ВОПРОС: Как быстро найти любой документ?
ОТВЕТ: Для быстрого поиска все документы находятся на панели в меню Операции/Документы.
ВОПРОС: Платёжные поручения из 1С БГУ в программу УРМ загружаются не на того Контрагента.
ОТВЕТ: Есть два варианта (единичные случаи и массовые):
• При массовых ошибках (т.е. все контрагенты выгружаются неверно): возможно вы недавно в УРМ выполнили полную синхронизацию, в результате чего изменились коды уникальности справочников в программе УРМ. Вам нужно очистить регистр сопоставления р/с (расчетного счета) с УРМ. Для этого в 1С запустите обработку «УдалениеОбъектовСопоставления реквизитов с УРМ» из меню «Дополнительные обработки» (или позвоните в тех.поддержку, чтобы вам её добавили),
выберите имя таблицы «ORG_ACCOUNTS», нажмите «заполнить», а затем «удалить».
Теперь программа при выгрузке платежных поручений будет запрашивать повторное сопоставление контрагентов (окно с выбором контрагента).
• Единичный случай: Нужно удалить сопоставление конкретного контрагента. В 1С БГУ переходим в меню Операции/Регистр сведений/ИМЦ_Соответствие объектов УРМ, находим строку с расчетным счетом Контрагента (реквизит «Ссылка на объект»), открываем строку (щёлкнуть двойным щелчком мыши), смотрим какому контрагенту принадлежит данный расчетный счет, если нашему, то удаляем её (удаляется установленное ранее сопоставление контрагента), если нет, то ищем следующую строку с таким же расчетным счетом и проделываем тоже самое: открываем, смотрим контрагента, строк с р/с может быть много. После удаления можно заново выгрузить платёжные поручения из 1С в УРМ, программа снова запросит выбрать нужного контрагента как в первый раз.
ВОПРОС: Не отражаются документы, загруженные из программы Аптека (выходит комментарий: остаток номенклатуры у ЦМО - 0,00.)
ОТВЕТ: В программе 1С БГУ сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 105.00 на дату документа (который не отражается), в отборе поставить материально-ответственное лицо (МОЛ), у которого нет на остатках данной номенклатуры, КФО, КПС из документа, можно указать конкретную номенклатуру (которой не хватает) и посмотреть остатки. Если всё сходится, то анализировать движение номенклатуры по документам БГУ и Аптеки, возможно не хватает какого-то документа.
• Возможная ошибка: номенклатура учитывается не на том счете (105.31 или 105.36), например, есть остатки на 105.31 счете, а внутреннее перемещение проходит через счет 105.36. Проверить на стороне программы Аптека в справочнике «Товары» какой стоит «Тип номенклатуры», если «Прочее», то в БГУ номенклатура будет загружаться на счёт 105.36, если «Медикаменты», тогда на счёт 105.31. Рисунок ниже приведён для примера из базы Аптека:
• Проверить в справочнике КПС нет ли дублирующих элементов. Справочник можно открыть на панели меню Бухгалтерский учёт/План счетов/Классификационные признаки счетов, либо меню Операции/Справочники/Классификационные признаки счетов
• Проверить в справочнике «Центры Материальной Ответственности» нет ли дублирующих элементов, которые могут участвовать при отражении документов. Если есть дубли в справочниках, то сворачиваем их с помощью обработки «Поиск и замена значений» (рисунок ниже),
затем помечаем на удаление дубль и удаляем из базы (меню Операции/Удаление помеченных объектов, в это время в 1С должен работать только один пользователь).
ВОПРОС: Когда в организации есть синхронизация с «АИС «Анализ счетов»»: Не сходятся данные в акте сверки с данными в 1С БГУ.
ОТВЕТ: Целесообразно делать сверку Акта с программой «АИС «Анализ счетов»». Данные в 1С БГУ загружаются по реестрам из «АИС «Анализ счетов»», все ли данные загружены можно проверить по отчету в разделе Дополнительно/Учёт услуг/Реестр выставленных счетов, на панели меню документов.
Если колонка «Разница» не заполнена ни по одной строке, значит все данные загружены и нужно сверять данные Акта сверки с данными в программе «АИС «Анализ счетов»». Убедиться, что в «АИС «Анализ счетов»» присутствуют все документы, остатки сходятся, после этого заново перезагрузить данные в 1С БГУ.
