Детализированный учет недвижимого имущества медицинской организации.

Функциональная возможность «Инвентаризация недвижимого имущества» позволяет решить сложную задачу повышения эффективности использования недвижимого имущества и земельных участков лечебных учреждений, а также обеспечить регистрацию и хранение сведений о документах права пользования недвижимым имуществом и земельными участками; регистрацию и хранение сведений о документах передачи в безвозмездное пользование или аренду недвижимого имущества/части недвижимого имущества или земельного участка, включая спецификацию по обозначенным документам; регистрацию и хранение сведений об объемах неиспользуемых площадей и причин простоя; формирование отчетной формы «Информация о недвижимом имуществе и земельных участках».

Функционал представлен в подсистеме «Мониторинг и отчетность». Разработана форма для оперативного внесения данных по земле и недвижимости в АС «Паспорт МУ» – «Мониторинг: недвижимое имущество», а также отчетные формы в разделе «Инвентаризация недвижимого имущества».

В рамках ГИС СО «Паспорт МУ» разработан функциональный блок «Инвентаризация недвижимого имущества». Блок отвечает за сбор и консолидацию сведений, необходимых для проведения оценки состояния и эффективности управления объектами недвижимого имущества, включая объекты, находящееся в собственности региона и закрепленное на праве хозяйственного ведения за государственными унитарными предприятиями региона, на праве оперативного управления за государственными казенными предприятиями, органами государственной власти, имущество государственной казны региона.

Использование возможностей функционального блока «Инвентаризация недвижимого имущества» позволяет:

• выявить фактическое наличие объектов недвижимого имущества; определить характеристики выявленных объектов и сопоставить их с последними учетными данными;
• проконтролировать корректность отражения сведений об объектах недвижимого имущества в бухгалтерском учете организаций;
• определить физическое состояние объектов недвижимого имущества и оценить возможности их дальнейшей эксплуатации;
• установить владельцев и пользователей объектов недвижимого имущества;
• выявить неиспользуемые, неэффективно используемые или используемые не по назначению объекты недвижимого имущества, а также нарушения в использовании объектов.

Функциональные возможности разграничены по возможностям пользователя. Для этого в ГИС «Паспорт МУ» выделены две роли:

• Роль ответственного сотрудника подведомственной организации.
  

Предназначена для формирования сведений по объектам недвижимого имущества в рамках одной организации.

• Роль ответственного сотрудника контролирующего органа.
  

предназначена для мониторинга готовности сведений по всем подчиненным организациям, согласования готовых сведений в электронном виде, формирования консолидированной отчетности по пулу организаций.

В ходе работ с функциональным блоком «Инвентаризация недвижимого имущества» в базе АС «Паспорт» формируются и доступны для последующего использования в рамках любых задач следующие сведения:

• списки объектов недвижимого имущества в разрезе организаций, согласно сведениям бухгалтерского учета организаций;
• списки арендованных объектов недвижимого имущества в разрезе организаций;
• характеристики состояния и стоимости объектов недвижимого имущества;
• сведения о самостоятельном использовании площадей, а также площадях, переданных в аренду или безвозмездное пользование;
• сведения о правах пользования объектами недвижимого имущества;
• электронные скан-копии документов по объектам недвижимого имущества;
• отчетные и печатные формы по процессу проведения инвентаризации.

Результатом инвентаризации недвижимого имущества региона является заполненный отчет по инвентаризации от каждого учреждения, проводившего инвентаризацию. Отчет состоит из пяти отчетных форм и одного сводного отчета, консолидирующего в себе сведения инвентаризации по всем учреждениям.

Для того, чтобы формы заполнились корректно, необходимо выполнить последовательно следующие этапы:

*загрузка основных средств в ГИС СО «Паспорт МУ» из бухгалтерской системы учреждения;

*заполнение характеристик у загруженных объектов с типом «Земля» и «Здание»;

*заполнение документов права пользования и передачи площадей для недвижимого имущества;

*формирование отчетных форм по инвентаризации недвижимого имущества.

Перед началом работы с функционалом инвентаризации необходимо зарегистрировать пользователя в системе с профилем доступа «Инвентаризация недвижимого имущества МО», содержащим роль ответственного сотрудника подведомственной организации или добавить профиль уже существующему пользователю.

