Ведение списка инвентарных объектов медицинской организации.

Скачать инструкцию в формате PDF Данная функциональная возможность позволяет вести реестр основных средств медицинского учреждения, который формируется путем загрузки балансовых средств из систем бухгалтерского учета организаций в АС «Паспорт МУ».

Список загруженных объектов отображается по типам основных средств в разделе «Материально-техническое обеспечение».

В рамках данной функциональной возможности можно просмотреть список загруженных из бух. систем основных средств, выбрав соответствующий раздел с типом ОС на панели навигации слева (например, на рисунке представлен список основных средств типа «Оборудование»).

Список доступен для просмотра в разрезе материально-ответственных лиц (МОЛ), подразделений и функционального назначения (необходимо выставить соответствующее значение отбора на форме).

Для осуществления выгрузки основных средств необходим специализированный механизм, позволяющий выгрузить из бухгалтерской системы файл в формате «.xml», содержащий в себе сведения об основных средствах, инвентарных объектах, их стоимостях и материально-ответственных лицах учреждения. Данный механизм представлен внешними программными модулями, доступ к которым можно получить с формы списка документа «Акт загрузки ОС» подсистемы «Материально-техническое обеспечение». Функционал доступен для пользователя с профилем доступа «Бухгалтерский учет».

Форма списка документа «Акт загрузки ОС» содержит все документы загрузки основных средств из локальных бухгалтерских систем за каждый период.

С помощью команды «Инструкции» пользователь может выгрузить внешние программные модули для осуществления выгрузки xml-файла с основными средствами из локальной учетной системы и последующей его загрузки в АС «Паспорт МУ».

При активации команды «Инструкции», система выдаст список бухгалтерских систем: «1С: БГУ», «Парус Бюджет 7», «Парус Бюджет 8». Пользователю необходимо выбрать актуальную для его учреждения систему. При выборе мышью системы учета, программа предложит сохранить zip-архив на локальную машину пользователя. Архив содержит в себе механизм для выгрузки xml-файла (внешний программный модуль) и документ в формате Microsoft Word с описанием дальнейших действий.

Чтобы перенести выгруженные данные из бухгалтерских систем в АС «Паспорт МУ», необходимо загрузить xml-файл в систему. Для этого пользователю следует вернуться в документ «Акт загрузки ОС» подсистемы «Материально-техническое обеспечение». Для осуществления загрузки необходимо добавить новый документ «Акт загрузки ОС» с помощью кнопки «Создать».

Новый документ содержит три вкладки:

• «Ответственные лица» - вкладка заполняется данными о специалистах (ФИО и должность), осуществляющих интеграцию с локальными учетными системами;
• «Результаты импорта» - вкладка заполняется автоматически после прикрепления к документу xml-файла, отображает информацию о корректности прикрепляемого файла, о типе учетной системы, времени начала и окончания импорта сведений;
• «Импортируемые сведения» - вкладка автоматически заполняется на этапе непосредственного импорта сведений в АС «Паспорт МУ», содержит таблицу с данными, загруженными в систему.

Для начала работы с документом пользователю следует заполнить вкладку «Ответственные лица» и далее перейти к загрузке xml-файла.

С помощью кнопки «Прикрепить файл обмена» выбираем сохраненный ранее на локальную машину файл. При прикреплении файла автоматически будет проводиться проверка на актуальность его структуры. Если вся проверка пройдена успешно, файл ставится в очередь на загрузку, иначе – постановка файла в очередь на загрузку отменяется. Прикрепленный xml-файл сохраняется в «Присоединенных файлах», где можно просмотреть его.

Процедура прикрепления xml-файла и проведение документа приводит только к постановке файла в очередь на загрузку, которая запускается автоматически без участия специалиста мед. учреждения ежедневно по регламенту или администратором системы по необходимости. Т.е. после прикрепления xml-файла сразу в системе не отобразятся загружаемые основные средства, необходимо дождаться завершения процесса самой загрузки данных, чтобы увидеть всю загружаемую информацию.

