Импорт сведений об остатках и оборотах по балансовым счетам ЕПСБУ из локальных систем бухгалтерского учета, мониторинг процессов импорта и контроль результатов импорта. В состав набора включены внешнии программные модули, позволяющие сформировать файлы обмена из систем бухгалтерского учета «1С:БГУ», «Парус Бюджет 7», Парус Бюджет 8«.

Скачать инструкцию в формате PDF

Для передачи данных об остатках и оборотах на федеральный сервис АХД данные из бухгалтерской системы для начала импортируются в АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД», а затем в необходимом xml-формате выгружаются на федеральный сервис.

Выгружаемые данные:

В АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД» импортируются остатки и обороты на балансовых счетах.

1. Импорт данных по бухгалтерскому учету

Для загрузки в АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД» сформированного в бухгалтерской системе xml – файла необходимо перейти в подсистему «Интеграция с ЕГИСЗ» и выбрать «Импорт файла обмена (остатки и обороты)» в разделе «Сервис».

В открывшемся окне указать отчетный месяц, и путь к файлу xml, который был сформирован в учетной системе (Рисунок 2), и нажать «Загрузить файл обмена».

Если организация имеет подведомственные учреждения, и в каждом из них бухгалтерский учет ведется в своей базе данных, вышестоящая организация может загружать информацию за них. В этом случае в табличной части «Импорта сведений о начислении (остатки и обороты)» требуется указать несколько файлов.

Определить статус загрузки файла можно по идентификатору на форме списка документа или в самом документе на вкладке результаты импорта (см. пункт 1.2).

После первичной загрузки данных в системе АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД» создается документ «Обороты» и документ «Остатки». Документа можно найти в разделе «Сервис АХД» слева на панели навигации. При последующий загрузках в каждом отчетном периоде создается новый документ по оборотам, а данные в документе по остаткам ежемесячно обновляются в соответствии с первоначальной информацией и загружаемыми данными по оборотам.

2. Форма списка документов «Остатки» и «Обороты»

Раздел «Сервис АХД» отображает список всех загруженных документов по остаткам и оборотам в разрезе организации.

На форме списка документов «Остатки» и «Обороты» выведена следующая информация:

• периоды, за которые были сформированы документы;
• статус загрузки файла (импорта данных из файла);
• корректность загружаемых данных;
• статус загрузки сведений на федеральный сервис.

Определить статус загрузки документа можно по флажку, который является индикатором импорта данных из файла. Он отображается в первой колонке формы списка документа. Определенному статусу загрузки файла соответствует свой цвет флажка:

• синий флаг - файл прикреплен, но не поставлен в очередь;
• красный флаг - импорт файла завершился неудачно, сведения не загружены;
• желтый флаг - файл поставлен в очередь на загрузку;
• зеленый флаг - файл успешно импортирован;
• нет флага - файл не прикреплен.

Документ «Остатки» располагается в подсистеме «Интеграция с ЕГИСЗ» (Рисунок 6).

Документ создается после загрузки xml-файла, выгруженного из бухгалтерской системы, с помощью обработки «Импорт файла обмена (остатки и обороты)». Он создается однократно, при первичной загрузке данных. При импорте сведений за другие отчетные периоды, данные в документе обновляются, но новый документ не создается.

На форме списка только один документ с информацией об остатках, который был создан во время первичного импорта сведений из бухгалтерской системы.

Примечание:

После загрузки данных в системе АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД» образуется документ «Обороты» в отчетный период создается один.

Если пользователь несколько раз перезагружает в систему АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД» данные одного отчетного периода, то эта информация каждый раз обновляется.

Документ «Остатки» создается один раз, при первой загрузке данных. В следующие отчетные периоды, информация об остатках формируется из информации содержащейся в первоначальном документе «Остатки» и информации которая есть во всех документах «Обороты».

Для просмотра данных по остаткам, которые были импортированы из бухгалтерской системы в АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД», необходимо открыть документ «Остатки» двойным щелчком мыши.

Ввод начальных остатков – операция, которая выполняется однократно при первоначальной загрузке сведений по хозяйственным операциям. Таким образом, документ «Остатки» создается в программе АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД» один раз.