Пользователю доступны три подсистемы: «Главное», «Материально-техническое обеспечение», «Мониторинг и отчетность».

Подсистема «Главное» содержит новости программы, где публикуются объявления и ссылки на документацию и вебинары, а также форму «Мониторинг: недвижимое имущество» - функциональный интерфейс для ввода сведений по недвижимому имуществу в едином окне.

В подсистеме «Материально-техническое обеспечение» для пользователя с вышеуказанными правами виден документ «Акт загрузки ОС», а также загруженные из бухгалтерской системы основные средства.

Подсистема «Мониторинг и отчетность» содержит документ «Инвентаризация недвижимого имущества», в котором собираются печатные формы по объектам недвижимого имущества; документ «Группа согласования», в котором утверждается группа лиц - представителей МЗ, согласующих печатные формы по инвентаризации; функциональный интерфейс «Мониторинг: недвижимое имущество», позволяющий из единой формы заполнить данные по площадям и документы аренды и права пользования и другие свойства, необходимые для корректного формирования печатных форм. После успешной загрузки основных средств в ГИС СО «Паспорт МУ» следует заполнить сведения по недвижимому имуществу (зданиям и земле), необходимые для формирования отчетных форм.

Система позволяет заполнить характеристики по всему недвижимому имуществу учреждения, работая с одной формой «Мониторинг: недвижимое имущество».

Рисунок 1 Форма «Мониторинг: недвижимое имущество»

На форме отображаются основные средства типа земля и здания с категорией учета на балансе, снято с учета и арендованные.

Выбрав необходимый объект недвижимости, справа на форме следует заполнить вкладки «Общие сведения», «Права пользования», «Передача площадей».

Рисунок 2 Вкладка «Общие сведения»

На первой вкладке «Общие сведения» заполнению подлежат следующие поля:

*Реестровый номер – текстовой поле;

*Кадастровый номер - текстовое поле;

*Функциональное назначение - выбор значения из справочника;

*Информация о наличие незапланированных перепланировках – булево (да/нет).

В разделе «Расположение» следует указать фактический адрес объекта недвижимого имущества из формы введения адреса. Некорректно вводить адрес в поле «Фактический адрес» вручную.

Рисунок 3 Форма заполнения адреса

Если здание располагается на земельном участке, который является собственностью учреждения, необходимо указать этот земельный участок путем подбора из справочника основных средств.

Рисунок 4 Внесение сведений о земельном участке

Рисунок 5 Выбор объекта

Далее вводится информация о площадях здания: общая площадь здания, неиспользуемая площадь, и площадь, используемая самостоятельно (рассчитывается как разница между общей площадью и суммой неиспользуемой и арендованной площадей). Данные о передаче площадей в аренду заполняются на третьей вкладке.

Рисунок 6 Заполнение сведений о площади здания

На вкладке «Права пользования» заносятся документы права пользования имуществом.

Рисунок 7 Вкладка «Права пользования»

С помощью кнопки «Создать» открывается форма документа нового. В документе все поля, кроме «Примечания» являются обязательными для заполнения.

Из справочников заполняются значения полей «Вид права» и «Вид документа». Серия и номер документа являются текстовым полем и заполняются пользователем с клавиатуры. Далее заполняется дата документа и период его действия. Если документ действует бессрочно, то следует проставить соответствующий признак, при этом поле «Период действия по» становится неактивным.

Рисунок 8 Выбор вида права собственности После заполнения всех полей документа, его следует провести.

Рисунок 9 Сведения о праве пользования

Если в разделе «Права пользования» введен только один документ, он автоматически становится актуальным и отображается в графе «Сведения об актуальном документе права пользования» на форме самого имущества Рисунок 10

Рисунок 10 Актуальность документа

Если документов права пользования несколько, то актуальным документом автоматически становится последний введенный документ. Он выделяется цветом и жирным шрифтом.

Установить признак актуальности на документ права пользования можно и вручную, щелкнув правой клавишей мыши по нужному документу и выбрав команду «Установить текущий документ «Права пользования» в качестве актуального».

Рисунок 11 Установка признака актуальности документа

На вкладке «Передача площадей» заносятся сведения о передаче площади указанного имущества в аренду сторонним организациям.

Рисунок 12 Вкладка «Передача площадей»

С помощью кнопки «Создать» заводится новый документ по передаче площадей.

