав на ссылку Изменить свойства графика…, можно в любой момент вызвать форму Настройка графика работы и уточнить его свойства (рис. 2).

В дальнейшем для заполнения графика работы на следующий год (или для перезаполнения календаря на текущий год) применяется кнопка Заполнить, расположенная в форме элемента справочника Графики работы сотрудников. Заполнение производится на год, указанный в верхнем левом углу формы (рис. 1).

11.2.1. Неполное рабочее время

Если в настройках кадрового учета было указано, что используется работа на неполной ставке, то имеется возможность настроить график неполного рабочего времени.

Работа в режиме неполного или сокращенного рабочего времени может влиять как на расчет оплаты труда, так и на отражение в отчетности (например, для ПФР или статистической).

При составлении графика неполного рабочего времени можно использовать как вид времени Явка, так и виды времени, специально предусмотренные законодательством для отражения таких режимов работы.

Настройка графиков для неполного рабочего времени в программе

Для создания графика неполного рабочего времени необходимо в настройках кадрового учета установить флажок Используется работа по неполной ставке. Данный флажок позволяет предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени.

Графики работы, которые устанавливаются учреждениям, штатным единицам в штатном расписании, назначаются сотрудникам при приеме на работу или кадровом перемещении, описываются в программе в справочнике Графики работы сотрудников (раздел Настройка - Предприятие - Графики работы сотрудников). График для неполного рабочего времени описывается по тем же правилам, что и график полного рабочего времени (см. статью Настройка графиков для нормальной продолжительности рабочего времени) с учетом следующих особенностей.

При настройке параметров графика необходимо:

1. Установить флажок Неполное рабочее время.

2. Указать вид неполного рабочего времени: Неполный рабочий день или Неполная рабочая неделя.

3. Флажок Считать норму по другому графику:

• установить и указать график полного рабочего времени. Доля неполного рабочего времени при расчете оклада определяется как отношение длительностей рабочей недели графиков неполного рабочего времени и полного рабочего времени. Оплата труда (по дням) в этом случае будет рассчитываться по формуле:

Результат = Тарифная ставка месячная (оклад по дням) * Доля неполного рабочего времени / Норма времени по графику полного рабочего времени (по дням) * Отработано времени (по дням)

• установить и указать график полного рабочего времени. Расчет оклада (по часам) производится с учетом количества часов по графикам в конкретном месяце. Оплата труда (по часам) в этом случае будет рассчитываться по формуле:

Результат = Тарифная ставка месячная (оклад по часам) / Норма времени по графику полного рабочего времени (по часам) * Отработано времени (по часам)

• не устанавливать. Доля неполного рабочего времени при расчете оклада определяется согласно занимаемой сотрудником ставке. Норма времени при расчете определяется, исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени. Оплата труда (по дням) в этом случае будет рассчитываться по формуле:

Результат = Тарифная ставка месячная (оклад по дням) * Доля неполного рабочего времени / Норма времени по графику неполного рабочего времени (по дням) * Отработано времени (по дням).

Пример 1

В учреждении некоторые сотрудники работают по совместительству. Для них устанавливается 20-часовая рабочая неделя: с понедельника по пятницу по 4 рабочих часа. Оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, оклад устанавливается из расчета полного рабочего времени (40-часовой рабочей недели).

Необходимо настроить график работы для совместителей.

1. Раздел Настройка - Предприятие - Графики работы сотрудников.

2. В поле Наименование необходимо указать название графика. В примере - Совместители (20 часов) - рис. 1.

3. В поле Год, за который отображается график работы с помощью кнопок со стрелками необходимо выбрать рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные.

4. Для настройки свойств данного графика работы необходимо нажать на ссылку Изменить свойства графика…, в результате будет вызвана форма Настройка графика работы.

5. В поле Производственный календарь необходимо выбрать необходимый производственный календарь. Данное поле будет доступно, если в учреждении предусмотрено несколько производственных календарей. Это может понадобиться для учреждений, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем). По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием Российская Федерация.

6. В разделе Способ заполнения графика необходимо установить переключатель в положение По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.). Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание с указанием продолжительности работы в часах по каждому выбранному виду времени по дням недели. Если переключатель установлен в таком положение, то по умолчанию свойства графика заполнятся автоматически, и они будут соответствовать графику Пятидневка, который описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье.

7. Флажок При заполнении учитывать праздничные дни установлен по умолчанию. При установленном флажке при заполнении календаря графика учитываются праздничные дни по производственному календарю: продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час.

8. Флажок Неполное рабочее время необходимо установить, т.к. график предусматривает работу в режиме неполного рабочего времени. В результате становятся активными переключатели: Неполный рабочий день, Неполная рабочая неделя, Считать норму по другому графику:

• необходимо установить переключатель Неполный рабочий день, т.к. графиком неполного рабочего времени предусмотрено сокращение продолжительности ежедневной работы на определенное количество рабочих часов во все дни недели (как в примере)
• необходимо установить флажок Считать норму по другому графику и указать график пятидневной 40-часовой рабочей недели, т.к. месячная тарифная ставка для совместителей устанавливается из расчета нормы времени 40 часов в неделю.

Обратите внимание! Флажок Неполное рабочее время, переключатели Неполный рабочий день, Неполная рабочая неделя и флажок Считать норму по другому графику будут доступны в форме Настройка графика работы, если в форме настройки кадрового учета (раздел Настройка - Кадровый учет) установлен флажок Используется работа по неполной ставке. А в разделе Виды времени будут доступны для выбора виды времени, соответствующие неполному рабочему времени.

9. Флажок Суммированный учет рабочего времени устанавливается для тех графиков работы, по которым ведется суммированный учет рабочего времени. В нашем примере флажок устанавливать не нужно. Флажок Суммированный учет рабочего времени появляется, если в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установлен флажок Применение почасовой оплаты. Также если на данной закладке установлен флажок Переработки при суммированном учете времени, то тогда появляется раздел При подсчете переработок определять норму по:. При установке флажка Суммированный учет рабочего времени переключатели Производ. календарю (установлен по умолчанию), Данным этого графика, Данным другого графика становятся активными, и в графике можно указать, какая норма используется при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок (раздел Зарплата - Учет времени - Регистрации переработок). В документе Регистрация переработок можно автоматически подсчитать переработки за произвольный период.

10. В разделе Расписание работы необходимо указать продолжительность работы по дням недели в часах. В примере - с понедельника по пятницу по 4 часа.

11. В разделе Виды времени:

• флажок Явка установлен по умолчанию, т.е. график предусматривает работу в дневное время
• флажки Ночные часы, Вечерние часы, Работа в выходные ночью, Перерывы для кормления ребенка устанавливаются в случае, если график предусматривает работу в ночное и/или вечернее время, и часы работы в ночное и/или вечернее время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере, а также, если график предусматривает перерывы в работе для кормления ребенка и часы перерывов для кормления ребенка оплачиваются сотрудникам по среднему заработку. Флажки будут доступны, если аналогичные флажки будут установлены в настройке параметров расчета зарплаты в разделе Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата
• флажок Вахта (флажок будет доступен, если установлен флажок Несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты в разделе Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата) необходимо установить в случае, если график предусматривает работу вахтовым методом.