ВОПРОС: Перестали автоматически формироваться бюджетные и денежные обязательства.
ОТВЕТ: Проверить установленную галку «Автоматическое создание бюджетных и денежных обязательств» в разделе Дополнительно/Настройка системы/Учёт денежных обязательств. Она должны быть установлена:
ВОПРОС: По договору неверно созданы бюджетные обязательства.
ОТВЕТ: Открыть договор и последовательно (от первого к последнему) перезаписать план-графики финансирования. При необходимости ввести нужный документ по обязательству на основании договора (в договоре кнопка «Ввести на основании», выбрать «Принятое обязательство»). Проверить созданные обязательства можно на последней вкладке договора «Учет обязательств».
ВОПРОС: Данные по Инвентаризации денежных средств не сходятся с остатком по кассе.
ОТВЕТ: Инвентаризация денежных средств проходит по счёту «НД». Нужно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту НД и проанализировать почему остаток по этому счёту не сходятся с остатком по счёту кассы 201.34.
Возможно в каком-то документе (напр.«Опер.(бух)») отсутствует проводка по счету «НД», она должна присутствовать везде, где есть счет 201.34. Правильный пример:
ВОПРОС: Появился «минус» в отчёте по основному средству (ОС) (любом: «Ведомость ОС», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Или возникает ошибка при списании основного средства.
ОТВЕТ: Нужно выяснить в разрезе каких данных появилось расхождение: суммы, количества, МОЛ, КПС, КФО, счёт учета или счёт амортизации, инвентарный номер. Для этого формируем оборотно-сальдовую ведомость в разрезе указанных показателей, счёт лучше выбирать общий (101.00 и 104.00), а не конкретный (например, 101.36 или 104.38), так мы увидим есть ли «зависшие» суммы на другом счете по данному ОС.
Находим параметр, по которому вышло расхождение (МОЛ, КПС…), ищем документ, в котором ошибка (щёлкаем 2 раза по неверной строке в оборотке и выбираем Карточку счёта),
откроется список документов, при необходимости увеличиваем период, находим документ, в котором ошибка и исправляем в нём данные. По этим же причинам может возникать ошибка при списании ОС.
ВОПРОС: Как переместить основное средство с одного счёта на другой?
ОТВЕТ: Документом «Внутреннее перемещение ОС и НМА» (меню ОС, НМА, НПА/Прочие операции) с видом операции «Внутреннее перемещение ОС между счетами».
ВОПРОС: Почему в «Подборе по остаткам» (в любом документе) сумма по основному средству (ОС) с минусом.
ОТВЕТ: Значит имеется расхождение в данных по основному средству. Формируем оборотно-сальдовую ведомость по группировкам: материально-ответственному лицу, КПС, КФО, счёта учёта, инвент.номера, формировать и по сч.101.00 и по 104.00. В отборе можно указать только основное средство, а МОЛ, КПС, КФО, инв.номер не указывать, иначе мы не увидим по какому параметру идёт расхождение. Находим в каком документе расхождение (можно из оборотно-сальдовой ведомости перейти в Карточку счёта) и исправляем. Подобный вопрос рассмотрен выше
ВОПРОС: Документ «Капремонт, модернизация НФА» не рассчитывает сумму основного средства.
ОТВЕТ: Проверить остаток по данному основному средству на счёте 106.00 в разрезе КПС, КФО. Проверить даты и время документов, дата документа «Капремонт, модернизация НФА» должна быть позже чем, например, дата документа «Услуги сторонних организаций».
ВОПРОС: Не сходятся данные в отчёте «Расчёт среднегодовой стоимости» с декларацией по налогу на имущество.
ОТВЕТ: Расшифровать данные неверной строки в декларации (с 020 по110), вывести список основных средств (ОС) и сравнить его со списком ОС из «Расчёта среднегодовой стоимости».
Выяснить по каким ОС данные не попадают в декларацию или расчёт, потом проверить правильно ли заполнена запись о ставке налога на имущество в карточке ОС на вкладке «Налоговый учет/Налог на имущество».
Проверить расхождение по оборотно-сальдовой ведомости по счетам 101.00 и 104.00 в разрезе всех возможных показателей – КПС, КФО, МОЛ, счет учета, инвентарный номер. Если есть малейшее расхождение, раздвоение данных, то их нужно исправить, иначе отчёты не сойдутся.