В документе заполняется контрагент, с которым заключен договор аренды. Поле текстовое, заполняется пользователем с клавиатуры.

В табличной части заполняется номер договора, его дата, период действия данного договора и данные о сдаче площадей, а именно цена и площадь, передаваемая в аренду. Сумма считается автоматически путем умножения количества сдаваемых кв. метров на цену одного кв. метра.

Рисунок 13 Внесение сведений о передаче площадей в аренду

Если одной и той же организации площадь сдается как в аренду, так и в безвозмездное пользование, то вводить такие данные необходимо двумя строками. Некорректно вводить в одной строке данные и по аренде, и по безвозмездному пользованию.

Если организаций-арендаторов несколько, договора с ними вносятся аналогичным образом с помощью создания нового документа по передаче площадей.

После проведения документов на вкладке «Передача площадей» можно будет увидеть все документы аренды.

В нижней части формы отображаются сведения о площади здания и ее использовании. С помощью кнопки можно на любую заданную дату просмотреть сведения по:

• общей площади здания;

• неиспользуемой площади;
• площади, используемой самостоятельно;
• площади, переданной в аренду;
• площади, находящейся в безвозмездном пользовании.

Рисунок 14 Просмотр сведений о площади здания

Может возникнуть ситуация, когда в аренду передается кровля здания, площадь которой не входит в общую площадь здания, однако документы аренды по ней отражать в системе необходимо.

В таком случае при заполнении документа об аренде, следует заполнить признак «Не учитывать в площади здания», тогда при расчете площадей данная площадь не будет входить в площадь аренды, а будет учитываться в площади, используемой самостоятельно.

Рисунок 15 Признак «не учитывать в площади здания»

После заполнения данных по всем вкладкам в форме «Мониторинг: недвижимое имущество» необходимо сформировать отчетную форму по инвентаризации. Сделать это можно двумя способами:

1.сформировать с формы мониторинга

Рисунок 16 Формирование отчетной формы

перейти в раздел «Инвентаризация недвижимого имущества» и сформировать отчетную форму с помощью команды «Создать».

Рисунок 17 Формирование отчетной формы с помощью кнопки «Создать»

Новая сформированная отчетная форма представлена на Рисунок 18 ниже.

Рисунок 18 Вид отчетной формы

Выставив отчетный период, нужно заполнить отчет актуальными данными с помощью команды «Заполнить данными системы».

Отчет заполняется данными системы, править ячейки в самом отчете запрещено. Отчетная форма подразумевает редактирование только двух столбцов: «Наименование объекта недвижимого имущества» и «Остаточная стоимость на 31.12.2017, тыс. руб.».

Наименование объекта недвижимости заполняется в соответствии со свидетельствами. Остаточная стоимость заполняется на указанную дату в тыс. рублях.

Рисунок 19 Редактируемые столбцы

Остальные вкладки отчетной формы заполняются на основании данных из Приложения №1. С помощью команды «Подобрать строки» Рисунок 20 открывается окно выбора объектов, входящих в первое приложение.

Рисунок 20 Подбор строк

Выбрав объект, не относящийся к объектам капитального строительства из предложенного списка, вручную необходимо заполнить пятый столбец, указав причину, по которой выбранный объект не может быть отнесен к объекту капитального строительства.

Аналогичным образом заполняются все последующие вкладки отчета.

Лишние строки (объекты, не подлежащие мониторингу) из Приложения 1 можно удалить, выделив строку и нажав правую клавишу мыши.

Рисунок 21 Удаление строки

После заполнения отчетной формы, отчет необходимо провести.

На последней вкладке «Согласование» для информации приведен список отделений и департаментов контролирующего органа, представители которых участвуют в процессе согласования данного отчета.

Комментарии к отчету и результат согласования пользователь может увидеть как на вкладке «Согласование» в отчете, так и в нижней части формы списка документа по инвентаризации.

Рисунок 22 Результаты согласования

Отчет считается принятым, когда будет получено согласование от представителей каждого из управлений контролирующего органа, утвержденных в группе согласований.

Пользователю контролирующей организации необходимо добавить профиль доступа «Инвентаризация недвижимого имущества МЗ». Профиль даст доступ к подсистеме «Мониторинг и отчетность» с разделом «Недвижимое имущество».