12. В поле Длительность рабочей недели автоматически подсчитывается продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю) в зависимости от указанных часов явки в расписании работы. В примере продолжительность рабочей недели - 20 часов.

13. Завершение настройки свойств графика работы и автоматическое заполнение календаря графика по выполненным настройкам производится по кнопке ОК. Для сохранения графика необходимо нажать на кнопку Записать.

Рис. 1

14. Автоматически заполненный график работы представлен на рис. 2. Для формирования печатной формы графика работы необходимо нажать на кнопку График работы (рис. 2).

Рис. 2

Сотрудница Мазурова С.С. принята на работу 11.09.2018 г. оператором множительной техники на 0,5 ставки на условиях внешнего совместительства.

Размер оклада (по дням) по этой должности за полную ставку в учреждении составляет 40 000 руб. При приеме на работу Мазуровой С.С. назначен график неполного рабочего времени с нормой по другому графику (рис. 3).

Рис. 3

Сотруднице назначен график неполного рабочего времени с расчетом нормы по другому графику (в примере - пятидневка), в этом случае доля неполного рабочего времени при расчете оклада (по дням) определяется как отношение длительностей рабочей недели этих графиков и составляет 0,5 = 20 часов (длительность рабочей недели графика полного рабочего времени) / 40 часов (длительность рабочей недели графика пятидневки). Т.е. назначенная сотруднице при приеме на работу неполная ставка (0,5) при расчете оклада не оказывает никакого влияния, а носит лишь информационный характер. Оклад сотруднице устанавливается из расчета полного рабочего времени - 40 000 руб.

Сотрудница принята на работу 11.09.2018 г., в связи с этим в сентябре отработала 14 дней. Норма рабочего времени для расчета оплаты за труд сотруднице определяется исходя из графика полного рабочего времени, в сентябре она составляет 20 дней.

Сумма оплаты по окладу (по дням), начисленная за сентябрь, составляет 40 000 руб. * 0,5 / 20 дней * 14 дней = 14 000 руб. (рис. 4)

Рис. 4

Сотрудница Татарина А.О. принята на работу 10.09.2018 г. бухгалтером на 0,5 ставки на условиях внешнего совместительства.

Размер оклада (по часам) по этой должности за полную ставку в учреждении составляет 50 000 руб.

При приеме на работу Татариной А.О. назначен график неполного рабочего времени (рис. 5).

Рис. 5

Сотруднице назначен график неполного рабочего времени с расчетом нормы по другому графику (в примере - пятидневка). Расчет оклада (по часам) производится с учетом количества часов по этим графикам в конкретном месяце. Назначенная сотруднице при приеме на работу неполная ставка (0,5) не будет влиять на расчет оклада, она носит лишь информационный характер. Оклад сотруднице устанавливается из расчета полного рабочего времени - 50 000 руб.

Сотрудница принята на работу 10.09.2018 г., в связи с этим в сентябре отработала 60 часов. Норма рабочего времени для расчета оплаты за труд сотруднице определяется исходя из графика полного рабочего времени, в сентябре она составляет 160 дней.

Сумма оплаты по окладу (по часам), начисленная за сентябь, составляет 50 000 руб. / 160 часов * 60 часов = 18 750 руб. (рис. 6).

Рис. 6

Пример 2

Графиком работы для уборщиц в учреждении предусмотрена работа 3 дня в неделю (понедельник, среда, пятница) по 2 часа. В праздничные дни работа не производится, продолжительность работы в предпраздничные дни не сокращается. Оплата уборщицам производится из расчета 22 000 руб. за полностью отработанное по «своему» графику работы время. Необходимо настроить график работы для уборщиц.

График работы описывается в справочнике Графики работы сотрудников. График для уборщиц описывается по тем же правилам, что и в примере 1, но с учетом следующих особенностей: необходимо установить переключатель Неполная рабочая неделя, поскольку в примере рабочими являются только три дня при пятидневной рабочей недели (рис. 7), а флажок Считать норму по другому графику устанавливать не нужно, т.к. норма времени при расчете определяется исходя из количества рабочих дней и часов по «своему» графику.

Рис. 7

При автоматическом заполнении графика продолжительность работы в предпраздничные дни сокращается на 1 час, так как установлен флажок При заполнении учитывать праздничные дни. По условиям примера продолжительность работы в предпраздничные дни для уборщиц не сокращается, т.е. составляет 2 часа. При необходимости в графике предпраздничные дни скорректировать вручную, то есть 1 час заменить на 2. В примере корректировать график не нужно, т.к. по графику предпраздничный день - выходной. Заполненный календарь графика представлен на рис. 8. Для формирования печатной формы графика работы необходимо нажать на кнопку График работы (рис. 8).



Рис. 8

Сотрудница Епишева М.А. принята на работу 03.09.2018 г. уборщицей на 0,5 ставки. При приеме на работу ей назначен График уборщиц. Размер оклада (по дням) по этой должности за полную ставку в учреждении составляет 22 000 руб. (рис. 9).



Рис. 9

Сотруднице назначен график неполного рабочего времени с расчетом нормы поэтому же графику, в этом случае доля неполного рабочего времени при расчете оклада (по дням) определяется согласно занимаемой сотрудницей ставке. Оклад сотруднице устанавливается за полную ставку - 22 000 руб.

По графику сотрудницы на сентябрь 2018 г. приходится 12 рабочих дней, весь сентябрь 2018 г. сотрудница отработала полностью.

Сумма оплаты по окладу (по дням), начисленная за сентябрь, составляет 22 000 руб. * 0,5 / 12 дней * 12 дней = 11 000 руб. (рис. 10).



Рис. 10

11.2.2. Ночные и вечерние часы

В настройках состава начислений и удержаний можно выбрать возможность оплачивать ночные или вечерние часы. Тогда можно запланировать в графике работу в такие часы наряду с работой в дневное время (явкой). При этом часы работы в дневное время (явку) следует указывать без учета ночных и вечерних часов.

Если работа в ночное или вечернее время случается во внеплановом порядке и нет возможности заранее ее предусмотреть в графике, то факт такой работы можно отразить с помощью табеля (рассмотрен далее).

Расчет доплаты за работу в ночные и вечерние часы рассмотрен в главе 15 «Расчет зарплаты и взносов».

11.2.3. Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка

Если в настройках состава начислений и удержаний была выбрана возможность оплачивать дополнительные перерывы для кормления ребенка, то появляется возможность запланировать такие перерывы в графике.

В этом случае сотрудникам, работающим на таком графике, за указанное количество часов будет автоматически начислена оплата, рассчитанная по среднечасовому заработку.

Фактическое предоставление таких перерывов можно отражать также и в табеле.

