ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ВОЗМОЖНОСТЬ "Прием и перевод сотрудников" [ИМЦ Wiki]

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ВОЗМОЖНОСТЬ "Прием и перевод сотрудников"

Функциональное назначение:

Инструкция:

Скачать инструкцию в формате PDF Инструкция с сайта its.1c.ru

1.1. Кадровый учет

Обеспечивается хранение персональных данных физических лиц, необходимых для выполнения регламентированных расчетов и формирования различной отчетности:

■ ФИО, дата рождения, пол;

■ место рождения, гражданство, страховой статус;

■ сведения об инвалидности;

■ регистрационные номера (ИНН и СНИЛС);

■ сведения о документе, удостоверяющем личность, и о неограниченном числе других документов (водительское удостоверение и т. п.);

■ контактная информация разных видов (адреса проживания, прописки, телефоны и т. п.);

■ семейное положение и состав семьи;

■ сведения об образовании, профессиях, научных достижениях;

■ сведения о различных видах стажа (в том числе о северном), предыдущих местах работы, наградах;

■ сведения воинского учета.

При изменении каких-либо данных (ФИО, гражданство и т. п.) предыдущие их значения также сохраняются и учитываются при работе программы. Также для всех документов и справочников имеется возможность вести историю изменений с сохранением предыдущих версий. Такое версионирование дает возможность понять, кто, когда и какие именно изменения производил.

Помимо предопределенной персональной информации в программе можно хранить любую дополнительную информацию (рост, вес, размер одежды и т. п.), присоединять произвольные файлы: фотографию, сканированные копии документов (например, резюме) и т. п.

Программа соответствует требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В частности, реализована возможность регистрации событий, связанных с доступом к персональным данным, а также подготовка печатной формы согласия на обработку персональных данных.

Программа позволяет регистрировать (оформлять) различные события по движению кадров:

■ прием сотрудника на работу (заключение трудового договора), в том числе по совместительству, и печать соответствующего приказа по унифицированной форме Т-1 или Т-1а, а также печать типовой формы трудового договора;

■ кадровый перевод сотрудника (изменение условий труда), например, перемещение в другое подразделение, и печать соответствующего приказа по унифицированной форме Т-5 или Т-5а;

■ увольнение сотрудника (прекращение трудового договора) и печать соответствующего приказа по унифицированной форме Т-8 или Т-8а.

Имеется возможность зарегистрировать перевод сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия, в другую, учет по которой также ведется в программе. Такой перевод оформляется одним документом программы, позволяющим зарегистрировать сопутствующие переводу документы (приказы об увольнении и о приеме и т. п.) и распечатать соответствующий пакет документов (согласование перевода, приказы об увольнении и приеме и т. п.).

По введенным в программу данным можно сформировать личную карточку сотрудника по унифицированной форме Т-2, частично заполненную автоматически, а также учетную карточку научного работника по унифицированной форме Т-4 и карточку-справку по форме 0504417. Список сотрудников предприятия с различным набором информации о них можно сформировать с помощью одноименного отчета.

Программа позволяет зарегистрировать приказ о выполнении дополнительной работы в связи с совмещением должностей (замещением отсутствующего сотрудника, расширением должностных обязанностей), сформировать соответствующую печатную форму, а также печатную форму дополнительного соглашения к трудовому договору.

Все макеты типовых печатных форм можно отредактировать на уровне пользователя (например, изменить шрифт, вставить рисунок или логотип), и в последующем они будут формироваться с учетом внесенных изменений.

Реализовано ведение воинского учета сотрудников и работы по бронированию с формированием всей необходимой отчетности для военкоматов в соответствии с действующим законодательством.

Помимо трудовых отношений программа позволяет вести учет работ по договорам гражданско-правового характера. Также поддерживается учет физических лиц, не являющихся сотрудниками предприятия, в том числе получающих доход.

Поддерживается ведение штатного расписания организаций и истории его изменения. При этом для подразделений и должностей можно указать даты формирования (включения в штатное расписание) и расформирования (исключения из штатного расписания). По введенным в программу данным можно сформировать унифицированную печатную форму штатного расписания Т-3, а также построить различные отчеты по штатному расписанию (например, для анализа его соблюдения).

Глава 5. Учет кадров и формирование фонда оплаты труда

Основным объектом учета, в том числе кадрового, в программе является сотрудник. Под сотрудниками в программе понимаются как работники, с которыми оформлены трудовые отношения (трудовой договор), так и договорники – подрядчики и авторы, с которыми оформлены гражданско-правовые отношения (договор на выполнение работ или оказание услуг, договор авторского заказа). Список сотрудников ведется в одноименном справочнике.

