Отчетные сведения о доходах физических лиц (за исключением сведений, предъявляемых в порядке //ст. 226.1 НК РФ//) представляются налоговыми агентами по НДФЛ в налоговые органы ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (//п. 2 ст. 230 НК РФ//).

Сведения представляются в виде справки по //форме 2-НДФЛ//, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. //Порядок// заполнения справки по //форме 2-НДФЛ// приведен в Приложении № 2 к приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. //Порядок// представления сведений определен в приказе ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ (в ред. приказа ФНС России //от 08.12.2014 № ММВ-7-11/617@//).

Справки представляются налоговыми агентами по каждому физическому лицу, получившему доходы от этого налогового агента.

Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы (например, облагаемые по ставкам 13% и 35%), то по окончании налогового периода он составляет по этому физическому лицу и представляет в налоговый орган одну справку. Причем налоговые агенты по НДФЛ, перечисленные в //ст. 226.1 НК РФ// (при осуществлении операций с ценными бумагами, с ФИСС и др.), представляют в налоговый орган по месту своего учета документ о доходах физлиц и суммах НДФЛ по форме, в порядке и сроки, которые установлены //статьей 289 НК РФ// для представления расчетов налоговыми агентами по налогу на прибыль организаций.

В случае передачи уточненных сведений в налоговый орган представляются только те сведения, которые скорректированы. Уточненные сведения представляются по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения.

Формирование сведений о доходах физических лиц в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования сведений необходимо, чтобы в программе были:

• отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
• введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные,имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
• рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога.

Данные о фактически предоставленных физическим лицам за год налоговых вычетах, о суммах исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ можно получить с помощью отчета «Сводная» справка 2-НДФЛ или Анализ НДФЛ по месяцам (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).

Также перед подготовкой сведений следует проверить корректность заполнения персональных данных физических лиц, в отношении которых будет подаваться отчетность:

Ф.И.О. указывается без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность. Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество можно указывать буквами латинского алфавита;

Дата рождения;

ИНН в Российской Федерации. При отсутствии у налогоплательщика ИНН этот реквизит не заполняется;

ИНН в стране гражданства. Указывается ИНН налогоплательщика (или его аналог) в стране гражданства для иностранных лиц (в случае наличия такой информации);

Гражданство. Указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ);

Данные документа, удостоверяющего личность. Указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. При вводе данных паспорта гражданина РФ серию следует вводить в виде двух групп цифр, разделенных пробелом, номер – в виде шести цифр;

Адрес по прописке (адрес места жительства в РФ). Указывается полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства. Для иностранных граждан, находящихся на территории Российской Федерации, указывается полный адрес, по которому они зарегистрированы в РФ по месту жительства либо по месту пребывания. Адрес вводится в строгом соответствии с адресным классификатором ФИАС;

Адрес за пределами РФ. Для иностранных граждан указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания. При этом адрес заполняется в произвольной форме (допускается использование букв латинского алфавита).

Персональные данные вводятся в программе через справочник Сотрудники или справочник Физические лица. Для проверки, введены ли необходимые персональные данные сотрудников, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел Кадры – Кадровые отчеты – отчет Личные данные сотрудников).

Перед подготовкой отчетности обязательно надо проверить актуальность релиза программы (необходимо убедиться, что программа обновлена последним релизом), адресного классификатора (ФИАС).

Для подготовки отчетных сведений о доходах физических лиц в программе используется документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (раздел Отчетность, справки – 1С Отчетность – Отчетность по физлицам - 2-НДФЛ для передачи в ИФНС) (рис.1).

Рис. 1

Для подготовки сведений о доходах физических лиц для представления в ИФНС по месту нахождения организации необходимо ввести новый экземпляр документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС по кнопке Создать. В форме документа укажите (рис. 2):

в поле Год – год, за который подаются сведения;

в поле Организация – организацию, от имени которой формируются сведения;

в поле Дата – дату формирования сведений;

поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его проведения;

в поле ОКТМО/КПП при выплате доходов – код ОКТМО (код муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации) и КПП организации либо обособленного подразделения организации (код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения организации указывается согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе). В программе коды ОКАТО и КПП по организациям и их обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, указываются в настройках организации (вкладка Настройки – Реквизиты организации). Для структурных подразделений организаций, место нахождения которых отличается от места нахождения организации (не выделенных на отдельный баланс), коды ОКАТО и КПП указываются в настройках подразделений (вкладка Настройки – Подразделения);