Расчет такой оплаты рассмотрен в главе 15 «Расчет зарплаты и взносов».

11.2.4. Другие виды времени

В течение месяца или даже рабочего дня сотрудники с повременной оплатой труда могут выполнять работы, которые оплачиваются по разным ставкам, например:

■ у водителей – время, проведенное в рейсе, и время подготовки к рейсу;

■ у сотрудников, работающих вахтовым методом, – время, проведенное на вахте и на «базе».

В связи с этим помимо предусмотренных в поставке программы видов времени, которые можно запланировать в графике работы (явка, ночные, вечерние, перерывы для кормления), имеется возможность описать и запланировать собственные виды времени, использующиеся на предприятии.

Для этого в настройках расчета зарплаты должно быть указано, что на предприятии используется несколько видов времени в графике работы.

Все виды времени описываются в классификаторе Виды рабочего времени, в который можно добавить и собственные. При этом в графике работы можно запланировать только те виды времени, в качестве основного вида времени в которых указан один из перечисленных выше, а также поставляемый вид Вахта.

В поставке программы классификатор уже заполнен некоторыми видами использования времени, в том числе теми, которыми обозначаются отсутствия сотрудников. Для каждого вида времени заполнено краткое обозначение (код), посредством которого этот вид выводится в печатные формы и вводится в рассмотренные далее документы. При необходимости его можно изменить.

Для начисления оплаты за собственные виды времени недостаточно добавить их в классификатор видов времени. Необходимо также настроить начисления для их оплаты, в которых следует использовать поставляемые показатели времени. Подробнее см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний».

11.2.5. Индивидуальные графики

В некоторых случаях предусмотренный для сотрудников график работы может быть краткосрочно изменен. Например, при сменной работе может потребоваться на определенный месяц заранее поменять некоторым сотрудникам местами выходные и рабочие дни.

Для отражения таких ситуаций в программе предусмотрен документ Индивидуальный график. После его регистрации норма времени будет определена по его данным, а не по общему графику, назначенному сотруднику.

Оформление индивидуального графика работы в программе

Для ввода отдельного специального графика сотрудника на определенный месяц в программе предусмотрен документ Индивидуальный график. Он может использоваться, например, для планового переноса выходных дней на рабочие и наоборот, если у сотрудника нет определенного, установленного графика, т.е. ежемесячно меняются рабочие дни. Фактически документ служит для того, чтобы при частой смене графиков работы избежать необходимости создания множества кадровых приказов о перемещении.

1. Раздел Зарплата – Индивидуальные графики.
2. Кнопка Создать.
3. В поле Месяц необходимо выбрать месяц изменения планового объема рабочего времени (рис. 1).
4. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой вводится индивидуальный график работы.
5. В поле Дата необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе.
6. В поле Данные за необходимо выбрать период, за который составляется график – Текущий месяц (устанавливается по умолчанию) или Произвольный период. Поля С и Позаполняются автоматически.
7. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при заполнении табличной части документа по кнопке Подбор будут доступны для выбора сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату документа. При использовании кнопки Заполнитьтабличная часть заполнится списком сотрудников выбранного подразделения.
8. Если на одну дату необходимо ввести несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы и т.п.) и каждый вид указывается в отдельной строке, то количество таких строк задается в поле Максимальное количество видов времени на одну дату (по умолчанию – 2).
9. Табличную часть можно заполнить автоматически по кнопке Заполнить или по кнопке Подбор. Табличная часть по каждому сотруднику автоматически заполняется буквенными обозначениями из классификатора видов использования рабочего времени (раздел Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы (раздел Настройка – Графики работы сотрудников), присвоенному сотруднику кадровыми документами, для всех дней месяца (Я 8, Н 4, В и т.п.). При необходимости заполненный список сотрудников можно отсортировать по Ф.И.О. (кнопка Еще – Сортировать по возрастанию) (рис. 1). Плановый объем рабочего времени (виды времени и количество часов) сотрудника корректируется вручную. Для удобства программа позволяет при вводе количества часов выбрать необходимый вид времени из предложенного списка (рис. 1). Обратите внимание, при заполнении индивидуального графика работы не все виды времени из классификатора доступны для выбора, т.к. документ предназначен для ввода информации именно о планируемом режиме работы сотрудника на месяц. Так, например, в документе не указываются периоды отпусков, больничных, командировок (на момент составления графика работы информации о них еще может не быть). Все отклонения от графика следует регистрировать специальными документами отсутствия (Отпуск, Больничный лист, Командировка, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и т.п.).
   

При указании в индивидуальном графике таких видов времени, как Ночные часы (Н), Перерывы для кормления ребенка (КР), соответствующие начисления рассчитываются сотрудникам автоматически при начислении заработной платы (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов). Время перерывов для кормления ребенка не рекомендуется указывать в индивидуальном графике сотрудника, т.к. есть ряд особенностей (например, должен быть сделан перевод сотрудника на почасовую оплату труда). Подробнее о начислении оплаты дополнительных перерывов для кормления ребенка смотрите здесь. Подробнее о начислении доплаты за работу в ночное время смотрите здесь.

Если указать часы работы в день государственного праздника отдельно для дневного (Я 8), ночного (Н 4) и вечернего времени (ВЧ 2), при начислении заработной платы (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) в зависимости от указанного количества часов для каждого вида времени автоматически рассчитается соответствующая доплата за работу в праздничные дни в одинарном размере (Доплата за работу в праздничные дни (дневное время), Доплата за работу в праздничные дни (ночное время), Доплата за работу в праздничные дни (вечернее время)). Подробнее о начислении оплаты за работу в праздничный день в одинарном размере (по графику работы праздничный день – рабочий) смотрите здесь.

Обратите внимание! Если работа в праздничный (выходной) день для сотрудника не предусмотрена графиком работы, т.е. она не плановая, то для регистрации соответствующего факта необходимо воспользоваться документом Работа в выходные и праздники (раздел Зарплата – Работа в выходные и праздники) или Табель(раздел Зарплата – Табели). Подробнее о начислении оплаты за работу в праздничные и выходные дни смотрите здесь. Часы сверхурочной работы вводятся в документ Работа сверхурочно (раздел Зарплата – Работа сверхурочно) или Табель (раздел Зарплата – Табели). Подробнее о начислении оплаты за сверхурочную работу смотрите здесь.

1. Кнопка Провести. В результате проведения норма времени в заданном периоде будет рассчитана по данным документа Индивидуальный график, а не по графику сотрудника, указанному в кадровых документах. На одного сотрудника может быть введен только один документ Индивидуальный график в течение расчетного периода.

Документ Индивидуальный график можно исправить в любом периоде, сохранив первоначальную и новую версии по ссылке Исправить. По исправленным данным можно пересчитать связанные документы.