В программе регистрируются кадровые приказы, имеется возможность формирования их унифицированных печатных форм. В приказах указываются все условия труда сотрудников, в том числе условия его оплаты.

5.1. Сотрудники

С одним и тем же человеком может быть заключено несколько трудовых договоров – как одновременно (т. е. оформлено совместительство, при этом не только в разных организациях, но и внутри одной), так и последовательно (человек уволился из организации и через некоторое время был принят на работу вновь).

При этом информация о человеке как о личности (о «физическом лице», т. е. его персональные данные, такие как ФИО, пол, возраст и т. п.) не зависит от того, сколько трудовых договоров и на каких условиях с ним заключено. А информация о человеке как о сотруднике (место, условия работы, размер оклада, начисленной и выплаченной зарплаты и т. п.) будет отличаться для одного и того же человека в зависимости от конкретного трудового договора.

В программе под сотрудниками понимаются физические лица (люди), с которыми у организации может быть заключен один конкретный трудовой договор в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Если с одним и тем же человеком организация заключает, например, два трудовых договора, то в программе этот человек должен быть представлен двумя сотрудниками. Это позволит получать информацию о человеке как сотруднике по каждому такому договору отдельно (строить отчеты по начислениям в разрезе таких сотрудников и т. п.).

Наименования (представление) этих сотрудников в программе могут отличаться, что удобно для их поиска, выбора, получения информации по ним. При этом настоящие фамилия, имя и отчество человека хранятся отдельно и одинаковы для обоих таких сотрудников. Отдельно в специальном справочнике физических лиц хранится и вся остальная персональная информация о человеке, его личные данные.

Такой принцип хранения информации в программе связан не только с тем, что не требуется заново вводить персональные данные сотрудника при повторном оформлении трудового договора, а при изменении вносить их в нескольких местах. Другая причина, например, в том, что согласно Налоговому кодексу РФ налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с учетом всех доходов физического лица у налогового агента (организации), а не отдельно по различным трудовым договорам с этой организацией. Также «сводно» по физическому лицу представляется в органы и отчетность по НДФЛ. Аналогичные положения содержатся в законе о страховых взносах.

Таким образом, каждый человек, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлен отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. При этом одному такому физическому лицу могут соответствовать несколько сотрудников, если с ним было заключено несколько трудовых договоров.

Недопустимо, чтобы в ситуации, когда с одним человеком одной организацией заключено несколько трудовых договоров, этот человек был представлен в программе не только несколькими сотрудниками, но и несколькими различными физическими лицами, что можно назвать «дублированием физических лиц». Такое дублирование приведет к некорректным расчетам НДФЛ и некорректному формированию отчетности.

Помимо трудовых договоров с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т. е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в соответствии с Гражданским кодексом РФ. В программе такие договоры могут быть оформлены также с сотрудником, работающим по трудовому договору. То есть если человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору, то не потребуется регистрировать сотрудника для оформления договора ГПХ.

Примечание

В программе также имеется возможность регистрировать различные доходы сторонних физических лиц, не являющихся сотрудниками или договорниками. Информация о таких лицах заносится только в справочник физических лиц.

5.1.1. Способы создания сотрудников в программе

При добавлении в программу нового сотрудника автоматически создается соответствующее ему физическое лицо, и оно «привязывается» к сотруднику.

$C:\Users\basova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\физлицо1.jpg$

Личные данные человека при этом можно внести в карточку сотрудника, и они сохранятся в справочнике физических лиц. Нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него.

$C:\Users\basova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\физлицо3.jpg$

Если требуется зарегистрировать оформление другого трудового договора с этим человеком, то можно создать нового сотрудника из раздела Работа карточки соответствующего физического лица.

Если же с целью регистрации нового трудового договора (для уже имеющегося в программе физического лица) ввести нового сотрудника непосредственно в справочник сотрудников, то при вводе повторяющихся ФИО программа сообщит, что похожее физическое лицо уже есть в программе, и предложит выбрать его. При выборе произойдет «привязывание» этого физического лица к вводимому сотруднику. Таким образом программа позволит избежать нежелательного дублирования физических лиц.

В карточке сотрудника нет возможности явно указать, что этому сотруднику соответствует определенное, уже ранее созданное физическое лицо, «отвязать» одно физическое лицо и «привязать» другое. Поэтому рекомендуется вводить «повторных» сотрудников из карточки соответствующего физического лица, а непосредственно в справочник вводить сотрудников внимательно, не допуская дублирования физических лиц.