в поле В ИФНС (код) – четырехзначный код налогового органа, в котором организация или обособленное подразделение стоит на учете и куда предполагается представить отчетность. Этот код используется при формировании имени файла. По умолчанию для организаций и их обособленных подразделений (выделенных на отдельный баланс) поле заполняется кодом ФНС, который указан  в настройках организации (вкладка Настройки – Реквизиты организации). Для обособленных подразделений (не выделенных на отдельный баланс) код ФНС заполняется кодом, который указан в настройках подразделений (вкладка Настройки – Подразделения). При необходимости можно указать произвольный код ИФНС, куда предполагается отправлять отчетность, при его изменении имя файла обновляется автоматически;

поле с КПП заполняется автоматически. Но, если в течении налогового периода изменилось место нахождения организации (обособленного подразделения), то в поле указывается КПП по новому месту нахождения. Письмо ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11-25114@);

в поле Вид справок – Ежегодная отчетность. Вид справки О невозможности удержания НДФЛ указывается, когда необходимо подготовить сведения по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать НДФЛ. Более подробно об этом смотрите в статье Подготовка сведений о невозможности удержать НДФЛ;

по умолчанию для предоставления первичной формы справок, переключатель установлен в положение Исходная;

по ссылке Подписи (внизу формы) необходимо указать ответственного за подпись сведений и его должность. Сведения может подписать налоговый агент или его уполномоченный представитель, действующий на основании доверенности. Тип подписанта указывается в настройках организации (вкладка Настройки – Реквизиты организации – Главное – Изменить данные регистрации). Если выбрано, что отчетность подписывает Представитель, то дополнительно указываются сведения о представителе, затем эти сведения автоматически используются для подстановки в печатной форме 2-НДФЛ и файлах выгрузки в электронном виде. В этом случае в документе 2-НДФЛ для передачи в ИФНС сведения о подписанте вводить не нужно (поля Справку подписал и Должность не отображаются). Если выбрано, что отчетность подписывает Руководитель, тогда в форме документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС следует вручную указать лицо, подписывающее сведения, а также его должность. Обратите внимание, что отправка сведений в ФНС в электронном виде должна осуществляться с ЭЦП именно этого лица.

Затем с помощью кнопки Заполнить запускается процедура автоматического сбора сведений о доходах физических лиц по данным информационной базы. Список подготовленных справок о доходах физических лиц отображается в табличной части документа. При автоматическом заполнении в документ попадают только те суммы доходов, вычетов и налогов физических лиц, которые относятся к указанному в шапке документа ОКТМО/КПП.

Обратите внимание! На автоматическое заполнение документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС влияет дата документа: в отчетные сведения включаются суммы доходов исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ за соответствующий налоговый период, зарегистрированные до даты, указанной в качестве даты документа (поле Дата). Например, если удержание и перечисление НДФЛ за декабрь 2016 г. произведено 11.01.2017, то для того чтобы эти суммы отразились в отчетности за 2016 год, дата документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС должна быть > = 11.01.2017.

Для каждого физического лица формируется отдельная справка, причем одна справка на все ставки налога.

Рис.2

Чтобы перейти непосредственно в сформированную справку 2-НДФЛ, щелкните двойным щелчком мыши (или кнопка Enter) по строке с нужным физическим лицом. В результате открывается документ 2-НДФЛ сотрудника (рис. 3).

Форма состоит из закладок – 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5%. Заголовки закладок обозначают ставку НДФЛ, в отношении которой указываются подробные данные – сведения о полученных доходах в организации, суммы исчисленного, удержанного, перечисленного налога, предоставленных вычетах и т.д.

При необходимости данные документа  2-НДФЛ сотрудника можно корректировать вручную, однако вместо этого рекомендуется исправлять собственно учетные данные, после чего перезаполнять данные в документе.

Например, обнаружили, что в справке фигурирует неверный код дохода. Варианты действий:

- можно указать правильный код дохода непосредственно в документе 2-НДФЛ сотрудника;

- исправить код дохода в настройках вида начисления, с помощью которого был начислен доход, перепровести расчетный документ, которым было выполнено начисление, после чего перезаполнить данные справки 2-НДФЛ. Несмотря на некоторую трудоемкость, второй вариант является предпочтительным. Причем если речь идет об одной справке, то после исправления учетных данных необязательно перезаполнять весь документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС. С помощью кнопки Заполнить в форме просмотра детальных сведений (2-НДФЛ сотрудника) можно обновить (перезаполнить по данным информационной базы) данные конкретной справки.

Рис.3

Данные на закладке Личные данные заполняются автоматически (рис. 4). Если некоторые личные данные не заполнены или заполнены некорректно, то можно непосредственно из формы документа по ссылке Редактировать карточку сотрудника изменить персональные данные сотрудника. Отредактированные данные обновятся в форме автоматически.

Реквизиты уведомления на уменьшение налога на авансовые платежи (номер, дата уведомления и код ИФНС, выдавшей его) заполняются автоматически данными, указанными в документе Авансовый платеж по НДФЛ.