1. >

   Рис. 1

Пример

Леонов С.В. работает в Государственном учреждении культуры «Театральный центр»в должности охранника с окладом 30 000 руб. пропорционально отработанным часам. Сотрудник трудится по графику «1/2» в режиме суммированного учета рабочего времени с продолжительностью 12 часов (с 22:00 до 10:00). Локальным нормативным актом организации предусмотрено, что перерасчет месячного оклада в часовую ставку производится исходя из месячной нормы рабочего времени по графику сотрудника. Доплата за работу в ночные часы составляет 20 процентов часовой тарифной ставки.

В связи с болезнью другого охранника Леонову С.В. был изменен график работы на июнь 2018 г., а именно: смена в ночь с 10 на 11 июня была сдвинута на сутки и пришлась в ночь с 11 на 12 июня.

Необходимо учесть измененное рабочее время сотрудника и начислить заработную плату за июнь 2018 г.

Выполняются следующие действия:

1. >

   Изменение графика работы сотрудника.

2. >

   Начисление и расчет зарплаты сотрудника.

Изменение графика работы сотрудника

Леонову С.В. при приеме на работу был назначен график работы, указанный на рис. 2.

Рис. 2

В связи с болезнью другого охранника Леонову С.В. в июне 2018 г. изменен график работы, а именно: смена в ночь с 10 на 11 июня была сдвинута на сутки и пришлась в ночь с 11 на 12 июня. Для изменения планового рабочего времени сотрудника на июнь можно воспользоваться документом Индивидуальный график (рис. 3). В результате плановое время для Леонова С.В. за этот месяц будет определяться не по графику работы организации, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью этого документа.

Рис. 3

Начисление и расчет зарплаты сотрудника

Начисление и расчет зарплаты сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов). При заполнении документа в табличную часть на закладке Начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотруднику в плановом порядке, включая доплату за работу в ночное время. Поскольку часть рабочей смены Леонова С.В. пришлась на день государственного праздника (12 июня), ему начисляется доплата за работу в праздничные дни (рис. 4).

По условию примера Леонов С.В. работает с окладом 30 000 руб. пропорционально отработанным часам. Исходя из данных введенного индивидуального графика норма рабочего времени сотрудника за июнь не изменилась. В июне 2018 г. Леонов С.В. отработал 120 часов, из них: ночные – 80 (6 часов в праздничный день) и дневные – 40 (4 часа в праздничный день).

Оплата по окладу (по часам) составляет 30 000 руб.

Доплата за работу в ночное время составляет: 30 000 руб. / 120 часов * 20% * 80 часов = 4 000 руб.

Доплата за работу в праздничные дни (дневное время) составляет: 30 000 руб. / 120 часов * 4 часа = 1 000 руб.

Доплата за работу в праздничные дни (ночное время) составляет: 30 000 руб. / 120 часов * 6 часов = 1 500 руб.

Рис. 4

11.3. Работа в выходные и праздничные дни

При работе сотрудников в праздничный или выходной день возможны две ситуации:

■ работа выполняется по приказу вне графика работы сотрудника;

■ рабочий день по графику сотрудника пришелся на государственный праздник.

Если в настройках состава начислений и удержаний выбрана возможность регистрировать и оплачивать работу в праздничные и выходные дни, то для отражения этих ситуаций в программе становятся доступны, соответственно:

■ документ Работа в выходные и праздники, которым регистрируется сам факт внеплановой работы в выходной или праздничный день. Оплата такой работы производится при последующем начислении зарплаты посредством начислений Оплата работы в праздничные и выходные дни или Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты (если предоставляются отгулы);

■ начисление Доплата за работу в праздничные дни (дневное время), которое автоматически выполняется при начислении зарплаты, если рабочее время по графику сотрудника (общему или индивидуальному) попадает на праздник. Если используется работа в ночное или вечернее время, то создаются также отдельные начисления для их оплаты в праздник.

Расчет оплаты и доплаты за работу в праздники и выходные рассмотрен в главе 15 «Расчет зарплаты и взносов».

11.4. Работа сверхурочно

Для регистрации сверхурочной работы, которая оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы – не менее чем в двойном размере, в программе предусмотрен документ Работа сверхурочно. Он доступен, если возможность оплаты сверхурочной работы выбрана в настройках состава начислений и удержаний.

Документом регистрируется сам факт сверхурочной работы. Оплата такой работы производится при последующем начислении зарплаты посредством начислений Оплата сверхурочных часов или Оплата сверхурочных часов без повышенной оплаты (если предоставляются отгулы).

Расчет этих начислений рассмотрен в главе 15 «Расчет зарплаты и взносов».

11.5. Регистрация переработок

При суммированном учете рабочего времени нормальная продолжительность рабочего времени устанавливается в целом на учетный период (год, квартал и т. п.).

При этом возможны ситуации, когда сотрудники перерабатывают сверх предусмотренной для учетного периода нормы. Такое сверхурочное время при суммированном учете называют переработками.

Для расчета и регистрации таких переработанных часов в программе предназначен документ Регистрация переработок. Он доступен, если в настройках состава начислений и удержаний выбрана соответствующая возможность.

После заполнения и регистрации документа зарегистрированные часы переработок будут оплачены при начислении зарплаты за последний месяц учетного периода. Для этого предусмотрено начисление Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени. Его расчет рассмотрен в главе 15 «Расчет зарплаты и взносов».

Примечание

В документе Увольнение имеется возможность при увольнении сотрудника оплатить часы, переработанные после окончания последнего оплаченного учетного периода.

11.6. Уточнение фактически отработанного времени

Не всегда имеется возможность точно запланировать, сколько именно часов (и какого именно вида времени) сотрудники будут работать.

Кроме того, фактическое рабочее время на предприятии может учитываться отдельно выделенными для этой задачи сотрудниками – табельщиками.

Для таких случаев в программе предусмотрен документ Табель. С его помощью можно уточнить количество отработанных часов, изначально предусмотренных графиком работы, зарегистрировать ночные, праздничные, сверхурочные часы и собственные виды времени.

Кроме того, им можно зарегистрировать и время неявки сотрудника. Однако, несмотря на это, для оплачиваемых неявок в программу обязательно следует вводить рассмотренные ранее документы (отпуска, больничные и т. п.), чтобы рассчитать и начислить за это время оплату. Табель следует вводить после ввода всех таких первичных документов и до окончательного начисления зарплаты.

Примечание

Табелем не предполагается регистрация рабочих дней вместо выходных, предусмотренных графиком, и наоборот. Такое изменение режима работы следует согласовывать с сотрудниками заранее и планировать на очередной месяц (например, с помощью индивидуального графика). Или же оплачивать внеплановую работу в выходной в повышенном размере и регистрировать ее именно как работу в выходной, а не обычную явку.

Если же на предприятии не принята такая дисциплина ведения учета рабочего времени, то в настройках расчета зарплаты имеется возможность отключить проверку соответствия фактического времени плановому.

Использование табеля предполагается и в том случае, если на предприятии ведется учет по особым условиям труда (см. раздел 3.4.1 «Условия труда») или территориям выполнения работ (см. раздел 3.1.2 «Территории выполнения работ»).