При первой регистрации трудового договора с человеком допускается сначала создать соответствующее физическое лицо, а затем уже из карточки этого физического лица создать сотрудника. Этот способ следует использовать с осторожностью, поскольку он может привести к дублированию физических лиц.

Если дублирование все же было допущено, то объединить карточки физических лиц можно с помощью специального помощника Объединение личных карточек.

$C:\Users\basova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\создание сотр1.1.jpg$

$C:\Users\basova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\создание сотр1.jpg$

$C:\Users\basova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\создание сотр1.2.jpg$

Создания сотрудника недостаточно для регистрации в программе его приема на работу по трудовому договору. Для завершения оформления необходимо ввести документ Прием на работу, указать в нем этого сотрудника и условия его трудового договора. Документ можно ввести непосредственно из карточки сотрудника. Если требуется сформировать приказ по форме Т-1а, то можно оформить прием сразу нескольких сотрудников с помощью документа Прием на работу списком.

Примечание

Оформить в программе массовый прием на работу всех сотрудников, которые уже фактически работают на момент начала использования программы, можно с помощью специального документа Начальная штатная расстановка (в журнале Данные на начало эксплуатации). Он позволяет зарегистрировать основные условия сразу для нескольких сотрудников с определенного месяца. Для сотрудников, прием которых оформлен этим документом, можно уточнить реальную дату приема непосредственно в их карточках.

5.1.2. Карточка сотрудника

При оформлении нового сотрудника в его карточке в первую очередь необходимо указать организацию, с которой оформляется трудовой договор.

$C:\Users\basova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\создание сотр3.jpg$

Примечание

Если трудовой договор оформляется в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, то в карточке указывается головная организация этого подразделения. Само подразделение необходимо будет указать в кадровом приказе.

Непосредственно в карточке указываются основные личные данные: фамилия, имя и отчество, дата рождения, пол, номера ИНН и СНИЛС.

Примечание

Если сотрудник изменил фамилию, имя или отчество, то для сохранения истории это следует отразить в специальной форме по ссылке Изменить. Просмотреть и отредактировать историю изменения ФИО можно в форме по ссылке История изменения ФИО.

Другие личные данные указываются в отдельной форме, которая открывается по одноименной ссылке Личные данные. Они рассмотрены в следующем разделе «Карточка физического лица».

Если выбрана возможность воинского учета, то по ссылке Воинский учет можно ввести данные о военной обязанности сотрудника. Ведение воинского учета рассмотрено в одноименной главе 6.

Табельный номер формируется программой при записи нового сотрудника автоматически как следующий по порядку за последним, который уже есть в программе. При необходимости его можно отредактировать вручную.

Непосредственно из карточки сотрудника можно оформить различные документы и сформировать печатные формы, в том числе личную карточку по унифицированным формам 0504417 и Т-2.

Некоторые данные, которые используются в том числе для заполнения этой карточки, вводятся по ссылкам Образование, квалификация; Семья и Трудовая деятельность.

Примечание

В форме ввода информации о трудовой деятельности также могут вводиться данные о стаже и северной надбавке, которые используются при расчете зарплаты и пособий.

Если в программе регистрируется несколько трудовых договоров с сотрудником, т. е. для одного человека создается несколько сотрудников, то для того чтобы быстро различать их, можно задать произвольную строку, дополняющую представление (название) сотрудника. Например, для совместителя можно указать «(совм.)», а если сотрудник принимается повторно после увольнения, то для уволенного ранее сотрудника можно указать «(увол.)». Также в настройках кадрового учета предусмотрена настройка представления сотрудников в отчетах и документах, благодаря которой наименование может дополняться автоматически.

Уволенных сотрудников дополнительно можно «поместить в архив» с помощью специального флажка. Тогда по умолчанию этот сотрудник не будет показываться в списках.

После регистрации в программе трудовых отношений с сотрудником (рассмотрено далее) в карточке становятся доступны ссылки для указания дополнительных сведений, влияющих на учет:

■ Страхование – см. главу 19 «Страховые взносы и отчетность в фонды»;

■ Выплаты, учет затрат – см. главы 16 «Выплата зарплаты» и 20 «Формирование данных для бухгалтерского учета»;

■ Налог на доходы – см. главу 18 «НДФЛ и отчетность в ФНС».

Кроме того, становятся доступны ссылки на разделы карточки для просмотра кадровой информации, сведений о начислениях и отсутствиях и для ввода документов, которые рассмотрены далее в соответствующих главах.

5.1.3. Карточка физического лица

Если человек оформлен в программе как сотрудник, то все его основные личные данные доступны непосредственно в карточке сотрудника (рассмотрено выше). Это такие данные, как ФИО, дата рождения, пол, номера ИНН и СНИЛС.