Функционал подсистемы позволяет:

*перейти в раздел «Мониторинг: недвижимое имущество» для просмотра сведений по объектам недвижимого имущества;

*сформировать документ «Группа согласования», содержащий список лиц, участвующих в процессе согласования отчета по инвентаризации.

*просмотреть список подготовленных учреждениями документов по инвентаризации и сформировать сводный отчет по ним.

На форме списка представлены отборы по документам «Приложение №1», «Приложение №2» и по отчетному периоду.

Рисунок 23 Форма списка «Инвентаризация недвижимого имущества»

Все отчетные формы по инвентаризации («Приложение №1»), сформированные учреждением, должны быть согласованы всеми членами комиссии (группы согласования). Перед каждым отчетным периодом сбора сведений по инвентаризации должен быть создан документ «Группа согласования», в котором указывается полный список согласующих лиц.

На каждый отчетный период создается один документ согласования. Создавать документы имеет возможность только пользователь с профилем «Инвентаризация недвижимого имущества МЗ».

В новом документе необходимо указать отчетный период, раздел учета «Инвентаризация недвижимости». В табличную часть документа по команде «Добавить» внести перечень согласующих лиц, указав в поле «Роль» отделение/организацию/департамент, от которого они выступают.

Рисунок 24 Пример документ «Группа согласования»

После заполнения списка согласующих лиц, на вкладке «Лист согласования» отображается информация соответствующая информация.

Рисунок 25 Лист согласования

Для сохранения данных и отображения их в отчете по инвентаризации («Приложение №1»), документ необходимо провести.

Для согласования отчетной формы по инвентаризации, сформированной представителями ЛПУ, сотрудник контролирующего органа должен входить в группу согласования и иметь профиль доступа «Инвентаризация недвижимого имущества МЗ».

Открыв отчет от требуемой организации, представитель контролирующего органа осуществляет проверку данных на всех вкладках отчета и на вкладке «Согласование», утверждает (согласовывает) отчет или возвращает его на доработку с комментариями.

Рисунок 26 Согласование документа

Заполнив соответствующий комментарий в поле «Комментарий согласующего», ответственное лицо утверждает отчет по команде «Утвердить» или с помощью команды «Вернуть» отправляет на доработку.

Результат согласования и комментарий отобразятся в поле, расположенном в нижней части формы.

Этот же комментарий будет виден в нижней части формы списка при выделении данного документа мышью как пользователю медицинской организации, так и пользователю контролирующего органа.

Рисунок 27 Результаты согласования документа

Если процесс согласования проходит в несколько итераций, то на форме будет отображаться результат каждой из них.

Ответственному за проверку отчета сотруднику во вкладке «Основные сведения» документа «Инвентаризация недвижимого имущества» доступен реквизит «Недоступен для редактирования». Установка данного признака запрещает пользователям редактировать подготовленный документ. Здесь же активен реквизит «Разрешить добавление строк», после установки которого пользователям медицинской организации становится возможным добавление «ручных» строк в отчет.

Представитель контролирующего органа с правами «Инвентаризация недвижимого имущества (МЗ)», входящий в состав комиссии по согласованию, имеет возможность просмотреть список всех отчетных форм «Приложение №1» по всем подведомственным учреждениям, а также сформировать сводный отчет по инвентаризации по команде «Создать»- «Сформировать сводный отчет».

Рисунок 28 Формирование сводного отчета

Для заполнения сводного отчета по инвентаризации в открывшейся форме необходимо указать отчетный период и выбрать организации, по которым будет сформирован отчет.

Рисунок 29 Форма отчета

Организации в сводный отчет можно подобрать по отборам: «Показать только согласованные», «Показать все». Команда «Выбрать выделенные» позволит подгрузить выделенные из списка организации в сводный отчет.

Рисунок 30 Подбор организаций в отчет

После выбора организаций следует выполнить команду «Заполнить данными системы».

Рисунок 31 Заполнение данных

Для сохранения отчета в формате черновика можно воспользоваться командой «Записать». Если документ подготовлен полностью и более не будет редактироваться, то его следует провести.

Отчет также можно сохранить в формате «.xls», воспользовавшись соответствующей командой на форме самого документа.

Рисунок 32 Сохранение отчета