Форма документа содержит следующие элементы:

• Кнопка «Провести и закрыть» - при нажатии на кнопку происходит сохранение документа в программе, а также проведение документа в учете и закрывает его;
• Кнопка «Сохранить документ» - только сохраняет измененную информацию в документе;
• Кнопка «Провести» - осуществляет регистрацию данных в учете;
• Статус импорта (картинка «Флаг»): нет флага - файл не прикреплен, синий флаг - файл прикреплен, но не поставлен в очередь, красный флаг - импорт файла завершился неудачно, сведения не загружены, желтый флаг - файл поставлен в очередь на загрузку, зеленый флаг - файл успешно импортирован;
• «Номер» – номер документа;
• «Дата» – дата, когда был загружен файл;
• «Отчетный месяц» - отчетный период, за который были загружены сведения по хозяйственным операциям;
• «Организация» – организация пользователя.

Документ содержит две вкладки «Остатки» и «Результаты импорта».

Вкладка «Остатки» представляет собой табличную часть, которая содержит следующие данные:

• Номер строки;
• ИФО-Источники финансового обеспечения;
• КФО – КФО значение «КФО» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• КФО (УС) – КФО значение из учетной системы пользователя;
• КПС – КПС значение справочника «КПС» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• КПС (УС) - КПС значение из учетной системы пользователя;
• Счет – Счет из Справочника «План счетов» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• Счет (УС) – Счет значение из учетной системы пользователя;
• КЭК– КЭК из Справочника «КЭК» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• КЭК (УС) – КЭК значение из учетной системы пользователя;
• Сумма остатка;
• Количество остатка;
• Баланс.

Вторая вкладка «Результаты импорта» содержит историю импорта данных в систему:

• Дату и время запуска импорта;
• Время проверки прикрепляемого архива;
• Время проверки xml-файла на корректность структуры;
• Сообщение об успешной/неуспешной проверке файла.

Панель навигации документа

Слева на панели навигации документа расположены присоединенные файлы и история выгрузки данных на ЕГИСЗ.

Приложенные файлы содержат архивированный xml-файл, который был импортирован из бухгалтерской системы, а также дату его создания и ФИО ответственного лица. Просмотреть содержание документа можно, открыв его двойным щелчком мыши.

История выгрузки ЕГИСЗ показывает, был ли выгружены данные из документа на федеральный сервис, а также дату выгрузки и ответственное лицо, осуществляющее импорт.

Для просмотра данных по оборотам, которые были импортированы из бухгалтерской системы в АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД», необходимо открыть документ «Обороты» за интересующий период двойным щелчком мыши.

Документ «Обороты» отображает информацию по всем хозяйственным операциям за отчетный месяц.

Форма документа «Обороты» содержит следующие элементы:

• Кнопка «Провести и закрыть» - при нажатии на кнопку происходит сохранение документа в программе, регистрация данных в учете и закрытие формы документа;
• Кнопка «Сохранить документ» - только сохраняет измененную информацию в документе;
• Кнопка «Провести» - регистрирует данные в учете;
• Кнопка «Проверка корректности корреспонденции счетов» - проверяет корректность проводок текущего документа «Обороты», в соответствии со справочником «Корректная корреспонденция счетов»
• Статус импорта (картинка «Флаг»): нет флага - файл не прикреплен, синий флаг - файл прикреплен, но не поставлен в очередь, красный флаг - импорт файла завершился неудачно, сведения не загружены, желтый флаг - файл поставлен в очередь на загрузку, зеленый флаг - файл успешно импортирован;
• Номер – номер документа;
• Дата – дата, когда был загружен файл;
• Отчетный месяц;
• Организация – организация пользователя

Документ содержит три вкладки «Обороты», «Результаты импорта» и «Проверка ККС».

Вкладка «Обороты» содержит табличную часть со следующей информацией:

• ИФО- Источники финансового обеспечения;
• КФО – КФО значение из списка возможных «КФО» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• КФО (УС) – КФО значение из учетной системы пользователя;
• КПС Дт – КПС значение справочника «КПС» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• КПС Дт (УС) – КПС значение из учетной системы пользователя;
• Счет Дт – Счет Дт значение справочника «План счетов» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• Счет Дт (УС) – Счет Дт значение из учетной системы пользователя;
• КЭК Дт – КЭК значение справочника «КЭК» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• КЭК Дт (УС) – КЭК значение из учетной системы пользователя;
• КПС Кт – КПС значение справочника «КПС» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• КПС Кт (УС) – КПС значение из учетной системы пользователя;
• Счет Кт – Счет Кт значение справочника «План счетов» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• Счет Кт (УС) – Счет Кт значение из учетной системы пользователя;
• КЭК Кт- КЭК значение справочника «КЭК» АС Паспорт МУ модуль ФХД;
• КЭК Кт (УС) – КЭК значение из учетной системы пользователя;
• Сумма;
• Количество оборотов по дебету;
• Количество оборотов по кредиту;
• Срока характеристики Дт – аналитика;
• Срока характеристики Кт – аналитика;
• Описание операции.