ВОПРОС: Инвентаризация основных средств или материальных запасов не заполняется остатками.
ОТВЕТ: Проверить кто выбран в шапке документа инвентаризации – Центры материальной ответственности (ЦМО) или Сотрудник и проверить по оборотно-сальдовой ведомости на ком остатки на ЦМО или Сотруднике. Часто в док-те Инвентаризации выбирают Сотрудника, например «Иванов И.А.», а остатки на ЦМО «Иванов И.А.». На ком остатки, тот и должен быть выбран в документе Инвентаризации.
ВОПРОС: Документ «Услуги сторонних организаций» не засчитывает аванс.
ОТВЕТ: Сравнить КПС, КФО, Контрагента, Договор в документах по счёту 206.хх и 302.хх, всё должно сходиться. Проверить дату и время документа, по которому прошёл счет 206.хх, он должен быть создан раньше, чем мы засчитываем аванс.
ВОПРОС: Где можно посмотреть исполнение договора, обязательств по договору?
ОТВЕТ: Отчёты в 1С БГУ на панели меню Санкционирование/Сводные данные об исполнении плана ФХД, меню Дополнительно/Санкционирование/Конкурсные процедуры (имц), меню Расчёты/Анализ исполнения договоров с поставщиками
ВОПРОС: Где посмотреть все документы по обязательствам (бюджетным и денежным) созданных по одному договору?
ОТВЕТ: Открыть договор, перейти на последнюю вкладку «Учёт обязательств», в табличной части будет перечень всех созданных документов.
ВОПРОС: В документе «Кассовое выбытие», «Кассовое поступление» и др. нет колонки с выбором КПС по забалансовому счёту или КПС по счёту 201.11. Вопрос также может звучать по-другому: неверный КПС в документе, а поля с выбором нет.
ОТВЕТ: Щёлкаем правой кнопкой мыши по пустому полю табличной части документа как на рисунке ниже, открывается меню, выбираем пункт «Настройка списка», ищем нужную позицию и проставляем галочку, нажимаем «ОК» внизу. Выбранная колонка появится в табличной части документа.
ВОПРОС: Как удалить помеченные на удаление объекты из базы совсем?
ОТВЕТ: Обработкой в меню Операции/Удаление помеченных объектов. Удаление объектов возможно только в монопольном режиме, т.е. в программе должен работать только один человек, который будет удалять.
ВОПРОС: Нужно перенести денежные обязательства (ДО) на текущий год с прошлого по неоплаченным накладным, иначе будет расхождение в ф.738. Как это можно сделать?
ОТВЕТ: Создать новый документ «Принятое денежное обязательство» (в меню «Санкционирование»), документ может создаваться только на один лицевой счет. Дата создания документа должна быть началом года (01.01.2017).
ВОПРОС: Как закрыть остатки счетов учетного периода по балансовым и забалансовым счетам в конце года?
ОТВЕТ: Для выполнения регламентных операций по закрытию учетных периодов (месяца, квартала, года), можно воспользоваться обработкой «Помощник закрытия периодов», либо непосредственно документами «Закрытие балансовых счетов в конце года», «Закрытие забалансовых счетов поступлений и выбытий денежных средств», «Счета санкционирования завершаемого финансового года». Документы и обработка размещены в меню «Бухгалтерский учет и отчетность».
Пример «Помощника закрытия периода»:
Пример заполнения документа «Закрытие балансовых счетов в конце года»:
Другие документы заполняются по аналогии.
ВОПРОС: Не могу исправить документ «Внутреннее Перемещение МЗ» и «Списание МЗ», поля для исправления не доступны и не одна кнопка в документе неактивна.
ОТВЕТ: Скорее всего документ проведен или находится в закрытом периоде, либо и то и другое.
- Для открытия периода попросить ответственное лицо открыть период для редактирования и внести изменения в документ.
- Для снятия проведения документа, нужно закрыть документ и в форме списка документов найти его, нажать по нему правой кнопкой мыши, в появившемся меню выбрать стрелочку «отмена проведения» и повторно войти в документ для редактирования.
ВОПРОС: При выгрузке Декларации по НДС выходит сообщение с ошибкой, ссылаясь на 12 раздел декларации.