$C:\Users\basova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\физлицо3.jpg$

Остальные личные данные доступны по ссылке Личные данные карточки сотрудника. Это сведения о месте рождения, гражданстве, удостоверяющих личность документах, а также контактная информация.

Поэтому для физического лица, которое оформлено в программе как сотрудник, может потребоваться обращаться только к разделу карточки физического лица Работа. На ней отображается информация о нем как о сотруднике или сотрудниках (других рабочих местах).

Если сведения о человеке первоначально были введены не в справочник сотрудников, а непосредственно в справочник физических лиц, то информация о человеке как о сотруднике не отображается, так как в программе ее нет. Можно ввести информацию о человеке как о сотруднике (создать нового сотрудника) по команде Новое место работы.

Помимо трудовых отношений и отношений в рамках договоров на выполнение работ, авторских договоров человек может иметь и другие отношения с предприятием. Например, он может получать доходы по прочим договорам (аренды и т. п.). Такие выплаты можно зарегистрировать в программе специальными документами, которые рассмотрены в главе 13 «Натуральные и незарплатные доходы». Также лицо может являться раздатчиком зарплаты и указываться в ведомостях на выплату (см. главу 16 «Выплата зарплаты»). В таких документах по умолчанию для выбора предлагаются лица, для которых указано, что они имеют соответствующие взаимоотношения с организацией. Указать это можно заранее в карточке физического лица на закладке Работа по ссылке Изменить эту информацию.

Примечание

В таких документах имеется возможность выбрать любого человека и из полного списка физических лиц. Если лицо было выбрано, то для него автоматически указывается, что оно имеет соответствующие взаимоотношения с организацией, что отражается в его карточке. И в следующий раз оно будет доступно для выбора по умолчанию, без необходимости выбирать его из всего списка физических лиц.

5.2. Приемы и переводы

После создания сотрудника в программе для завершения его оформления по трудовому договору необходимо ввести документ Прием на работу, указать в нем этого сотрудника и условия его трудового договора.

Изменить любые из назначенных условий можно с помощью документа Кадровый перевод, а если изменяются только условия оплаты труда, то можно воспользоваться одноименным документом Изменение оплаты труда.

Во всех этих документах помимо других условий редактируются плановые начисления сотрудника – они являются основной составляющей его заработной платы и формируют плановый фонд оплаты труда сотрудника.

5.2.1. Прием на работу

Для регистрации факта заключения трудового договора с сотрудником и для оформления соответствующего приказа о приеме по унифицированной форме Т-1 предназначен документ Прием на работу. В документе указываются все основные условия труда.

$C:\Users\basova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Screenshot_1.jpg$

$C:\Users\basova\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Screenshot_3.jpg$

Кроме того, предусмотрен документ Прием на работу списком, который предназначен для регистрации приема на работу нескольких сотрудников и для оформления соответствующего приказа о приеме по унифицированной форме Т-1а. Работа с каждой строкой документа аналогична работе с документом Прием на работу.

Место работы характеризуется в программе организацией и ее подразделением.

Примечание

Если трудовой договор оформляется в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, то его следует указать в качестве организации.

Если в программе ведется учет по территориям, то дополнительно можно указать территорию, на которой будет выполняться работа.

Трудовая функция описывается должностью (позицией штатного расписания). Большинство условий приема на работу автоматически заполняются согласно условиям позиции, но могут быть изменены непосредственно в документе.

Если при настройке программы выбрана возможность использования квалификационных надбавок, то помимо должности для сотрудника может указываться его квалификационная категория согласно квалификационной надбавке, указанной для позиции штатного расписания (подробности см. далее в разделе 5.2.9 «Использование квалификационных надбавок»).

В качестве вида занятости указывается, является ли данное место работы для сотрудника основным, или же сотрудник оформлен на нем на условиях совместительства в этой же организации (внутреннее) либо в другой, в том числе входящей в само предприятие (внешнее). Вид занятости может определиться автоматически по уже имеющимся в программе данным о другом рабочем месте этого человека. Вид занятости сотрудника в дальнейшем может играть роль при оформлении пособий, формировании отчетности.

Режим рабочего времени описывается графиком работы. Подробнее о графиках см. в главе 11 «Учет времени».

Условия оплаты труда описываются набором плановых (постоянных) начислений, размером их показателей. Также могут указываться сведения, используемые при пересчете тарифных ставок сотрудника. Подробнее эти вопросы рассмотрены далее, в разделе 5.2.4 «Назначение и изменение плановых начислений».

Если при выборе используемых возможностей программы указано, что на предприятии практикуется работа на неполных ставках, то доступно указание их количества.