Вторая вкладка «Результаты импорта» содержит историю импорта данных в систему:

• Дату и время запуска импорта;
• Время проверки прикрепляемого архива;
• Время проверки xml-файла на корректность структуры;
• Сообщение об успешной/неуспешной проверке файла.

Вкладка «Проверка ККС» содержит результаты проверки корректности и корреспонденции счетов:

• Дату и время запуска проверки;

• Дата и время окончания проверки;

• Список некорректных корреспонденций.

Слева на панели навигации документа расположены присоединенные файлы и история выгрузки данных на ЕГИСЗ.

Приложенные файлы содержат архивированный xml-файл, который был импортирован из бухгалтерской системы, а также дату его создания и ФИО ответственного лица. Просмотреть содержание документа можно, открыв его двойным щелчком мыши.

История выгрузки ЕГИСЗ показывает, был ли выгружены данные из документа на федеральный сервис, а также дату выгрузки и ответственное лицо, осуществляющее импорт.

Документ «Остатки» и «Обороты» считается некорректным, если:

• На закладке «Проверка ККС» есть непроверенные пользователем строки, указывающие на некорректные записи;
• В табличной части документа, на закладке «Обороты» или «Остатки» в зависимости от документа, не заполнено одно из значений: КФО, Счет (или Счет Дт, Счет Кт).

Некорректные записи не регистрируются в учете, и не попадают в выгрузку данных на сервис АХД.

Для успешной выгрузки данных на федеральный сервис АХД необходимо соблюдение следующих условий:

1. Осуществить проверку корреспонденции счетов в документе «Обороты».
2. Количество некорректных записей в документах «Остатки» и «Обороты» должно быть равно нулю, т.е. в табличной части документа должны быть заполнены следующие поля: «Счет Дт» и «Счет Кт», «КФО», «КПС».
3. Сумма остатков, как на начало периода, так и на конец периода, а также сумма по оборотам должна сходиться с данными в бухгалтерской системе.

Для проверки условия №1 необходимо выполнить следующие действия:

На вкладке «Проверка ККС» отображается время начала проверки, время окончания проверки и результат проверки корреспонденции счетов.

Если при проверке корреспонденции счетов обнаружены ошибки, система выдаст проводку, в которой обнаружена ошибка (Рисунок 10).

Если ошибок нет, система выдаст сообщение о корректности корреспонденции счетов (Рисунок 12).

Для примера рассмотрим следующую ситуацию: после загрузки файла, в АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД» создался документ «Обороты». На закладке «Проверка ККС», имеется ссылка на некорректную корреспонденцию – «Дт 210.P1». Для поиска ошибочной проводки, переходим на закладку «Обороты». В столбце «Счет Дт» с помощью комбинаций клавиш «Ctrl+F» находим все проводки со счетом «210.P1» (Рисунок 13).

Для исправления возникшей ошибки можно поступить двумя способами:

1. Все исправления лучше производить в своей учетной системе. После того, как исправления будут выполнены, требуется повторно выгрузить файл из бухгалтерской учетной системы и загрузить в «АС Паспорт МУ» модуль «ФХД».
2. Система «Паспорт МУ» модуль «ФХД» позволяет сделать исправления и в самом документе «Обороты» и «Остатки». Для этого пользователь должен встать на ячейку с некорректным значением и выбрать значение из предложенного справочника (Рисунок 14).

Для проверки условия №2 необходимо выполнить следующие действия:

В случае, если загружаемый xml-файл содержит незаполненные данные по полям «Счет Дт» и «Счет Кт», «КФО», «КПС», то при открытии документа по оборотам, система выдаст сообщение, что документ не может быть зарегистрирован в учете (Рисунок 15, Рисунок 16), то есть проведен, так как он содержит некорректные записи. В нижней части документа будет указано количество некорректных записей.

Для исправления возникшей ошибки можно поступить двумя способами:

1. Все исправления лучше производить в своей учетной системе. После того, как исправления будут выполнены, требуется повторно выгрузить файл из бухгалтерской учетной системы и загрузить в «АС Паспорт МУ» модуль «ФХД».
2. Система «Паспорт МУ» модуль «ФХД» позволяет сделать исправления и в самом документе «Обороты» и «Остатки». Для этого пользователь должен встать на ячейку с некорректным значением и выбрать значение из предложенного справочника (Рисунок 17).