ОТВЕТ: Перейти в 12 раздел, нажать на панели меню декларации «Очистить», выбрать «Раздел 12». Декларация выгрузится.
ВОПРОС: Перенос основного средства с одного КФО на другой (если в том периоде уже нельзя редактировать)
ОТВЕТ: Сторнировать документы «Покупка ОС, НМА» и «Принятие к учету ОС и НМА» и в текущем периоде создать новые документы покупки и принятия к учету. Пример сторнирования документа «Покупка ОС»:
В списке документов «Покупка ОС» находим нужный, вверху на панели нажимаем «Ввести на основании», выбираем «Сторно», откроется созданный документ, который нужно провести (внизу документа кнопка «ОК»).
ВОПРОС: При печати инвентарной карточки ОС выходит ошибка «не присвоен номер инвентарной карточки»
ОТВЕТ: Присваиваем номер инв.карточки обработкой «Управление номерами инвентарных карточек», которая находится в программе в разделе меню ОС, НМА, НПА/Работа с регистрами сведений ОС. Открыть обработку, подобрать основное средство, у которого выходит эта ошибка, сформировать номер (вписать в колонку «Новый номер» или воспользоваться настройками обработки справа), нажать кнопку «Создать документ», будет создан документ по изменению номера инв.карточки «Изменение данных ОС, НМА, НПА».
ВОПРОС: Как оформить внутреннее перемещение бланков строгой отчетности (БСО) с забалансового счета?
ОТВЕТ: Документом «Внутреннее перемещение БСО», он находится в меню Материальные запасы/Бланки строгой отчетности/Внутреннее перемещение БСО или в разделе Дополнительно/Учет материальных запасов, если в учреждении ведётся оприходование бланков строгой отчетности не условно по стоимости в один российский рубль за каждый бланк.
ВОПРОС: При формировании оборотно-сальдовой ведомости появились остатки по счету 401.20 на начало года по статье 213 или любой другой. Раньше их не было.
ОТВЕТ: Скорее всего внесли изменения в какой-либо документ прошлого периода. Нужно перезаполнить документ «Закрытие балансовых счетов в конце года». Если не помогло, то проверить в своей ли группе стоит данный КЭК (открыть его из любого места и посмотреть как на рисуноке ниже), если нет, то переместить в правильную группу КЭК (например КЭК 213 стоял в группе КЭК 700, а должен стоят в группе 210), после этого перезаполнить документ «Закрытие балансовых счетов в конце года».
ВОПРОС: Как в программе оформить принятие к учету ОС, фактическая стоимость которых сформирована на нескольких КФО или КБК?
ОТВЕТ: Если фактическая стоимость объекта нефинансовых активов формируется по нескольким КФО (КБК), то объект принимается к учету на счет 101.00 (102.00, 103.00, 105.00) по сформированной стоимости только по одному КБК (КФО), поскольку один объект не может учитываться на разных счетах рабочего плана счетов бюджетного (бухгалтерского) учета. Инструкция по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденная приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, не содержит информации, как действовать в этом случае. . Согласно письму Минфина России от 18.09.2012 № 02-06-07/3798, если фактическая стоимость объекта нефинансовых активов формируется по нескольким КФО (код вида финансового обеспечения деятельности), то прежде чем принять объект к учету в составе НФА, следует выполнить перенос фактической стоимости на счете 106.00 по КФО на один из КФО. Создаём документ «Покупка ОС, НМА», на вкладке «Кап.вложения» выбираем купленное основное средство, КФО (затраты с которого будем переносить на другой), заполняем количество, сумму как на рис.ниже
Создаём второй документ «Покупка ОС, НМА», на вкладке «Кап.вложения» выбираем то же основное средство, что и в предыдущем документе, выбираем КФО (на котором будет учитываться ОС), количество не ставим, заполняем сумму, проводим документ:
Теперь нам нужно перенести фактическую стоимость на один КФО, для этого применяется счет 304.06 (согласно письму Минфина России от 18.09.2012 № 02-06-07/3798). В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» создаём документ «Перенос затрат по НФА на другой КФО, КПС» (меню ОС, НМА, НПА/Прочие операции). Учитываем время всех документов, т.е. на момент создания «Перенос затрат по НФА на другой КФО, КПС» на счёте 106.00 уже должны быть остатки. Указываем слева старый КФО, справа тот КФО, на который переносим:
На вкладке «Кап.вложения» выбираем наше основное средство через Подбор/Подбор по остаткам. Количество и сумма заполнятся сами:
Теперь мы можем создать документ «Принятие к учёту ОС и НМА» из меню ОС, НМА, НПА/Поступление. Документ заполняется уже в обычном порядке. Вид НФА в карточке ОС не менялся и всегда оставался «Основные средства»:
ВОПРОС: В программе появилось задвоение одного из справочников: КПС, материально-ответственное лицо (МОЛ), контрагент, номенклатура. Что делать?