Просмотреть файлы в очереди загрузки возможно только под правами администратора системы. Для того, чтобы убрать документ из очереди загрузки по причине ошибочного или некорректного прикрепления файла, необходимо отменить проведение документа. Это возможно через функцию «Все действия» - «Отмена проведения» как с формы самого документа, так и с формы списка.

Статус загрузки файла в систему можно отследить по специальному индикатору –флаг в документе «Акт выгрузки ОС»:

• нет флага – файл не прикреплен;
• синий флаг - файл прикреплен, но не поставлен в очередь (документ не проведен);
• желтый флаг – документ поставлен в очередь на загрузку;
• красный флаг – импорт данных завершился неудачно;
• зеленый флаг – данный по ОС из файла загружены в систему успешно.

Импорт данных их бухгалтерских систем обеспечивает возможность получения информации о динамике стоимости медицинского оборудования, типах финансирования, за счет которых оно было приобретено, а также учетный признак балансового и забалансового учета.

Карточка основного средства позволяет вводить дополнительные данные по объектам. Так на вкладке Доп. Сведения указывается функциональное назначение, модель оборудования, программа финансирования, тип медицинского изделия, класс риска, сфера и область применения.

На вкладке «Тех.обслуживание» вводится информация о техническом обслуживании оборудования и сведения о его использовании.

В разделе Характеристики ОС пользователь вносит необходимые данные такие как техническое состояние, год выпуска, год установки оборудования и т.д.

В разделе «Динамика стоимости» карточки основного средства отражена информация о стоимости объекта, загруженная из бухгалтерских систем с учетом проведенной амортизации.

Карточка инвентарного объекта содержит данные из бухгалтерской системы (первоначальная, остаточная и фактическая стоимость, счет учета, КФО, ОКОФ, дата ввода в эксплуатацию) и информацию о расположении объекта в привязке к зданию подразделению и материально-ответственному лицу, которая вносится пользователем.

После загрузки основных средств из бухгалтерской системы, нужно распределить основные средства по подразделениям, то есть определить их фактическое местонахождение в организации. Осуществляется распределение основных средств по подразделениям из подсистемы «Материально-техническое обеспечение» раздел «Основные средства».

Существует три способа распределения загруженных объектов по подразделениям:

• закрепить весь список объектов, прикрепленных к материально-ответственному лицу (МОЛ) за подразделением, к которому относится этот МОЛ;
• распределить отмеченный список объектов за выбранным подразделением;
• в карточке каждого объекта заполнить подразделение, в котором расположен данный объект

Способ 1:

Для того, чтобы проставить всем объектам, закрепленными за определенным МОЛом то подразделение, к которому относится само материально-техническое лицо, необходимо:

• в выбранном разделе основных средств на форме списка выставить отбор по МОЛ;

• убедиться, что данное материально-ответственное лицо прикреплено к конкретному подразделению. Для этого достаточно открыть карточку МОЛа двойным щелчком мыши и проверить заполнение реквизита подразделение.

Если реквизит не заполнен, а МОЛ работает только в одном отделении, то пользователь может самостоятельно заполнить поле путем выбора значения из справочника «Подразделения организаций».

Для того, чтобы все инвентарные объекты, привязанные к данному МОЛу закрепить за подразделением «ПОЛИКЛИНИКА», необходимо воспользоваться функцией «Действия»→ «Проставить подразделение» → «По подразделению закрепления МОЛ».

В результате проделанной работы каждый инвентарный объект будет закреплен за подразделением материально-ответственного лица, что будет отображено на форме списка.

Данный способ распределения инвентарных объектов по подразделениям применим только в том случае, если материально-ответственное лицо привязано только к одному подразделению организации, а все объекты, за которое оно отвечает, находятся в этом же подразделении.

Способ 2:

Для того, чтобы распределить все основные средства между подразделениями, необходимо на форме списка основных средств выставить отбор по подразделениям и выбрать мышью подразделение, куда будут переноситься основные средства.

Воспользовавшись командой «Действия» → «Проставить подразделение» → «По выбранному подразделению списком».