Рис. 4

После подготовки сведений документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС следует записать. Для подготовки сведений о доходах физических лиц для представления в ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения необходимо ввести новый экземпляр документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС. В форме документа в поле ОКТМО/КПП следует выбрать код ОКТМО места нахождения подразделения и КПП обособленного подразделения. При автоматическом заполнении в документ попадают только те суммы доходов, вычетов и налогов, которые относятся к обособленному подразделению.

Обратите внимание!

Сведения по //форме 2-НДФЛ// за год будут сверяться с расчетом по //форме 6-НДФЛ// и //Приложениями № 2// к декларации по налогу на прибыль за год. Контрольные соотношения для формы 6-НДФЛ направлены письмом ФНС России //от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@//. Рекомендуем убедиться, что отчетные сведения по //форме 2-НДФЛ// соответствуют подготовленному расчету по //форме 6-НДФЛ//.

Перед передачей сведений в налоговый орган рекомендуется проверить их на наличие ошибок. Для этого следует нажать на кнопку Проверить, расположенную в верхней части формы документа (или непосредственно в форме 2-НДФЛ сотрудника) (рис. 5). В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. При проверке встроенным механизмом в случае обнаружения и необнаружения ошибок выводится сообщение. Справка, в которой обнаружены ошибки, выделяется красным цветом, а место в справке, где именно обнаружена ошибка, выделяется изображением восклицательного знака. Рекомендуется исправить ошибки в учетных данных, после чего повторно заполнить сведения о доходах.

Рис. 5

Файл со сведениями о доходах для передачи в налоговый орган формируется автоматически при записи документа (ссылка Присоединенные файлы) (рис. 6). Для того чтобы получить файл со сведениями о доходах для передачи в налоговый орган в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, необходимо нажать на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выбрать каталог, в котором следует сохранить файл.

Рис. 6

При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек налоговые агенты могут представлять сведения на бумажных носителях. К сведениям, представляемым на бумажном и электронном носителе, прилагается сопроводительный //Реестр// в двух экземплярах на каждый файл, форма которого приведена в Приложении № 1 к Порядку. Вывести печатные формы справок о доходах 2-НДФЛ и Реестра можно по кнопке Печать (рис. 7, рис. 8).

Рис. 7

Рис. 8

После того как сведения будут приняты ИФНС, документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС рекомендуется защитить от изменения. Для этого установите флажок Справки приняты в налоговый орган и архивированы и проведите документ. Отредактировать документ после этого невозможно.

Для подготовки сведений по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать НДФЛ используется документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (раздел Отчетность, справки – 1С Отчетность – Отчетность по физическим лицам - 2-НДФЛ для передачи в ИФНС). Для подготовки отчетных сведений создайте новый документ по кнопке Создать. Для сведений о невозможности удержания НДФЛ автоматическое заполнение в программе не предусмотрено, поэтому документ заполняется вручную. В форме документа укажите (рис. 9):

• >

  в поле Год – год, за который подаются сведения;

• >

  в поле Организация – организацию, от имени которой формируются сведения;

• >

  в поле Дата – дату составления сведений;

• >

  в поле В ИНФС (код) – четырехзначный код налогового органа, в котором организация или обособленное подразделение стоит на учете и куда предполагается представить отчетность;

• >

  в поле ОКТМО/КПП – код ОКТМО (код муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации) и КПП организации либо обособленного подразделения организации (код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения организации указывается согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе);

• >

  в поле Вид справок – О невозможности удержания НДФЛ;

• >

  если предоставляются первичные формы справок, переключатель должен быть установлен в положение Исходная (установлен по умолчанию);

• >

  по ссылке Подписи необходимо указать ответственного за подпись сведений и его должность.

В соответствии с Порядком заполнения 2-НДФЛ при заполнении сведений в связи с невозможностью удержания налога следует указать только сумму фактически полученного дохода, с которой не был удержан налог, а также сумму налога, исчисленного, но не удержанного с этого дохода.

В табличной части документа укажите вручную лицо или список лиц, по которым необходимо передать сведения о невозможности удержания налога по кнопке Подбор. В результате в табличную часть автоматически попадут те суммы доходов и налогов, которые относятся к указанному в шапке документа ОКАТО и КПП по сотрудникам. Для каждого физического лица формируется отдельная справка, причем одна справка на все ставки налога. Чтобы перейти непосредственно в сформированную справку 2-НДФЛ, щелкните двойным щелчком мыши (или кнопка Enter) по строке с нужным физическим лицом. В результате открывается форма документа 2-НДФЛ сотрудника. Форма состоит из закладок – 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5%. Заголовки закладок обозначают ставку НДФЛ, в отношении которой указываются подробные данные – сведения о полученных доходах в организации, суммы налога, который был исчислен и не удержан. Данные справки корректируются вручную.



Рис.9