ОТВЕТ: Сначала нужно выполнить перенос всех остатков на один справочник (МОЛ, КПС, номенклатуру и т.д.). Для этого следует воспользоваться обработкой «Поиск и замена значений» из меню Дополнительные обработки (в названии может быть дописано «новая», «2017» или др.):
Рассмотрим на примере раздвоения справочника МОЛ. В открытой обработке «Поиск и замена значений» в колонке «Что заменять» выбираем МОЛ, который будет помечен на удаление. В колонке «На что заменять» выбираем МОЛ, на котором будут все остатки. Обработка заменит одного МОЛ на другого во всех документах, где он встречается. Нажимаем «Найти ссылки», табличная часть обработки заполнится всеми документами, где участвует МОЛ из колонки «Что заменять». Проверить список заполненных документов, их можно открывать из этого списка. После того, как мы всё перепроверили, убедились что правильно указали с кого переносить на кого, нажимаем «Выполнить замену значений».
Помеченного на удаление неверного МОЛ можно удалить совсем из базы. В этот момент в программе должен работать только один человек. Открываем на панели меню Операции/Удаление помеченных объектов. Находим справочник, который будем удалять, помечаем его галочкой (можно оставить все объекты помеченными), нажимаем «Контроль».
Если объект присутствует в каком-то документе в программе, то он не будет удалён.
ВОПРОС: Как доначислить амортизацию по основному средству? Изменить балансовую стоимость ОС, срок полезного использования или способ начисления амортизации?
ОТВЕТ: Первым делом проверяем какой способ начисления амортизации указан в карточке основного средства (ОС) на вкладке «Амортизация».
На нашем примере указан правильно, но если нет, то изменяем документом «Изменение стоимости, амортизации ОС и НМА» из меню ОС, НМА, НПА/Прочие операции:
В этом же документе можно и доначислить амортизацию - указать её в колонке «Сумма амортизации» или амортизация доначислится автоматически при следующем начислении амортизации. Если способ начисления амортизации в карточке был указан верный, то открываем новый документ «Изменение стоимости, амортизации ОС и НМА», выбираем ОС и указываем новую сумму амортизации.
ВОПРОС: Нужно заменить во всех документах, например, «Кассовое поступление», КПС по забалансовому счету 17.01. Либо изменить другой реквизит в любом документе или справочнике.
ОТВЕТ: Для массового изменения какого-либо реквизита в документах или справочниках в программе 1С существует обработка «Групповая обработка справочников и документов», находится в разделе меню Операции/Обработка:
Выбираем тип объекта «Документы» (если будем менять в документах) или «Справочники» (если будем менять в справочнике Контрагенты, Номенклатура, Договор и т.д.). Если реквизит, который хотим менять, находится в табличной части документа, то ставим галочку «Обрабатывать табличные части», если в «шапке» документа, то не ставим.
Выбираем документ:
При необходимости делаем отбор. Можно отобрать документы за определённую дату, по определённому КПС, КФО, виду операции, счёту и т.д.
Нажимаем «Отобрать», мы переключимся на вкладку «Обработка». Добавляем отображение всех колонок в настройках:
Внизу в действиях выбираем реквизит для изменения (его название можно посмотреть открыв документ или найти в списке колонку и посмотреть наверху как она называется) и указываем новое значение:
Ещё раз проверяем верно ли мы отобрали документы (их можно открывать из списка) или нужно какие-то исключить. Если нужно исключить, то возвращаемся на вкладку «Объекты отбора» и добавляем отборы. После всех действий нажимаем «Выполнить»
Произойдёт замена реквизита во всех отобранных документах. Для того, чтобы реквизит изменился и в проводках документов, надо перепровести все документы. В действиях выбираем «Проведение документа», «Снять» меняем на «Установить» и нажимаем «Выполнить»
