Скачать инструкцию в формате PDF Устав проекта

Устав проекта – официальный документ, который должен быть прописан в техническом задании.

Для того, чтобы перейти к уставу какого-либо проекта, необходимо перейти в раздел Договоры на Рабочем столе (Рис.1).

Рис. 1 – Рабочий стол. Переход к разделу Договоры

Далее необходимо открыть любой договор из дерева Группы договоров и перейти на вкладку Файлы (Рис. 2).

Рис. 2 – Раздел Договоры с контрагентами

Двойным кликом левой кнопки мыши откроем форму настройки Устава проекта и рассмотрим основные поля для заполнения и порядок формирования документа (Рис.3):

• Поле Наименование – заполняется в произвольной форме.
• Поле Вид документа – Проект, т.к. относится к проектным документам.
• Поле Организация – организация, на которую заключен договор.
• Поле Контрагент – контрагент, с которым организация заключила договор.
• Поле Конфигурация – конфигурация, на которую составлен договор.
• Поле Основание – заполняется автоматически на основании созданного ранее документа Договор.
• Поле Проект – выбирается из существующего списка созданных ранее проектов. Для перехода к списку выбора следует нажать на кнопку в поле. В проекте должны быть определены проектные задачи, которые отображаются на форме в соответствующем дереве (Рис. 4).

Рис. 3 – Форма настройки и формирования документа «Устав проекта»

Рис. 4 – Форма выбора проекта. Проектные задачи

• По окончании заполнения формы следует нажать на кнопку Записать и закрыть, либо Записать, если необходимо продолжить работу с формой настройки.
• Далее, для автоматического формирования документа «Устав проекта» следует кликнуть по кнопке Создать Рабочие документы Устав проекта (Рис. 5).
• Затем в появившемся окне подтвердить добавление файла (Рис. 6).

Рис. 5 – Форма настройки и формирования документа «Устав проекта». Переход к созданию документа

Рис. 6 – Окно подтверждения добавления документа «Устав проекта» в список

Следует обратить внимание на корректность заполнения самого проекта и проектного плана, т.к. вся информация из них выгружается в макет устава проекта автоматически.

• После завершения формирования документа «Устав проекта», файл документа появится в списке в нижней части формы.
• По двойному клику левой кнопки мыши можно открыть сформированный документ для чтения/редактирования (Рис. 7).

Рис. 7 – Окно подтверждения открытия документа «Устав проекта» в режиме чтения/редактирования

Примечание. Сформированный документ не является окончательным и полностью корректным вариантом документа «Устав проекта», а является, скорее, шаблоном документа и требует тщательной проверки, и, возможно, корректировки пользователем.

Уведомление о необходимости подготовить устав после подписания договора

Если в условиях договора прописаны обязательства по предоставлению устава, периодически встает задача отследить точное время заключения этого конкретного договора. Предоставить устав необходимо уже в тот момент, когда контракт был подписан обеими сторонами. Для этого необходимо знать, когда точно договору был присвоен номер.

Узнать точное время можно, подписавшись на уведомление. В тех проектах, где необходим устав, есть поле Нужен устав. Если поставить здесь галочку, то система начинает отслеживать договор.

Пример: в нашем договоре еще нет номера, но он уже находится на торгах, так как ему присвоен Номер извещения. Во вкладке Финансирование мы видим, что средства уже распределены (в том числе и на этот проект):

Окно договора.

Подробности по финансированию.

Когда в окне настройки задачи меняется номер, то Куратор договора получает уведомление об этом. И это же является сигналом к тому, что необходимо готовить устав.

Обратите внимание: если в договоре поле Куратор не заполнено, то уведомление придет руководителю структурного подразделения.