Количество ставок (штатных единиц), на которые принимается сотрудник, используется при ведении штатного расписания. Оно позволяет понять, сколько в штатном расписании осталось вакантных ставок, и используется при построении отчета по штатной расстановке. Кроме того, количество ставок используется при формировании сведений персонифицированного учета для ПФР (в качестве параметра льготного стажа). Количество ставок также может влиять на расчет начислений сотрудников, если для работающих неполное рабочее время сотрудников не указан соответствующий график работы.

Дополнительно при приеме на работу указывается способ расчета аванса, который будет использоваться при оформлении его выплаты сотруднику (подробнее см. главы 12 «Межрасчетные начисления и выплаты» и 16 «Выплата зарплаты»).

В документе можно указать ежегодные отпуска, которые положены сотруднику. Подробнее см. главу 9 «Отпуска, командировки и прочие отсутствия».

Начиная с указанной в документе даты приема сотруднику будут выполняться назначенные при приеме начисления, отсчитываться стаж. Дата, по которую сотрудник принимается на работу, в отличие от даты приема, используется только в печатных формах, а также при учете права сотрудника на отпуск. Факт прекращения действия трудового договора необходимо будет зарегистрировать документом Увольнение.

Продолжительность испытательного срока, номер и дата трудового договора, а также текстовое описание условий труда используются только для указания в печатных формах.

В документе доступна команда, которая позволяет проверить его на соответствие штатному расписанию. При проведении документ проверяется автоматически, если в программе выбрана такая возможность.

Примечание

Оформить в программе массовый прием на работу всех сотрудников, которые уже фактически работают на момент начала ее использования, можно с помощью специального документа Начальная штатная расстановка (в журнале Данные на начало эксплуатации). Он позволяет зарегистрировать основные условия сразу для нескольких сотрудников с определенного месяца. Для сотрудников, прием которых оформлен этим документом, можно уточнить реальную дату приема непосредственно в их карточках.

5.2.2. Кадровый перевод

Документом Кадровый перевод регистрируется изменение любых условий труда сотрудника (кроме организации), в том числе временное:

■ перемещение в другое подразделение, в том числе обособленное, выделенное на отдельный баланс;

■ изменение должности (позиции), количества занимаемых штатных единиц;

■ изменение квалификационной категории;

■ изменение вида занятости (например, с совместительства на основное место работы);

■ изменение графика работы;

■ изменение условий оплаты труда;

■ изменение способа расчета или размера аванса, полагающихся ежегодных отпусков.

Возможно изменение как одного, так и нескольких условий одновременно. Для того чтобы появилась возможность редактировать условия, следует установить флажок возле требуемого вида условий. После этого появится возможность указать новые условия этого вида.

Доступно формирование приказа по унифицированной форме Т-5.

Любые условия, в том числе график работы, могут быть изменены с любой даты месяца. Если график меняется среди месяца, а новый график существенно отличается от текущего, то расчет начислений, зависящих от нормы времени, в этом месяце может не дать ожидаемого результата. В таком случае можно ввести документ Индивидуальный график, который установит на этот месяц норму, складывающуюся из норм двух графиков. Если в настройках программы выбрана соответствующая возможность, то в документе будет доступна ссылка для ввода индивидуального графика. Тогда изменение графика может быть произведено только после того, как сотруднику будет введен индивидуальный график на этот месяц.

В случае изменения начислений таблица автоматически заполняется действующими плановыми начислениями сотрудника. Их нельзя непосредственно удалить из таблицы, но при необходимости можно отметить как отмененные.

Размер фонда оплаты труда (ФОТ) может зависеть от нормы времени согласно графику работы. Поэтому при смене графика предлагается пересчитать ФОТ, даже если начисления сотрудника изменять не предполагается.

Подробнее вопросы редактирования условий оплаты труда и ФОТ рассмотрены далее, в разделе 5.2.4 «Назначение и изменение плановых начислений».

Примечание

В программе может вестись учет по нескольким организациям, и сотрудник может перемещаться между ними: увольняться из одной и приниматься в другую. Для отражения этого факта в программе можно воспользоваться специальным документом-помощником Перевод к другому работодателю.

Кроме того, предусмотрен документ Кадровый перевод списком, который предназначен для изменения условий работы нескольких сотрудников и печати соответствующего приказа по форме Т-5а.

Работа с каждой строкой документа аналогична работе с документом Кадровый перевод.

Также доступен документ Изменение графика работы списком, который предназначен для массового перевода сотрудников на другой график работы (например, на неполную рабочую неделю в связи с временным снижением объем производства).