В открывшемся окне отмечаем галочками объекты, которые относятся к данному подразделению. Выбрать весь список сразу можно по кнопке «Выделить все».

По умолчанию на форме стоит фильтр «Только незакрепленные» - это отбор вновь поступивших основных средств, которые еще не были закреплены за подразделениями ранее.

С помощью кнопки «Перенести» закрепляем объекты за выбранным подразделением.

При необходимости распределения остальных типов ОС, в этой же форме меняем фильтр отбора по основному средству, выбирая нужный нам тип, и проводим с ним аналогичную процедуру распределения по подразделениям.

Способ 3:

Альтернативным способом распределения ОС по подразделением является заполнение реквизита «Подразделение» у каждого объекта отдельно. Сделать это можно как с формы списка основных средств в разделе «Основные характеристики инвентарного объекта», как показано на рисунке:

А также на форме элемента самого инвентарного объекта:

В разделе Материально-техническое обеспечение пользователю доступен блок отчетов. Отчеты формируются на текущую дату, содержат несколько вариантов отображения информации.

Так в отчете «Инвентарная книга» возможен выбор вариантов вывода информации по МОЛ, по зданию, по подразделению и т.д

Отчет «Мониторинг заполнения характеристик медицинских изделий» показывает на сколько полно заполнены характеристики по инвентарным объектам, какие сведения внесены, а какие поля требуется дозаполнить.

В целях решения задачи исключения дублирования в сведениях об основных  средствах, инвентарных объектах, материально ответственных лицах вследствие  перехода МУ на новую Бухгалтерскую учетную систему (БУС), был разработан специализированный  пользовательский инструмент «Синхронизация сведений основных средств после смены  БУС». Функционал реализован с помощью обработки «Заполнение характеристик ОС при задвоении», доступной в разделе «Сервис» блока Материально-техническое обеспечение. Обработка доступна пользователю с профилем «Бухгалтерский учет» или «Должностное лицо».

Обработка позволяет пометить инвентарные объекты на удаление, заполнить соответствие между новыми объектами и помеченными на удаление, перенести характеристики на новые объекты.

Важно! Поскольку команда «Удалить все инвентарные номера» удаляет все объекты из базы, перед началом работы рекомендуется сделать выгрузку списка основных средств ГИС Паспорт МУ, например, воспользоваться отчетом «Инвентарная книга» в разрезе МОЛ. Данный список поможет при формировании таблицы соответствий.

Последовательность работы с обработкой следующая:

• Пометить все инвентарные объекты на удаление с помощью кнопки «Удалить все инвентарные номера».

• Загрузить новые объекты из бухгалтерской системы стандартным загрузчиком.
• Проставить соответствия. Для этого необходимо сначала составить таблицу соответствий инвентарных объектов. Это можно сделать либо вручную с помощью кнопки «Добавить», либо с помощью кнопки «Заполнить соответствия».

В этот момент программа ищет соответствия между новыми инвентарными объектами и помеченными на удаление по наименованию и из полученных результатов заполняет таблицу в нижней части. Задача пользователя проверить корректность данных и при необходимости отредактировать.

Поскольку не всегда удается найти правильное соответствие между объектами из-за особенностей учета основных средств в бухгалтерских системах, надежнее загружать данные из таблицы exel определенного формата с помощью кнопки «Загрузить из файла».

Таблица exel должна состоять из двух столбцов: в левом столбце- старый инвентарный номер, справа- новый номер.

После загрузки файла программа выстраивает таблицу соответствий.

Если в нумерации инвентарных объектов поменялись только первые цифры и пользователю точно известно, какие это цифры, то таблица Exel должна состоять только из одного столбца, содержащего сведения о старых инвентарных номерах. В форме загрузки файла следует поставить галочку «Изменились начальные символы» и указать, на какие цифры произошла замена.

• Проставить характеристики, нажав кнопку «Загрузить характеристики». В этот момент программа переносит характеристики со старых инвентарных объектов на новые. Убедиться в этом можно, открыв карточку новых инвентарных объектов.