В этом случае вид табеля изменяется. Редактирование времени в табеле производится в отдельной форме, которая открывается по щелчку в ячейке. При этом имеется возможность регистрировать работу на разных территориях или в разных условиях работ в течение одного дня.

11.6.1. Документ «Данные для расчета зарплаты»

Помимо табеля, фактически отработанное время в программе можно регистрировать документами Данные для расчета зарплаты, предварительно настроив требуемый Шаблон ввода исходных данных. В шаблоне следует отметить виды времени, которые требуется регистрировать. Зарегистрированное документом время полностью заменяет собой время, запланированное в графике.

Эту возможность удобно использовать, например, если предполагается ввод данных пользователем, ответственным за учет определенного вида времени. Например, старший по торговому залу вводит данные о времени работы сотрудников в зале и на кассе.

Также с помощью этого документа возможен ввод времени сводно. Для этого при настройке шаблона следует установить флажок В целом за период. В таком случае в документе можно будет вводить количество дней и часов в целом за выбранный месяц, без детализации по дням.

Организация учета рабочего времени в программе 

Для учета фактического использования рабочего времени программа поддерживает две методики:

• метод «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы). Отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (например, сверхурочные, работа в выходные дни и праздники), так и уменьшать, если у сотрудника были неявки – невыходы на работу
• метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов – отклонений, ведется регистрация фактически использованного времени.

Плановое рабочее время фиксируется в графиках работы учреждения, которые назначаются сотрудникам в кадровых документах (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения):

1. Прием на работу.
2. Прием на работу списком.
3. Кадровый перевод.
4. Кадровый перевод списком.
5. Изменение графика работы списком.

Графики работы учреждения описываются в справочнике Графики работы (раздел Настройка – Графики работы сотрудников). В программе имеется возможность описывать произвольное количество самых разнообразных графиков работы: для пятидневной недели, сменного режима работы; для нормального, неполного или сокращенного рабочего времени (подробнее о настройке графиков работы – см. материалы раздела Настройка графиков работы).

Наряду с общим графиком, сотруднику может быть введен оперативный индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время за этот месяц будет определяться не по графику работы учреждения, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа Индивидуальные графики(раздел Зарплата – Учет времени - Индивидуальные графики).

Отклонения от графика работы по причине неявок фактически регистрируются документами – отклонениями в разделах Зарплата и Кадры (Больничный лист, Отсутствие с сохранением оплаты, Оплата дней ухода за детьми-инвалидами, Отпуск, Командировка и т.д.).

Для целей учета использования времени при расчете зарплаты производится настройка учета времени по начислениям. Для видов начислений, время по которым должно отражаться в табеле учета рабочего времени, устанавливается вид учета времени (За работу полную смену в пределах норм времени, За работу неполную смену в пределах норм времени, За работу сверх нормы времени, Дополнительная оплата за уже оплаченное время) и присваивается вид времени по классификатору использования рабочего времени (справочник Виды использования рабочего времени (раздел Настройка – Классификатор – Виды рабочего времени). На закладке Приоритет указывается, какие начисления должны выполняться вместо текущего или указываются начисления, вместо которых выполняется текущее. Например, для оплаты по окладу приоритетными являются начисления за время отпуска, командировки, болезни и т.п. А для оплаты за время ежегодного отпуска приоритетными будут начисления за периоды болезни. Для видов начислений, включенных в поставку программы, настройки, необходимые для учета времени, уже выполнены.

В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам, нежели неявки и сверхурочная работа (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа Табель (раздел Зарплата – Учет времени – Табели).

Для регистрации отработанных дней (часов) по разным видам времени можно также использовать документы из раздела Данные для расчета зарплаты (раздел Зарплата – Данные для расчета зарплаты). Возможность вводить данные для расчета зарплаты появляется после описания шаблонов ввода исходных данных (раздел Настройка – Шаблоны ввода исходных данных). Вид документа определяется тем, как настроен соответствующий шаблон. Настройка шаблона для ввода исходных данных позволяет определить вид и функциональность данных документов, с помощью которых по этому шаблону можно вводить данные об отработанном или неотработанном времени. Например, для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельные работы (раздел Зарплата – Данные для расчета зарплаты) и т.п.

Общая схема учета рабочего времени в программе выглядит следующим образом:

1. Вводится информация о плановом объеме рабочего времени сотрудника (норме времени и расписании работы сотрудника):
   • описывается график работы сотрудника
   • при необходимости вводится индивидуальный график на месяц.
2. Вводится информация о фактическом объеме рабочего времени сотрудника:
   • все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и т.п.)
   • работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами (Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно)
   • регистрация специальных случаев (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т.п.) производится документами Данные для расчета зарплаты
   • при необходимости вводится документ Табель.
3. Формируется печатная форма табеля № Т-13, отражающая всю введенную информацию, для проверки, утверждения, печати и т.д.
4. По введенным данным начисляется заработная плата.

Рассмотрим два варианта учета рабочего времени:

1. Организация учета рабочего времени методом "отклонений".
2. Организация учета рабочего времени методом "сплошной регистрации".

Организация учета рабочего времени методом «отклонений»

Для учета рабочего времени в программе используется метод «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы и т.п.).

Рассмотрим примеры учета фактически отработанного времени методом «отклонений»:

• учет фактически отработанного времени с использованием общего графика и зарегистрированных отклонений
• учет фактически отработанного времени с использованием индивидуального графика и зарегистрированных отклонений.

Учет фактически отработанного времени с использованием общего графика и зарегистрированных отклонений

Пример

Правилами внутреннего трудового распорядка в учреждении установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов. В сентябре 2018 г. сотрудник учреждения Салогуб Т.Л. находился в отпуске за свой счет с 24 по 28 сентября.

Необходимо определить фактически отработанное время сотрудника за сентябрь 2018 г.

Для установленного в учреждении режима работы в справочнике Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников) описан соответствующий график работы (рис. 1).

Рис. 1

График работы назначен сотруднику при регистрации приема на работу – в документе Прием на работу (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) – рис. 2.

Рис. 2

Период нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы регистрируется в программе с помощью документа Отпуск без сохранения оплаты (раздел Зарплата– Отпуска без сохранения оплаты). С помощью документа оформляется приказ о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6 (или № Т-6а) – рис. 3.

Рис. 3

Начисление заработной платы за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) – рис. 4.

Для автоматического заполнения документа Начисление зарплаты и взносов необходимо нажать кнопку Заполнить или кнопку Подбор для выбора одного или нескольких конкретных сотрудников.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты и взносов автоматически определяется фактически отработанное время, за которое начисляется оплата.

В сентябре 2018 г. Салогуб Т.Л. отработал 15 дней при норме 20 дней (5 дней сотрудник находился в отпуске без сохранения зарплаты).

Оплата по окладу составит: 37 200 руб. / 20 дней * 15 дней = 27 900 руб.

Рис. 4

Фактически отработанное время определяется как количество дней и часов по графику сотрудника, приходящихся на фактический период действия начисления. Фактический период действия начисления формируется с учетом приоритета начислений.