Для проверки условия №3 необходимо выполнить следующие действия:

Проверить суммы, загруженные по остаткам и оборотам, можно используя отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Оборотный баланс» или «Главная книга» (см. пункт 1.8.7). Сформировать отчеты можно только после того, как документы будут проведены (Рисунок 18).

В полученном отчете сравнить данные по счетам. Они должны соответствовать суммам в учетной системе учреждения.

Если суммы не сошлись, необходимо выяснить, по каким счетам данные не соответствуют.

В случае если по каким-либо причинам данные, участвующие в выгруженные из бухгалтерской системы, оказались некорректными, требуют повторной выгрузки, повторная загрузка данных возможна только, если данные не были выгружены на федеральный сервис АХД. Чтобы определить, выгружались ли данные на сервис ЕГИСЗ, достаточно открыть документ и в форме документа проверить наличие признака «Сведения выгружены». Если признак «Сведения выгружены» в документе проставлен, повторная выгрузка возможна лишь после согласования данного действия с представителем контролирующего органа, который вправе снять признак выгрузки на федеральный сервис и открыть возможность для повторной загрузки корректных данных по хозяйственным операциям.

Повторная загрузка данных производится аналогично предыдущей с той лишь разницей, что на форме импорта файла обмена уже содержится ссылка на документ по оборотам, созданный ранее. При загрузке система уведомит о том, что данные по оборотам уже имеются, их необходимо будет заменить.

Примечание: если требуется перезагрузить самый первый период (т.е. период, когда в системе создался документ «Остатки» и «Обороты» одновременно), то выше описанную процедуру по отмене регистрации надо делать для двух документов и для документа «Остатки» и документа «Обороты».

Каждая организация ежемесячно период вносит в систему большой объем учетных данных.

Для проверки получения сводных данных по загруженной из бухгалтерской системы информации, а так же детального анализа и поиска конкретных учетных записей и документов, сформировавших эти записи, предназначены отчеты.

Все доступные для пользователя отчеты можно найти в подсистема «ЕГИСЗ» раздел «Отчеты».

Стандартные отчеты:

• Оборотно-сальдовая ведомость;

• Оборотно-сальдовая ведомость по счету;

• Оборотный баланс;

• Анализ счета;

• Главная книга (ф. 0504072);

• Карточка счета;

• Обороты счета;

• Отчет по проводкам.

Оборотно-сальдовая ведомость – это один из наиболее часто используемых стандартных отчетов, отображающий сводные данные по всем счетам бухгалтерского учета.

Отчет содержит таблицу, которая построчно выводит данные по дебету и кредиту на начало и конец периода, а также обороты за период. Данные выводятся в разрезе счетов учета, упорядоченных в порядке возрастания.

Настройки отчета.

В первую очередь для формирования отчета требуется задать параметр «Период».

Для вывода информации в удобном формате можно воспользоваться дополнительными настройками:

На закладке «Основные» можно выбрать список выводимых счетов, установить удобные группировки.

На вкладке «Дополнительные» можно вывести развернутое сальдо, установить удобное размещение колонок и установить отборы по любому из показателей, используемых в отчете (КФО, КПС, КЭК, счет учета).

Вкладка «Оформление» позволяет выделить отрицательные суммы в отчете цветом, настроить вывод заголовка отчета и подписей.

В верхнем правом углу любого отчета находится панель, которая содержит кнопки «Сохранить», «Распечатать», «Предварительный просмотр, перед печатью».

После того как отчет будет сформирован, пользователь может его сохранить в любом удобном формате. Для этого требуется нажать на кнопку «Сохранить» на рабочей панели, которая находится в верхней части формы отчета.

После нажатия, на экране пользователя откроется окно для выбора пути для сохранения файла.

Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» похож на «Оборотно-сальдовую ведомость» с отбором по конкретному счету (Рисунок 27). Отчет показывает начальные и конечные остатки выбранного счета, а так же обороты за период.

Настройки отчета

В первую очередь для формирования отчета требуется задать параметр «Период» и «Счет».

Для вывода информации в удобном формате можно воспользоваться дополнительными настройками:

Закладка «Основные» позволяет выводить информацию по субсчетам и устанавливать отборы.

Закладка «Дополнительные» позволяет выбрать вариант оформления отчета и добавлять сортировку по какому-либо из полей отчета.

Карточка счета – это стандартный отчет с детализацией до проводки. Сформированный отчет содержит таблицу, каждая строка которой отображает сведения о проводке, в которой был использован выбранный счет. Строки таблицы расположены в порядке возрастания даты.