После того, как все основные средства распределены за подразделениями организации, необходимо из общего списка ОС выделить те, которые являются изделиями медицинского назначения. Это можно сделать как с помощью обработки «Управление свойствами медицинского оборудования», так и с формы списка оборудования.

Для группового проставления признака с формы списка основных средств необходимо воспользоваться функцией «Действия» → «Признак медицинского назначения» → «Установить по коду ОКОФ».



Выбрав из предложенного справочника «ОКОФ» подходящее значение, все основные средства, имеющие данный код ОКОФ будут выделены, как изделия медицинского назначения.

Пользователю также предоставляется возможность отметить изделия медицинского назначения по каждому объекту вручную. Для этого на форме списка в разделе «Основные характеристики инвентарного объекта» необходимо по каждому выделенному мышью объекту заполнить признак «Медицинского назначения».

Сделать это также можно в карточке самого основного средства на вкладке «Доп.сведения: Оборудование».

Регистрационное удостоверение заполняется на панели навигации формы элемента справочника «Основные средства».



Перейдя в раздел «Регистрационные удостоверения» можно увидеть список рег. удостоверений, выданных на оборудование. Если список пуст, его необходимо заполнить по кнопке «Открыть список рег.удостоверений».



Если пользователь впервые работает с данным разделом, то список удостоверений ранее не заполнялся и будет пуст.

С помощью кнопки «Создать» вносим необходимые данные в открывшуюся форму.

В форме заполняются все достоверные данные, которым владеет пользователь. Поле «Производитель» - обязательно для осуществления выгрузки на портал Медтехники.

Если медицинское изделие было поставлено до 1996 года, когда оборудование еще не имело удостоверений, необходимо указать это с помощью галочки «Изделие до 1996 года (без рег.уд)» .

После этого все поля кроме «Производитель» становятся недоступными, а поле «Номер удостоверения» автоматически заполняется значением «Без номера».

Если на несколько изделий выдано одно рег. удостоверение, то на вкладке «Список мед. оборудования» есть возможность добавить весь перечень оборудования, на которое распространяется данное удостоверение.

На этой же вкладке заполняются данные о сроках эксплуатации и дате выпуска оборудования.

Таким образом, в списке рег. удостоверений появилось добавленное удостоверение, которое можно выбрать к основному средству, с которым работает пользователь.

1. Релиз № 1.0.0.172 от 11 января 2017 г.

В целях решения задачи исключения дублирования в сведениях об основных средствах, инвентарных объектах, материально ответственных лицах вследствие перехода МУ на новую Бухгалтерскую учетную систему (БУС), разработан пользовательский инструмент «Заполнение ОС при задвоении«. Функционал обеспечивает:

• разграничение прав доступа к функционалу на основании пользовательских прав;

• формирование таблицы соответствия между ГИС СО «Паспорт МУ» и новой БУС в части сведений следующих объектов:

- основных средств по наименованию;

- инвентарных объектов по значению инвентарного номера, наименования;

- материально ответственных лиц по наименованию.

• группировку сведений таблицы соответствия по категориям:

- данные ГИС СО «Паспорт МУ», нашедшие соответствие данным БУС;

- данные ГИС СО «Паспорт МУ», не нашедшие соответствия;

- данные БУС, не нашедшие соответствия.

• возможность просмотра сформированной таблицы соответствия специалистами МУ и внесения изменений в таблицу;

• перекодировку записей с найденными соответствиями, посредством замены значения в поле «Идентификатор» у объектов ГИС СО «Паспорт МУ» (основных средств, инвентарных объектов, материально ответственных лиц).

2. Релиз № 1.0.0.170 от 5 октября 2016 г.

Добавлено автоматическое сохранение формы элемента «Основное средство» после заполнения каких-либо реквизитов на вкладке «Доп. сведения: Оборудование».

3. Релиз № 1.0.0.170 от 5 октября 2016 г.

Доработан отчёт «Стоимость основных средств». Добавлены необходимые защиты от загрузки некорректных сохранённых настроек.