Оплата труда сотрудника производится исходя из месячного оклада пропорционально отработанным дням. Этой форме оплаты труда в программе соответствует вид расчета Оплата по окладу (раздел Настройка – Начисления). Вид начисления Отпуск за свой счет является приоритетным начислением для вида расчета Оплата по окладу – рис. 5.

Рис. 5

Учет фактически отработанного времени с использованием индивидуального графика и зарегистрированных отклонений

Пример

В учреждение принят на работу сотрудник Мазко Д.А. на должность разнорабочего с окладом 26 000 руб. пропорционально отработанным часам и доплатой за работу в ночные часы в размере 20 процентов часовой тарифной ставки. Работа сотрудников производится по сменному графику сутки через двое в три бригады. Начало смены в 6.00, окончание – в 6.00 следующих суток. В сентябре 2018 г. сотрудник Мазко Д.А. по своему графику работы должен был отработать 10 рабочих смен: 1, 4, 7, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28 сентября. В связи с необходимостью замены другого сотрудника, с 20 сентября Мазко Д.А. переведен на другой график. Фактически Мазко Д.А. отработал 9 смен: 1, 4, 7, 10, 13, 16, 19, 20, 23 сентября. С 25 сентября 2018 г. сотрудник заболел.

Необходимо определить фактически отработанное сотрудником время за сентябрь 2018 г.

Для установленного для сотрудника режима работы в справочнике Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников) описан соответствующий график работы (рис. 1).

Рис. 1

График работы назначен сотруднику при регистрации приема на работу в документе Прием на работу (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) на закладке Главное(рис. 2).

Рис. 2

В связи с отпуском другого разнорабочего, для Мазко Д.А. на сентябрь 2018 г. был запланирован другой график работы: 1, 3, 4, 7, 10, 13, 16, 19, 20, 23, 26, 29 всего 12 рабочих смен.

В настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) можно настроить подсчет нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца. Возможен выбор из двух вариантов (рис. 3):

• Исходя из графиков работы до и после изменения. Назначить сотруднику график другого сотрудника в этом случае можно с помощью следующих документов: Изменение графика работы списком (раздел Кадры – Изменение графиков работы списком), Кадровый перевод, Кадровый перевод списком (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения)
• Исходя из индивидуального графика работы, назначенного сотруднику с помощью документа Индивидуальный график (раздел Зарплата – Учет времени – Индивидуальные графики).

Рис. 3

1 вариант – Исходя из графиков работы до и после изменения.

Зарегистрировать изменение графика работы Мазко Д.А. с 20 сентября на график работы замещаемого сотрудника, например, с помощью документа Кадровый перевод (рис. 4).

Рис. 4

С 25 сентября 2018 г. сотрудник заболел, о чем сообщил по телефону. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников – Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)) - рис. 5.

Рис. 5

Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) - рис. 6.

При расчете заработной платы Мазко М.А. за сентябрь оплата за отработанное время рассчитывается с учетом перевода сотрудника на другой график работы и с учетом того, что он заболел. Оклад сотрудника составляет 26 000 руб. В сентябре 2018 г. по своему графику сотрудник отработал 1, 4, 7, 10, 13, 16, 19 (148 часов, из них 50 ночных часов), по графику другого сотрудника – 20, 23 сентября (44 часа, из них 16 ночных часов). Норма времени за сентябрь по графику работы самого сотрудника - 220 часов, норма по графику работы замещаемого сотрудника - 220 часов). Оплата за отработанное время составляет:

• за период с 01.09.2018 г. по 19.09.2018 г.: 26 000 руб. / 220 часов * 148 часов = 17 490,91 руб.
• доплата за ночные часы: 26 000  руб. / 220 часов * 20% * 50 часов = 1 181,82 руб.
• за период с 20.09.2018 г. по 30.09.2018 г.: 26 000 руб. / 220 часов * 44 часа = 5 200 руб.
• доплата за ночные часы: 26 000 руб. / 220 часов * 20% * 16 часов = 378,18 руб.

Рис. 6

2 вариант – Исходя из индивидуального графика работы.

Индивидуальный график работы сотрудника за сентябрь 2018 г. вводится с помощью документа Индивидуальный график (раздел Зарплата – Учет времени – Индивидуальные графики) - рис. 7. Для автоматического заполнения документа необходимо нажать на кнопку Заполнить. Так как в примере ранее был введен документ Кадровый перевод (рис. 4), индивидуальный график заполняется данными согласно графику работы сотрудника, назначенному ему при приеме на работу (с 01.09.2018 г. по 19.09.2018 г.), и замещаемого сотрудника (с 20.09.2018 г. по 30.09.2018 г.). Если бы ранее не был создан документ Кадровый перевод, то документ заполнился бы данными графика работы сотрудника, назначенным ему при приеме на работу, а далее график корректируется вручную.

Рис. 7

Начисление заработной платы за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) – рис. 8.

Для автоматического заполнения документа Начисление зарплаты и взносов необходимо нажать кнопку Заполнить или кнопку Подбор для выбора одного или нескольких конкретных сотрудников.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты и взносов автоматически определяется фактически отработанное время, за которое начисляется оплата.

Оплата по окладу равна: 26 000 руб. / 236 часов * 192 часа = 21 152,54 руб.

Доплата за ночные часы равна: 26 000 руб. / 236 часов * 20% * 66 часов =  1 454,24 руб.

Рис. 8

Организация учета рабочего времени методом «сплошной регистрации»

Для учета рабочего времени в программе используется метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

Пример

В учреждение принят на работу сотрудник Ревин Л.С. на должность вахтера с окладом 21 500 руб. пропорционально отработанным часами доплатой за работу в ночные часы в размере 20 процентов часовой тарифной ставки. Работа вахтеров производится по сменному графику сутки через двое в три бригады. Начало смены в 6.00, окончание – в 6.00 следующих суток. В сентябре 2018 г. сотрудник Ревин Л.С. по своему графику работы должен был отработать 10 рабочих смен: 1, 4, 7, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28 сентября. В связи с необходимостью замены другого сотрудника Ревин Л.С. фактически отработал 11 смен: 1, 4, 7, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28, 30 сентября.

Необходимо определить фактически отработанное сотрудником время за сентябрь 2018 г.

Для установленного для сотрудника режима работы в справочнике Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников) описан соответствующий график работы (рис. 1).



Рис. 1

График работы установлен сотруднику при регистрации приема на работу в документе Прием на работу (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) – рис. 2.

Рис. 2

В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам (например, по причине подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документаТабель (раздел Зарплата – Учет времени – Табели). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельные работы (раздел Зарплата – Данные для расчета зарплаты) и т.п.

Если в программе в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) установлен флажок Проверять соответствие фактического времени плановому, то документ Табель (если есть отклонение от планового) не проведется, появится сообщение, что фактическое рабочее время не соответствует плановому. Поэтому при учете рабочего времени «методом сплошной регистрации» необходимо снять данный флажок (рис. 3).