Настройки отчета

В первую очередь для формирования отчета требуется задать параметр «Период» и «Счет».

Для вывода информации в удобном формате можно воспользоваться дополнительными настройками:

Закладка «Основные» позволяет выводить информацию с указанной периодичностью и задавать отбор по любому значению полей в отчете.

Закладка «Дополнительные» позволяет выбрать вариант оформления отчета.

Отчет «Анализ счета» отображает обороты между выбранным счетом и всеми остальными счетами за определенный период, а также остатки по выбранному счету на начало и на конец периода. По содержанию отчет аналогичен отчету «Обороты счета».

Настройки отчета

В первую очередь для формирования отчета требуется задать параметр «Период» и «Счет».

Для вывода информации в удобном формате можно воспользоваться дополнительными настройками:

Закладка «Основные» позволяет выводить информацию с указанной периодичностью и заданной группировкой, а также устанавливать отбор по любому значению полей в отчете.

Закладка «Дополнительные» позволяет выбрать вариант оформления отчета и добавлять сортировку по какому-либо из полей отчета.

Отчет «Обороты счета» выводит начальный и конечные остатки и обороты выбранного счета, а также детализацию этих оборотов по корреспондирующим счетам. Отчет соответствует бумажным журналу – ордеру и ведомости по счету.

Настройки отчета

В первую очередь для формирования отчета требуется задать параметр «Период» и «Счет».

Для вывода информации в удобном формате можно воспользоваться дополнительными настройками:

Закладка «Основные» позволяет самостоятельно задать выводимые данные, выводя информацию с указанной периодичностью и заданной группировкой, а также устанавливать отбор по любому значению полей в отчете.

Закладка «Дополнительные» позволяет выбрать вариант оформления отчета и добавлять сортировку по какому-либо из полей отчета.

«Отчет по проводкам» – отображает перечень проводок, удовлетворяющих заданным настройкам. В настройках можно указать, что проводки должны отбираться по дебету или по кредиту конкретного счета.

Настройки отчета

В первую очередь для формирования отчета требуется задать параметр «Период».

Для вывода информации в удобном формате можно воспользоваться дополнительными настройками:

Закладка «Основные» позволяет самостоятельно задать выводимые данные, и устанавливать отбор по любому значению полей.

Закладка «Дополнительные» позволяет выбрать вариант оформления отчета.

«Главная книга» для каждого счета выводится начальное и конечное сальдо и его обороты с другими счетами.

Настройки отчета

В первую очередь для формирования отчета требуется задать параметр «Период».

Для вывода информации в удобном формате можно воспользоваться дополнительными настройками:

Закладка «Основные» позволяет самостоятельно задавать такие параметры, как подписанты (главный бухгалтер и исполнитель), устанавливать отбор по любому значению полей в отчете и задавать необходимые группировки.

Закладка «Дополнительные» позволяет выбрать вариант оформления отчета и добавлять сортировку по какому-либо из полей отчета.

Расшифровка – это детализация показателя или строки отчета. Расшифровку можно использовать, например, для поиска учетных ошибок.

При наведении курсора на ячейку отчета, которую можно расшифровать, курсор принимает форму «картинка вставить». Сама расшифровка выполняется двойным щелчком и выбором отчетной формы для расшифровки.

Если теперь, например, для расшифровки выбрать отчет «Карточка счета», то откроется развернутая информация по счету, в ячейке которого стоял курсор.

Рисунок 34 Расшифровка: Карточка счета

При загрузке данных из учетных систем пользователя, происходит переопределение ссылочных данных:

• определение КПС;
• определение КФО;
• определение счета;
• определение КЕК.

Определение КПС: Первые 17 знаков счета. Если при загрузке данных в систему АС «Паспорт МУ» ФХД, не находится КПС используемый организацией (отображаемый в поле «КПС УС»), то оно автоматически добавляется в справочник, если соответствующее КФО принимает значение из списка 1,5,6, иначе КПС будет равно «00000000000000000».

Определение счета: Если в загруженном в систему АС «Паспорт МУ» ФХД плане счетов, не находится наименование счета указанного в строке «Счет УС», то поле «Счет» остается не заполненным.

Определение КФО: По бухгалтерской инструкции, мы можем использовать КФО из списка 1,2,3,4,5,6,7. Если 18-символ счета не входит в список разрешенных КФО, то поле «КФО» остается не заполненным.

Определение КЕК: Если в загруженном в систему АС «Паспорт МУ» модуль «ФХД» справочнике «КЭК» не находится наименование КЭК указанного в строке «КЭК УС», то поле «КЭК» остается не заполненным.