Рис. 3

По графику сотрудник не должен работать 30 сентября. Но в связи с тем, что другой сотрудник не вышел на работу, Ревину Л.С. пришлось выходить на работу. Фактически отработанное сотрудником за месяц время регистрируется с помощью документа Табель (рис. 4). Изменение времени в табеле производится в специальной форме Форма редактирования дня, которая открывается при двойном щелчке мыши по ячейке со значением для одного из дней месяца. 30.09.2018 г. Ревин Л.С. отработал 16 часов (из них 2 ночных). Норма рабочего времени по графику работы сотрудника за сентябрь 2018 г. составляет 220 часов. Всего за месяц сотрудник отработал 236 часов (из них 82 часа ночных).

Рис. 4

Начисление заработной платы за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) – рис. 5. Для автоматического заполнения документа Начисление зарплаты и взносов необходимо нажать кнопку Заполнить или кнопку Подбор для выбора одного или нескольких конкретных сотрудников.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты и взносов автоматически определяется фактически отработанное время, за которое начисляется оплата.

Оплата по окладу равна: 21 500 руб. / 220 дней (норма) * 236 часов (отработано) = 23 063,64 руб.

Доплата за ночные часы равна: 21 500 руб. / 220 дней (норма) * 20% * 82 часа = 1 602,72 руб.

Рис. 5

11.7. Отчет «Табель учета рабочего времени»

В программе предусмотрено формирование печатной формы табеля учета рабочего времени по унифицированным формам 0504421 и Т-13.

Отчет строится по данным о плановом графике сотрудника (общем или индивидуальном) и о зарегистрированных отклонениях от графика. Также учитываются данные, зарегистрированные документами уточнения фактически отработанного времени.

Оформление табеля учета рабочего времени в программе

Для формирования табеля по унифицированной форме № Т-13 (ф. 0504421) в программе используется отчет Табель учета рабочего времени Т-13 (Табель учета рабочего времени ф. 0504421) (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13)).

Отчет позволяет получить данные об использовании рабочего времени из следующих объектов программы (в порядке приоритета):

• график работы сотрудника
• индивидуальный график на определенный месяц
• документы, регистрирующие отсутствия, например - Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Командировка и др. А также работу в праздники, выходные, сверхурочно - Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно
• документ Табель.

Табель в отчете можно формировать для каждого подразделения учреждения как отдельный документ (доступно в настройках отчета).

Для сотрудников, использование рабочего времени которых регистрируется документом Табель (раздел Зарплата – Табели), унифицированная форма № Т-13 может быть выведена в виде печатной формы из этого документа. Документ Табель предназначен для ввода фактически отработанного времени сотрудников при необходимости. Табель вводить необязательно. Заполнение документа отличается в зависимости от того, используется ли обособленные территории и/или условия труда или не используются.

Табель имеет приоритет перед другими документами учета фактически отработанного времени (Отпуск, Больничный лист и др.): если введен табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы, следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным данным.

При исправлении документа Табель прошлого периода по ссылке Исправить, сотрудников по которым не вносятся изменения, удалять не нужно. При проведении документ не вносит по ним никаких данных в информационную базу.

Общая схема учета рабочего времени в программе выглядит следующим образом:

1. Вводится информация о плановом объеме рабочего времени сотрудника (норме времени и расписании работы сотрудника):

• описывается график работы сотрудника
• при необходимости вводится индивидуальный график на месяц.

2. Вводится информация о фактическом объеме рабочего времени сотрудника:

• все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и др.)
• работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами (Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно)
• регистрация специальных случаев (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т.п.) производится документами Данные для расчета зарплаты
• при необходимости вводится документ Табель.

3. Формируется печатная форма табеля № Т-13, отражающая всю введенную информацию, для проверки, утверждения, печати и т.д.

4. По введенным данным начисляется заработная плата.

Подробнее об организации учета рабочего времени в программе смотрите в статье Организация учета рабочего времени.

Рассмотрим следующие варианты оформления табеля учета рабочего времени:

1. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод "отклонений".
2. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод "сплошной регистрации".

Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод «отклонений»

Пример

Правилами внутреннего трудового распорядка в учреждении установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов. Сотрудник Ваулис М.В. работает в учреждении с должностным окладом 45 000 руб. пропорционально отработанным часам. В сентябре 2018 г. Ваулис М.В. находился в отпуске без сохранения зарплаты в период с 10 по 12 сентября. Сотрудник отработал в сентябре 136 часов при норме 160 часов.

Учет рабочего времени сотрудников в программе ведется методом «отклонений». Для начисления зарплаты сотрудникам учреждения нет необходимости предварительно оформлять табель учета рабочего времени. Табель принято формировать после начисления зарплаты за месяц.

Необходимо оформить табель учета рабочего времени сотрудника за сентябрь 2018 г.

Согласно условию примера учет рабочего времени ведется методом «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок, сверхурочной работы и т.п.).

Сотрудник Ваулис М.В. с 10.09.2018 г. по 12.09.2018 г. находился в отпуске без сохранения заработной платы.

Период нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы регистрируется с помощью документа Отпуска без сохранения оплаты (раздел Кадры - Отпуска без сохранения оплаты) - рис. 1. С помощью документа Отпуска оформляется приказ о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6 (или № Т-6а).

Рис. 1

В случаях, когда сотрудник не полностью отработал учетный период (месяц) по установленному графику рабочего времени, в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Код причины определяется по виду начисления, которым в программе с помощью соответствующего документа зарегистрировано отклонение от графика работы.

Для автоматического проставления кода в табеле у каждого вида начисления, вытесняющего по той или иной причине рабочее время по графику, на закладке Учет времени в разделе Обозначения в учете времени и стажах указывается, как это начисление следует понимать для целей учета рабочего времени (заполнение поля производится выбором из справочника Виды использования рабочего времени (раздел Настройка – Классификаторы – Виды рабочего времени).

Для вида начисления Отпуск за свой счет (раздел Настройка – Начисления) на закладке Учет времени установлен вид времени с буквенным обозначением в табеле учета рабочего времени ДО «Отпуск неоплачиваемый с разрешения работодателя».

В примере Ваулис М.В. работает в учреждении с должностным окладом 45 000 руб. пропорционально отработанным часам. Сотрудник отработал в сентябре 136 часов при норме 160 часов.

При расчете заработной платы за сентябрь документом Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) оплата за отработанное время рассчитывается с учетом времени отпуска за свой счет. Оплата за отработанное время составляет: 45 000 руб. / 160 часов * 136 часов = 38 250 руб. (рис. 2).

Рис. 2

Для начисления оплаты по окладу пропорционально отработанным часам в программе может быть использован предопределенный вид начисления Оплата по окладу (по часам)(раздел Настройка – Начисления). Для вида начисления Оплата по окладу (по часам) на закладке Учет времени установлен «служебный» вид времени Рабочее время (рис. 3). При этом учитываются все виды рабочего времени, не только Явка.



Рис. 3

В примере табель в учреждении принято формировать после начисления зарплаты за месяц. Табель использования рабочего времени по формы № Т-13 в программе формируется автоматически с помощью отчета Табель учета рабочего времени ф. 0504421 (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате) на основании данных, имеющихся в информационной базе, в которой отражены все отклонения и произведены все начисления за текущий месяц.

1. В поле Период выбирается период, за который необходимо сформировать табель (рис. 4).
2. В поле Исполнитель выбирается сотрудник, формирующий табель.
3. В поле Дата отчета устанавливается дата формирования для печатной формы табеля.
4. Галка В разрезе подразделений устанавливается, если необходимо сформировать табель с группировкой по подразделениям.
5. Галка Выводить явки устанавливается, если в форме табеля необходимо выводить буквенное обозначение явок.
6. В полях Организация, Подразделение, Сотрудник можно произвести отборы по одноименным справочникам.

Рис. 4

При отражении неявок на работу в табеле в нижней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в верхней строке графы остаются пустыми. В примере в графах, соответствующих числам месяца, когда сотрудница находилась в отпуске за свой счет (с 10.09.2018 г. по 12.09.2018 г.), проставляется код ДО - код учета времени, соответствующий отпуску за свой счет. В дни, проработанные по графику, в табеле проставляется код Я - код учета времени, соответствующей явке на работу и продолжительность работы в часах (рис. 4).



Рис. 4

Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод «сплошной регистрации»

Пример

В учреждении работает сотрудник Бойкович Г.А. в должности разнорабочего с окладом 29 000 руб. пропорционально отработанным часам. Для разнорабочих в учреждении установлена 5-дневная 40-часовая рабочая неделя с двумя выходными – суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов. Поскольку графики работы в учреждении могут не соблюдаться по причине взаимной подмены сотрудников на разных отделах, учет рабочего времени ведется методом «сплошной регистрации». В течение месяца табель заполняется вручную ответственным лицом. В начале следующего месяца заполненный табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

В сентябре 2018г. по своему графику работы Бойкович Г.А. должен был отработать 160 часов (20 смен по 8 часов). 20 сентября 2018 г. сотрудник на территории склада № 1 отработал 2 часа, а на территории Склада № 2 – 6 часов (в связи с необходимостью замены другого сотрудника). 21 сентября он отработал на территории Склада № 2 полностью рабочий день (8 часов).

В примере в состав учреждения входят несколько обособленных территорий. При этом сотрудники могут работать в течение дня на нескольких территориях. Для ведения учета различных территорий необходимо в настройке учетной политики учреждения (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика) в разделе Краткосрочные изменения условий труда необходимо установить флажок Использовать обособленные территории.

Отразить работу сотрудника на определенной территории можно кадровыми документами: Прием на работу, Прием на работу списком, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) - рис. 1.



Рис. 1

В программе предусмотрен документ для перемещения сотрудников между территориями – Перемещение между территориями (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения). Данный документ предусмотрен для регистрации изменения территории как временное изменение с указанием даты окончания (не в пределах одного рабочего дня), так и постоянное.

Согласно условию нашего примера 20 сентября 2018 г. Бойкович Г.А. на территории склада № 1 отработал 2 часа, а на территории склада № 2 – 6 часов (в связи с необходимостью замены другого сотрудника). 21 сентября он отработал на территории склада № 2 полностью рабочий день (8 часов). В примере используется оформление табеля методом «сплошной регистрации» и требуется отразить работу сотрудника в течение одного рабочего дня на различных территориях, поэтому используется документ Табель.

Обратите внимание, если в программе в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) установлен флажок Проверять соответствие фактического времени плановому, то документ Табель (если есть отклонение от планового) не проведется, появится сообщение, что фактическое рабочее время не соответствует плановому. Поэтому при учете рабочего времени «методом сплошной регистрации» необходимо снять данный флажок.

Данные табеля вводятся в программу с помощью документа Табель (раздел Зарплата - Табели) - рис. 2.

1. В поле Месяц необходимо выбрать месяц, за который формируется табель учета рабочего времени.
2. В поле Организация указывается учреждение, по которому необходимо заполнить табель.
3. В поле Дата указывается дата формирования табеля.
4. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при заполнении табличной части документа по кнопке Подбор будут доступны для выбора сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату документа. При использовании кнопки Заполнить табличная часть заполнится списком сотрудников выбранного подразделения.
5. В разделе Данные за необходимо выбрать значение, по которому вводятся данные о фактически отработанном времени:
   • Текущий месяц, если необходимо ввести данные в табель за целый месяц (как в примере), тогда в полях с: по: автоматически указывается период формирования табеля: с 01.09.2015 по 30.09.2015;
   • Первая половина месяца, если необходимо ввести данные в табель для расчета заработной платы за первую половину месяца;
   • Вторая половина месяца, если необходимо ввести данные в табель для расчета начислений за вторую половину месяца;
   • Произвольный период, если необходимо ввести данные в табель за произвольный период в пределах месяца.
6. Табличная часть документа заполняется автоматически буквенными обозначениями из справочника Виды использования рабочего времени (раздел Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы и документов отклонений.
7. Кнопка Подбор используется, если необходимо выбрать конкретных сотрудников.
8. Изменение вида времени и количество часов в табеле произведите вручную в специальной форме Форма редактирования дня, которая открывается при двойном щелчке мыши по ячейке со значением для одного из дней месяца. При установке флажка В течение дня работа выполнялась на разных территориях в данной форме можно отразить в течение одного рабочего дня различные территории и количество часов, отработанных на указанных территориях.

Рис. 2

После ввода данных табеля его можно дополнительно распечатать из программы, используя кнопку Печать - Табель учета рабочего времени (504421) (рис. 3).

Рис. 3

При расчете заработной платы сотрудника за месяц фактически отработанное время сотрудником определяется по табелю, т.е. на основании данных, зафиксированных документомТабель и с учетом зарегистрированных отклонений.

Начисление и расчет оплаты за отработанное время производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата - Начисление зарплаты и взносов) - рис. 4.

В данном документе в колонке Терр., условия труда указываются территории, на которых сотрудник работал в течение месяца. При ссылке с названием территорий откроется специальная форма Распределение по территориям и условиям труда, в которой наглядно представлено распределение сумм заработной платы по территориям. Распределение производится пропорционально времени занятости сотрудника на определенной территории.

Бойкович Г.А. сентябрь отработал полностью – 160 часов, из них 14 часов на территории склада № 2 (остальное время – на территории склада №1). Сотрудник работает с окладом 29 000 руб. пропорционально отработанным часам. За отработанное время в сентябрь 2018 г. Бойковичу Г.А. начислено 29 000 руб.:

• на территории склада № 1: 29 000 руб. / 160 часов * 146 часа = 26 462,50 руб.
• на территории склада № 2: 29 000 руб. / 160 часов * 14 часов = 2 537,50 руб.

Рис. 4